Denna artikel ger en praktisk förklaring av projekt-PM/beskrivning. Efter att ha läst, kommer du att förstå grunderna i denna kraftfulla verktyg för projektledning. Den här artikeln innehåller också en mall för projektbeskrivning, så att du direkt kan komma igång med ditt eget projekt.

Kerzner, H. (2017). Project management metrics, KPIs, and dashboards: a guide to measuring and monitoring project performance. John Wiley & Sons.

Vad är ett projektbeskrivning?

En projektbeskrivning hänvisar till ett kort, formellt dokument som innehåller en objektiv redogörelse för ett projekt. Dokumentet beskriver viktiga projektmål, rollerna för projektmedlemmar (inklusive ansvar) och de viktigaste intressenterna  och deras intressen. Dessutom innehåller dokumentet även milstolpar, budgetar och potentiella risker. Många organisationer anser att stadgan är en viktig del av projektplaneringen. Det är dock inte samma sak som en projektplan. Den senare utvecklar detaljerna i enskilda uppgifter inom ett projekt.

Definition projektbeskrivning

Projektbeskrivningens betydelse har ökat under de senaste åren. Den senaste utgåvan av A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) lade till en helt ny process: “utvecklad projektbeskrivning”. Detta har gjort dokumentet ännu mer populärt. PMBOK definierar en projektstadga enligt följande:

‘En projektbeskrivning är ett formellt utfärdat dokument från projektinitiativtagaren eller sponsorn som formellt tillåter att ett projekt finns och som ger projektledaren möjlighet att tillämpa organisatoriska resurser på projektaktiviteter.’

En bra projektbeskrivning bör:

  1. Innehåller kärnan i projektet
  2. Se till att alla intressenter och sponsorer är överens i frågor
  3. Säkerställa en gemensam förståelse för projektet
  4. Fungera som ett kontrakt mellan projektgruppen, sponsorn och de viktigaste intressenterna
  5. Vara till hjälp till att få godkännande av projektsponsor när ekonomi börjar tillämpas

Viktiga tillämpningar av en projektbeskrivning

De tre viktigaste tillämpningarna av en projektbeskrivning är:

  1. För att godkänna ett projekt. Projektbeskrivningar har alla ett liknande format, vilket gör det möjligt att jämföra olika projekt baserat på resultatförväntningar.
  2. Projektbeskrivningen fungerar som projektets primära försäljningsdokument.
  3. Projektbeskrivningen fungerar som en central fokuspunkt i hela projektet.

Vem är ansvarig för att skapa projektbeskrivningen?

En vanlig missuppfattning är att sponsorn av projektet är helt ansvarig för att skapa beskrivningen. I verkligheten har dock sponsorer sällan tid att arbeta med innehåll och produktion av dokument som detta. Av denna anledning delegerar de ofta detta arbete till en annan person. Detta är oftast projektledaren, även om det i slutändan är sponsorn som godkänner den färdiga.

Utöver ovanstående frågor fastställer projektbeskrivningen även projektledarens ansvar och befogenheter. Detta hjälper till att hålla ihop projektteamet innan projektet ens startar.

Exempel på 10 olika komponenter

Nedan följer en förklaring av alla delar en projektbeskrivning. Detta inkluderar de mest vanliga komponenterna du behöver så att du omedelbart komma igång med att skapa din personliga projektbeskrivning.

1 Projektbeskrivning

Den första delen av en projektstadga ger grundläggande information, t.ex.

  • Projektets namn
  • Datum då dokumentet skapades
  • Författare
  • Projektsponsorer
  • Projektledare

Dessutom förklaras också projektets mål. Vanligtvis görs en hänvisning till ett affärsplan eller det kontrakt som ligger till grund för projektet. Alternativt kan en beskrivning göras av varför genomförandet av projektet är viktigt för organisationen. Flera frågor som dokumentets författare bör överväga är:

  • Löser detta projekt ett organisatoriskt problem?
  • Är projektet relaterat till en ny trend?
  • Stöder projektet organisationens övergripande strategi?

2 Projektinformation

Den andra delen av en projektbeskrivningen är en något mer detaljerad projektbeskrivning som omfattar projektets uppdrag och omfattning. Det exakta målet för projektet kommer att behandlas senare, men innehåller åtminstone följande i det här avsnittet:

  • Lista några av projektmålen. Använd SMART-mål  för detta.
  • Beskriv projektets formella gränser genom att beskriva hur det kan förändra verksamheten.
  • Beskriv alla produkter som projektet så småningom kommer att producera.

När dessa komponenter har inkluderats i projektbeskrivningen kan man gå vidare till följande.

3 Organisation projektgrupp

I det här avsnittet kan du förklara vem som arbetar med projektet, vem som övervakar projektet och gruppen och inkludera en översikt över rollerna för de olika gruppmedlemmarna. Håll det kort och koncist. Detaljerade arbetsbeskrivningar kommer att ingå i den senare projektplanen.

Använd ett projektorganisationsschema  som återspeglar strukturen i en organisation och relationerna mellan alla som deltar i projektet.

4 Intressenter

Förutom gruppmedlemmarna, projektledaren och sponsorn finns det även andra intressenter. Intressenthantering är en viktig del av projektplaneringen. I det här avsnittet finns en lista över personer och avdelningar som deltar i projektet. Gå inte för djupt in i detaljer av varje uppgift i projektet, utan ta istället upp allmänna roller och engagemang för andra. När du skapar listan bör du också tänka på följande:

  • Huvudsakliga projektledare
  • Partners
  • Kunder
  • Kontrakterade konsulter/medarbetare

5 Syfte/Mål

I det här avsnittet besvaras följande fråga: “Hur vet vi när projektet är klart?”

Det här avsnittet innehåller projektets förväntningar och hur projektgruppen vet om de har förverkligats. Observera också vem som kommer att ansvara för att godkänna att projektmålet har uppnåtts. Detta förhindrar problem i slutet av projektet om ingen är villig att signera arbetet som slutfört. Inkludera följande frågor:

  • Framgångskriterier. Definiera projektets lyckade och lista kritiska framgångsfaktorer.
  • Viktiga krav eller slutprodukter. Beskriv viktiga intressentkrav och viktiga projektresultat.

6 Budget

Vid den tidpunkt då projektbeskrivninge skapas kan inte alla detaljer om projektet vara kända. Med andra ord kan en fullständig och korrekt projektbudget inte sammanställas. Av denna anledning, använd all ovanstående information för att göra en grov uppskattning av hur mycket det kostar att slutföra projektet inom den överenskomna tiden. De faktiska kostnaderna kan variera. Ta hänsyn till budgetrestriktioner eller en översikt över de förväntade potentiella kostnaderna.

7 Risker

Även det mest noggrant planerade projektet kan hamna i trubbel. Denna del av projektbeskrivningen innehåller en tidig version av riskloggen. I den här loggen dokumenterar du alla risker  som för närvarande identifieras, så att ledningsgruppen och sponsorerna kan se vad som kan påverka projektet i framtiden.

En risk är sannolikheten för en händelse eller ett tillstånd som kan påverka projektet. Alla risker är inte negativa. Om så är fallet kan man istället definiera dessa som möjligheter.

8 Milstolpar

Inkludera milstolpar på hög övergripande i det här avsnittet av projektstadgan. Det är möjligt att inte all information kan vara känd vid det här laget, men skriva åtminstone ner det uppskattade start- och slutdatumet för projektet. Inkludera även datum för när projektet ska läggas ner om det inte uppfyllt vissa kriterier och lägg till milstolparna i ett organiserat Gantt-diagram.

I stället för ett Gantt-schemakan du också använda en tidslinje, kalender eller annat dokument som visualiserar projektplanering med information om varje milstolpe eller fas.

9 Projektledarens befogenheter

Om inte projektledarens befogenheter är tydligt etablerade någon annanstans, är det värt att använda denna del av projektstadgan för att dokumentera vad projektledaren kan göra utan en uppdragsgivarens godkännande. I allmänhet avser detta avsnitt fastställda toleransnivåer när det gäller budget och tidsperiod. Till exempel: projektledaren har en tolerans på 15% när det gäller budgeten, och en tolerans på 8% när det gäller tidsplanen. Eventuella avvikelser utanför dessa gränser måste rapporteras till och godkännas av uppdragsgivaren.

Furthermore, this section can be extended by specifying the powers that the project manager has over hiring and firing the employees in the project team.

10 Projektets godkännande

Den sista delen av projektstadgan är godkännandesektionen. Projektledaren och projektsponsorn måste datera och underteckna dokumentet. Det spelar ingen roll om detta sker digitalt eller på papper. I båda fallen, hålla en kopia om det behöver konsulteras senare igen.

Projektbeskrivningen är inte alltid bara ett enda dokument

Allra helst är en projektbeskrivning ett enda dokument med referenser till andra dokument som behandlar affärsmål, planering och andra viktiga aspekter. Om sponsorn har godkänt projektrelaterade dokument och tillstånd har beviljats, utgör insamlingen av godkända handlingar hela beskrivningen. Även om dessa dokument inte uttryckligen hänvisar till varandra, kan samlingen betraktas som en sammanhållen beskrivning.

För många företag som genomför projekt anses en arbetsorder vara en viktig del av beskrivningen. Denna arbetsorder ger specifika personer auktoritet över organisatoriska resurser för att genomföra projektet.

Flera beskrivningar för ett enda projekt

Ett typiskt projekt i företagsvärlden kommer att ha flera projektbeskrivningar. En bra projektledare förstår omfattningen av den nuvarande beskrivningen och har förmågan att se framåt för att skapa beskrivningar för efterföljande etapper. Till exempel, enligt PMBOK, går varje projekt igenom flera faser och var och en av dessa faser har en egen projektbeskrivning. Många projektledare kämpar för att upprätthålla den ursprungliga projektbeskrivningen, men inser snart att detta är oerhört svårt eftersom projekt vanligtvis utvecklas hela tiden med nya förutsättningar.

Hierarki

Vissa projekt går från fas till fas utan att detta märks. Kunden eller sponsorn har liten insyn i projektets faser och aktiviteter, så det är svårt att godkänna varje fas.

Sponsorn har dock gett projektledaren befogenhet över den interna projektverksamheten, inklusive övergången från en fas till en annan. Så med detta sagt har projektledaren fått befogenhet att godkänna varje fas inom själva projektet.

Projektkommunikationsplan

Även om det inte är en fast del av projektbeskrivningen är projektkommunikationsplanen ett enkelt verktyg som kan användas under den första projektplanen. En kommunikationsplan  underlättar effektiv kommunikation mellan sponsor, kund, team och andra intressenter. Den innehåller tydliga riktlinjer för hur information delas och vem som ansvarar för kommunikationen i alla aspekter av denna.

En kommunikationsplan spelar en viktig roll i alla projekt eftersom:

  1. Det ger en skriftlig översikt som alla kan komma åt
  2. Det ställer tydliga förväntningar om hur och när uppdateringar delas med olika parter
  3. Det ökar projektets synlighet och dess status
  4. Det ökar produktiviteten i gruppmöten
  5. Det säkerställer att projektverksamheten förblir i linje med de mål som satts upp

Gör projektbeskrivningen visuellt tilltalande

Projektintressenter kommer att läsa projektbeskrivningen minst en gång, även om den bara innehåller text. Använd dock bilder eller andra designelement för att göra projektbeskrivningen mer tilltalande och lätt att förstå och för att göra det lättare för läsaren att ta en titt på den i ett senare skede.

Dela tydligt upp olika delar av projektbeskrivningen med avsnitt eller accentuerade rubriker för bättre läsbarhet. Gå sedan igenom vilka delar som kan kompletteras med visuella element. Särskilt milstolpar avsnitt är lämplig för visualisering, med till exempel en tidslinje eller Gantt diagram.