I den här artikeln kommer Total Cost of Ownership (TCO) att förklaras i praktiken. Efter att ha läst detta insikt i och förstå grunderna i detta kraftfulla ekonomisstyrningsverktyg.

Vad är Total Cost of Ownership (TCO)?

Total Cost of Ownership (TCO) är ett ekonomiskt analysverktyg för att bestämma de direkta och indirekta kostnaderna för ett system eller produkt. Total Cost of Ownership (TCO) tittar bortom inköpspris eller genomförandekostnader för att istället inkludera kostnaderna som ingår i ägandet av ett system eller produkt. Detta kan till exempel inkludera förvärvskostnader, driftskostnader (som underhåll och avskrivningar), kostnader som uppstår i samband med förvärv (till exempel utbildning eller förberedelse av processer) och utvecklingskostnader. Kort sagt består TCO  kortsiktiga kostnader för en produkt som t.ex inköpspriset och de långsiktiga kostnaderna. Tillsammans bildar de den totala ägandekostnaden (Total Cost of Ownership).

Effektiva ekonomichefer analyserar sina produkter eller tjänster för att få insikt i den totala kostnaden för ägandet av en produkts eller tjänsts förväntade livslängd. I konsumentledet är detta relativt vanligt och man lägger ofta ner energi på att ta reda på dessa kostnader vid jämförelse av olika leverantörer och produkter.

Anta att en person köper en bil med ett lågt inköpspris, men med tiden kommer fler och fler fel upp och bilen går sönder flera gånger. Reparationsverkstaden ligger en bit bort och reservdelarna är dyra. Bilen tappar också värde snabbare än jämförbara modeller. I slutändan kommer konsumenten att betala mer för bilen – ägandekostnaderna – än om han hade köpt en lite dyrare, tekniskt bättre och värdestabil bil.

Total Cost of Ownership (TCO) populariserades av Gartner-gruppen i slutet av förra seklet. Men konceptet går många år tillbaka i tiden och så långt som till början av 1900-talet. Under åren har  det utvecklats många metoder och mjukvaruverktyg för att analysera TCO i olika organisatoriska sammanhang.

Användbarhet för Total Cost of Ownership (TCO)

Total Cost of Ownership hjälper till att identifiera de dolda kostnaderna för en ny teknik. Detta verktyg är emellertid mindre effektivt för att bestämma konkreta fördelar med en ny teknik, tjänst eller produkt. Traditionella analyser såsom Return on Investment (ROI) är istället lämpligare för detta ändamål. Detta avser frågor som ökad produktivitet eller högre kundnöjdhet. Dessa fördelar är mer subjektiva än TCO, delvis eftersom fördelarna är svårare att mäta i absoluta termer än till exempel direkta kostnader. Om det finns två lösningar som ger samma fördelar, men medför olika kostnader kan TCO-analysen vara en lösning och fungera som ett ramverk för att utvärdera problemet och lösningarna.

Säg att en återförsäljare letar efter en kundhanteringslösning eller CRM-system. En molnbaserad lösning kan då ge ett svar, men fördelarna med denna lösning kan vara mycket lik de med en “in house”-lösning. Den totala ägandekostnaden (TCO) kan dock variera mycket. Olika affärsmodeller, leveransmodeller och kostnadsstrukturer är orsaken till detta.

För det första har IT-lösningen ett visst initialt inköpspris. Kostnaderna för detta är: programvara, installation, övergångskostnader, utbildning, säkerhet, planering och underhåll och support för framtiden. Företag använder dessa kostnader som en guide för att jämföra köp och långsiktiga kostnader. Företag och organisationer är inte de enda som använder Total Cost of Ownership (TCO). TCO används också för mindre inköp som görs av konsumenter och enskilda individer. De totala ägandekostnaderna kan vara mindre relevanta, men analys är nödvändig för att förhindra framtida förluster och motgångar. Dessa motgångar undviks inte om man bara tar hänsyn till direkta och indirekta kostnader.

Total ägandekostnad (TCO) och livslängd

Analysen av totala ägandekostnaderna (TCO) exponerar ägandekostnaderna under hela ägarcykeln, inklusive både uppenbara kostnader och dolda kostnader. Det finns dock inget ramverk för att bestämma hur lång livslängd kommer att vara. Det finns utrymme för tolkning och bedömning.

I allmänhet beaktas följande olika livslängder vid fastställandet av ägarcykeln:

Avskrivningsperiod

Avskrivningsperioden är det antal år som ägarna tar ut avskrivningskostnader för. Ett exempel. Organisation X har gjort ett köp på tiotusen euro, och köpet har en livstid på fyra år med ett restvärde på två tusen euro. Om avskrivningsmetoden är linjär betyder det att värdet skrivs av med två tusen euro varje år. Detta påverkar bland annat tillgångarnas totala bokförda värde samt bl.a. det redovisade resultatet.

Ekonomiskt livslängd

Ekonomisk livslängd är den period under vilken tillgången genererar mer värde än kostnaden för att äga, driva och underhålla den. En tillgångs ekonomiska livslängd upphör när kostnaderna överskrider fördelarna.

Bokföringsmässig tid

Detta är den period under vilken tillgången påverkar organisationens bokföring. Varaktigheten för de olika typerna av livslängder ovan kan alla variera och kan alla ändra ägarnas bedömning av ägandet i en tjänst, system eller produkt.

Kostnadsstruktur

Ägarnas livslängd börjar när förvärvet äger rum. Kostnader uppstår som ett resultat. Det faktum att förvärvet äger rum betyder inte att tillgången anländer eller tas i bruk. Ägandet upphör när tillgången inte har någon ekonomisk inverkan. Det inkluderar också kostnader som uppstår till följd av utrangering eller avveckling så att tillgången inte längre är en del av balansräkningen.

Som nämnts tidigare skiljer TCO-analysen (Total Cost of Ownership) mellan två olika typer av kostnader.

Direkta kostnader

Med direkta kostnader avses alla kostnader som är tydliga för alla före förvärvet och under planeringen och val av leverantör. Dessa kostnader inkluderar:

• Inköpspris
• Underhållskostnader

Dolda kostnader

De dolda kostnaderna, både direkta och indirekta, avser följande kostnader:

• Inköpskostnader relaterade till identifiering, urval, beställning, köp, mottagning etc.
• Konfigureringskostnader
• Installationskostnader
• Implementeringskostnader
• Driftkostnader (som driftspersonal, transport, integration, energikostnader eller bränslekostnader)
• Miljökostnader
• säkerhet
• Lånekostnad
• Avvecklingskostnader
• Andra kostnader

Exempel inom dator- och mjukvaruindustrin

TCO kan med fördel användas för analys av informationsteknologiprodukter för att kvantifiera den ekonomiska effekten av att inför en produkt under dess livscykel. Dessa tekniker inkluderar programvara, hårdvara och utbildning.

Införande av informationsteknologi kan inkludera följande som en del av TCO:

• Datorhårdvara och program
  • Nätverkshårdvara och programvara
  • Server hårdvara och programvara
  • Arbetsstationens hårdvara och mjukvara
  • Installation och integration av hårdvara och programvara
  • Undersökning av tillvägagångssätt för inköp
  • Garantier och licenser
  • Licensspårning / efterlevnad
  • Kostnader för migrering
  • Risker: sårbarhet, tillgänglighet av uppgraderingar, korrigeringar och framtida licensvillkor, etc.
• Driftkostnader
  • Infrastruktur (golvyta)
  • Elektricitet (för relaterad utrustning, kylning, reservkraft)
  • Kostnader för testning
  • Driftstopp och kostnader för misslyckad implementering
  • Minskad prestanda (dvs. användare måste vänta, tidsförlust och minskade möjlighet att tjäna  pengar)
  • Säkerhet
  • Säkerhetskopierings- och återställningsprocess
  • Teknik / användarutbildning
  • Revision (intern och extern)
  • Försäkring
  • Personal inom informationsteknologi
  • Företagsledningens tid
• Långsiktiga utgifter
  • Utbyte av system
  • Framtida uppgraderings- eller skalbarhetskostnader
  • Avveckling

Vid jämförelse av TCO för befintliga kontra föreslagna lösningar bör hänsyn tas till kostnader som krävs för att upprätthålla den befintliga lösningen som inte nödvändigtvis krävs för en föreslagen framtida lösning. Detta kan exempelvis inkludera kostnader för manuell hantering som endast krävs för att stödja bristen på befintlig automatisering och utökad supportpersonal.