I den här artikeln beskriver vi en modell för fördelning av ansvar som på engelska heter Responsibility Assignment Matrix (RAM). Efter att ha läst artikeln kommer du att få insikt i och förståelse för grunderna i detta kraftfulla projekthanteringsverktyg. Den här artikeln innehåller också en nedladdningsbar och redigerbar som du kan använda i den verksamhet.

Vad är Responsibility Assignment Matrix (RAM)?

Projektledare brukar gillar att använda en Responsibility Assignment Matrix (RAM) för att identifiera rollen för de olika medlemmarna i en projektgrupp. Denna matris är ett strukturellt diagram där det visuellt klargörs vad som ska göras av vem. I matrisen är det tydligt vad uppgifterna och ansvaret för varje gruppmedlem är. Det kallas också RACI-matrisen , VERI-matrisen eller Linear Responsibility Chart (LCR) .

Exempel på Responsibility Assignment Matrix (RAM)

Trots den enkla karaktären av all information i matrisen kan det vara mycket tidskrävande att tilldela varje medlem av projektgruppen rätt uppgifter och ansvar. Dessutom måste lämpliga roller definieras i förväg innan de ingår i Responsibility Assignment Matrix (RAM).

  • R som i Responsible, alltså den som utför uppgiften.
  • A som i Accountable, alltså den som tar beslutet att uppgiften ska utföras.
  • C som i Consulted, alltså den som konsulteras om uppgiften.
  • I som i Informed. Den som ska informeras om uppgiften.

För att göra detta bra och korrekt kan matrisen kompletteras med följande steg:

  • Steg 1: Identifiera alla deltagare och intressenter i projektet.
  • Steg 2: Identifiera alla leveranser i projektet.
  • Steg 3: Diskutera med alla teammedlemmar hur de kan stödja varandra för att uppnå bästa resultat. Det är viktigt att definiera varje deltagares ansvar så att det inte blir missförstånd.
  • Steg 4: Det första utkastet till matris för ansvarsfördelning skapas med aktiviteterna i den vänstra kolumnen och gruppmedlemmarna i projektet i den första högra kolumnen. Ange de roller som varje person kommer att ha i cellerna som har bildats. Ett exempel på detta kan ses i form av en RACI-matris) Ansvarig,beslutande, konsulterad och informerad) ovan.
  • Steg 5: Låt deltagarna i projektet godkänna matrisens ansvarsuppdrag (skriftligen). Återigen för att förhindra missförstånd.
  • Steg 6: Eventuella kommentarer om förändringar i ansvarsuppdragsmatrisen kan lämnas in av deltagarna skriftligen. Slutligen kommer ansvarsmatningsmatrisen att granskas och efter godkännande kan projektet starta.
  • Steg 7: Delbedömning är viktig. När det verkar som om det är bättre att anpassa matrisens ansvarstilldelning måste du gå tillbaka till steg 3 och justeringarna måste diskuteras med alla teammedlemmar.

Ansvarsuppgift Matrix och komplexa projekt

Ansvarsuppdragsmatrisen är också lämplig för komplexa projekt. När aktiviteter förbises och matrisen innehåller ofullständig och / eller felaktig information kommer detta att leda onödiga aktiviteter och resursförbrukning. Det är därför lämpligt att se till att all information ingår i matrisen och att all information är och förblir korrekt. Följande förslag bidrar till en större chans att lyckas med en matris i ett komplex projekt:

1. Hierarki av diagram

Dela upp ansvarsfördelningen matrisen i separata grafer så att en åtskillnad kan göras enligt prioriteringar. Ansvarsfördelningsmatrisen med de högsta nivåerna identifierar de högprioriterade aktiviteterna i projektet. Från den här nivån kan sedan ansvarfördelningsmatrisen utvecklas vidare.

2. Engagemang

Genom att involvera alla projektgruppens medlemmar i utvecklingen av ansvarsfördelningsmatrisenkommer de att veta exakt vad som förväntas av dem och de kommer att delta och vara (mer) engagerade i att använda sina egna specialistkunskaper.

3. Skriftlig representation

Genom att göra ansvarsfördelningsmatrisen skriftligt kan alla eventuella misstag eller problem identifieras. Dessutom kommer deltagarna i projektet att få en bättre förståelse för vad deras gemensamma deltagande i projektet är.

Rollidentifiering

I en ansvarsfördelningsmatris delas inte individens roll och gruppens roll. Rollen beskriver deltagande med tillhörande uppgifter för individen i projektet. En sådan roll kan utföras av flera personer i en grupp. Omvänt kan en person ha flera roller i projektet. Det är därför flera anställda kan ha rollen som projektledare och en person kan ha rollen som chef och uppdragsutövare.

Ansvarsuppgift Matrismall

Börja visualisera vilka uppgifter och ansvar som varje gruppmedlem har. Du kan använda den nedladdningsbara mallen.