Företagare måste analysera hur väl organisationen är positionerad för att uppnå sina mål. Det finns ett antal svar på denna fråga och varje företagare har sitt eget perspektiv. Vissa personer tittar på de interna aspekterna, medan visa andra lägger större vikt vid de yttre faktorerna. Vissa organisationer kombinerar både interna och externa faktorer och fokuserar sålunda på de faktorer som är viktiga för att identifiera organisationens position.

Det finns ett antal modeller som hjälper organisationer att analysera sin position. McKinsey 7S Ramverk utvecklades av konsulterna Tom Peters och Robert Waterman och definierar 7 interna aspekter av en organisation som behöver utvecklas och anpassas om den vill lyckas.

Förbättra prestanda för ett företag.
Undersök de sannolika effekterna av framtida förändringar inom ett företag.
Justera avdelningar och processer vid en fusion eller förvärv.
Bestäm hur bäst det är att genomföra en föreslagen strategi.
McKinsey 7-S-modellen kan tillämpas på element i ett lag eller ett projekt också. Justeringsproblemen gäller, oavsett hur du bestämmer dig för omfattningen av de områden du studerar.

I den här artikeln och i videon nedan kommer vi att utforska de sju delarna av modellen mer detaljerat och förklara hur du kan anpassa dem för att förbättra prestanda i din organisation.

Egenskaper för 7-S RAMVERK

Denna modell kan användas i ett brett spektrum av situationer där utveckling och anpassning är nödvändig. Det bidrar till att förbättra företagets prestanda och bedöma de möjliga effekterna av förändringar inom ett företag. Organisationer kan utveckla och anpassa olika avdelningar och processerna inom dessa vid vid bestämda tidpunkter genom att använda 7S-ramverket. Dessutom bidrar modellen till att bestämma hur bäst den föreslagna strategin kan genomföras. Man kan tillämpa denna modell på de olika elementen i ett projekt eller arbetsgrupp/team. Enligt modellen finns det 7 aspekter av organisationen som behöver anpassas – strategi, struktur, system, gemensamma värderingar, färdigheter, personal och stil.

7-S-modellen kan användas i många olika situationer där ett anpassningsperspektiv är aktuellt, till exempel för att hjälpa dig att:

• Förbättra prestationen i ett företag
• Undersöka de sannolika effekterna av framtida förändringar inom ett företag
• Justera avdelningar och processer vid en fusion eller förvärv
• Fastställa vilket som är det bästa tillvägagångssättet att genomföra en föreslagen strategi.

De 7 ömsesidiga faktorerna kan kategoriseras i ”hårda” och ”mjuka” element. Hårda element kan enkelt identifieras och ha stor inverkan på ledningen i organisationen. Det här är olika strategier, uttalanden och system som bildar processer och system. Tvärtom är mjuka element svåra att beskriva och påverkas mer av kulturen. De är mindre konkreta och är mycket viktiga som hårda element.

Nedan följer en mer detaljerad beskrivning av de 7 elementen i McKinsey 7S Ramverk:

• Strategi – Strategi hänvisar till den sekvens av åtgärder som företaget tar för att uppnå sina mål. Det handlar om resursfördelning och omfattar konkurrens, kunder och miljö.
• Struktur – Struktur hänvisar till hur olika enheter i verksamheten är strukturerade och kommunicerar med varandra. Ett företags struktur kan vara centraliserad eller decentraliserad och kan ta andra former beroende på företagets kultur och värderingar.
• System (Systems) – Denna faktor innehåller ett antal system inom en organisation som definierar dagliga aktiviteter, rutiner och processer. Det kan innehålla prestanda, finansiellt system, IT-system etc.
• Färdigheter (Skills) – De anställdas kärnkompetenser omfattas av denna kategori.
• Stil (Style) Organisationens normer, övertygelser och värden faller under denna kategori. Varje företag har sin egen stil och kultur. Den innehåller de dominerande värdena som utvecklas över tiden och blir varaktiga funktioner i organisationen.
• Personal (Staff) Detta element avser personal och antal anställda i organisationen och är mycket viktigt för organisationens sätt att hantera sina resurser. Företagets personal hjälper organisationerna att skapa en konkurrensfördel.
• Delade värden (Shared Values) – Dessa kan sägas som kärnvärden som förbinder alla övriga 6 faktorer. Det är de normer och normer som styr anställdes beteende och företagsaktioner och därmed grunden för varje organisation.

Så här kan du använda 7S RAMVERK

Processen med att använda 7S-ramverket kan vid första anblicken verka vara mycket enkel, men det faktum är att det krävs en hel del arbete och tankemöda för att uppnå resultat. 7S-ramverket hjälper dig att ställa de rätta frågorna, men du behöver hitta svaren själv. Det som krävs för att uppnå resultat är att säkerställa att rätt kompetens, erfarenhet och kunskap svarar på dessa frågor. För att ställa rätt frågor i de olika elementen kan du använda dig nedanstående checklista.

Modellen bygger på teorin att för att en organisation ska fungera bra måste dessa sju element vara inriktade och förstärka varandra. Så kan modellen användas för att identifiera vad som behöver anpassas för att förbättra prestanda eller för att upprätthålla anpassning (och prestanda) under andra typer av förändringar.

Oavsett vilken typ av förändring – omstrukturering, nya processer, organisationsfusion, nya system, ledarskapsskifte osv. – kan modellen användas för att förstå hur de organisatoriska elementen är knutna till varandra, och se till att den bredare effekten av förändringar som görs i ett område beaktas.

Du kan använda 7-S-modellen för att analysera den nuvarande situationen (punkt A), en föreslagen framtida situation (punkt B) och identifiera luckor och inkonsekvenser mellan dem. Det är då en fråga om att justera och ställa in elementen i 7-S-modellen för att säkerställa att din organisation fungerar effektivt och bra när du når önskad slutpunkt.

7-S Checklista Frågor

Här är några av de frågor som du behöver utforska för att hjälpa dig att förstå din situation när det gäller 7-S-ramen. Använd dem för att analysera din nuvarande (punkt A) situation först och upprepa sedan övningen för din föreslagna situation (punkt B).

Strategi:

• Vilken är vår strategi?
• Hur tänker vi uppnå våra mål?
• Hur hanterar vi konkurrenssituation?
• Hur hanteras förändringar i kundernas krav?
• Hur anpassas strategin i förhållande till omgivningen?

Strukturera:

• Hur är företaget / olika avdelningar uppdelade?
• Vilken är hierarkin?
• Hur samordnar de olika avdelningarna sina aktiviteter?
• Hur organiserar och synkroniserar team och arbetsgrupper sig sinsemellan?
• Är beslutsfattande och kontroll centraliserat eller decentraliserat? Är detta som det borde vara, med tanke på vad vi gör?
• Var är kommunikationslinjerna? Explicit och implicit?

System:

• Vilka är de viktigaste systemen som driver organisationen? Tänk på finansiella och HR-system samt kommunikation och dokumentlagring.
• Vilka är kontrollerna och hur övervakas och utvärderas de?
• Vilka interna regler och processer använder personalen för att säkerställa att arbetet är på rätt väg?

Delade värderingar:

• Vilka är kärnvärdena?
• Vad är företagets/teamens kultur?
• Hur starka är värdena?
• Vilka är de grundläggande värden som företaget / teamen byggdes på?

Stil:

• Hur delaktigt är ledningen / ledarstilen?
• Hur effektivt är det ledarskapet?
• Har anställda / teammedlemmar en tendens till att vara konkurrerande eller samarbetar de?
• Finns det verkliga team och grupper som fungerar inom organisationen eller finns de bara i ett organisatonsschema?

Personal:

• Vilka positioner eller specialiseringar är representerade inom laget?
• Vilka positioner måste fyllas?
• Finns det luckor i erforderliga kompetenser?

Kompetens:

• Vilka är de starkaste kompetenserna inom företaget / teamet?
• Finns det några kompetensbrister?
• Vad är företaget / teamet känt för att göra bra?
• Har nuvarande anställda / teammedlemmar möjlighet att göra jobbet?
• Hur uppmärksammas och utvärderas färdigheter?

7-S Matrix-frågor

Med hjälp av den information du samlat in undersöker du nu hur det finns brister och inkonsekvenser mellan de elementen. Kom ihåg att du kan använda detta för att titta på din nuvarande eller önskade organisation.

Börja med dina delade värden: är de förenliga med din struktur, strategi och system? Om inte, vad behöver förändras?

Titta sedan på de hårda elementen. Hur bra stöder de andra de andra? Identifiera var förändringar behöver göras.

Titta nu på de andra mjuka elementen. Stödjer dessa de önskade hårda elementen? Stödjer de varandra? Om inte, vad behöver förändras?

När du justerar och justerar elementen måste du använda en iterativ (och ofta tidskrävande) process för att göra justeringar och sedan ompröva hur det påverkar andra element och dess anpassning. Slutresultatet med en bättre presterande organisation kommer att vara värt allt arbete.