STEG 6: Feedback och återkoppling

Att få feedback från ditt samhälle är viktigt för att förstå vad samhället verkligen behöver och hur det uppfattar din organisation. Det här avsnittet utforskar hur du får formell och informell feedback från medlemmar i din grupp så att din grupp kan förbättra sitt program.

VAD INNEBÄR DET ATT FÅ FEEDBACK FRÅN VÄLJARE?

Genom att få feedback menar vi helt enkelt att ställa frågor för att avgöra något du vill veta. Oftast söks feedback för att avgöra hur bra människor tycker att din organisation gör det, och även hur viktiga de tror att målen för din byrå är. Feedback kan erhållas på ett antal sätt, några så enkla som att ha en tillfällig konversation eller läsa artiklar och ledare i tidningen. Formell feedback – data som du kan mäta – erhålls vanligtvis genom någon av följande metoder:

• Personliga intervjuer
• Telefonundersökningar
• Skriftliga enkäter eller frågeformulär

Termen beståndsdelar, som vi använder den här, kan syfta på en mängd olika personer, inklusive de som påverkas (direkt eller indirekt) av din byrås arbete, förtroendevalda, medlemmar av din koalition, journalister, samhällsledare och andra.

VARFÖR SKA DU FÅ FEEDBACK FRÅN VÄLJARE?

• För att förstå hur din organisation uppfattas
• För att få en bättre förståelse för vad samhället verkligen behöver
• Att hjälpa till att prioritera uppgifter
• För att skapa förnyad spänning och intresse för ditt program
• Att ha informationen redo för framtida användning (såsom bidragsförslag och frågor från pressen)
• Att öka samhällets medvetenhet om vem du är och vad du gör
• Och överlag, för att förbättra ditt program

NÄR SKA DU FÅ FEEDBACK FRÅN VÄLJARE?

Du bör försöka få informell feedback som en pågående, kontinuerlig process. Formell återkoppling kan göras vid olika tidpunkter, inklusive:

• Som en del av planeringen när du startar ditt initiativ
• Varje gång du startar (eller funderar på att starta) ett nytt program
• I slutet av ett visst program sponsrat av din grupp, till exempel en tvådagars workshop som diskuterar riskfaktorer för alkoholism, eller en sommarcykelhjälm för ungdomar
• Regelbundet under hela ditt initiativs liv (kanske en gång om året eller vartannat år)

Du bör dock alltid vara säker på att du vet hur du faktiskt kommer att använda den information du får. Ingenting är mer frustrerande för dina deltagare än att ge feedback som inte används.

HUR MAN FÅR FEEDBACK FRÅN BESTÅNDSDELAR

STÄLL DIG SJÄLV DE RÄTTA FRÅGORNA

Vad vill du veta?

En del information som du kan samla in kommer helt enkelt inte att användas, så det är helt enkelt inte värt personalens tid att samla in den. Till exempel kanske du har fått ett bidrag för att minska tonårsgraviditeten i ditt samhälle. Huruvida samhället uppfattar tonårsgraviditet som ett problem eller inte kan vara mindre viktigt för dig än andra frågor, eftersom programmet kommer att implementeras åt båda hållen. I ett sådant fall kan det vara vettigt för din grupp att använda dina resurser på ett annat sätt, till exempel för att avgöra vilka specifika behov angående tonårsgraviditet som behöver åtgärdas.

Vem har redan gjort detta?

Kontrollera om någon, till exempel forskare eller en annan byrå, redan har gjort en undersökning i ditt samhälle och ställt samma frågor som du vill ha svar på. Er koalition är utan tvekan tillräckligt upptagen; försök inte uppfinna hjulet på nytt.

Vem vill du fråga?

Bestäm vem du vill undersöka. Det finns en mängd olika personer du kan välja att fråga, beroende på vad du vill ta reda på.

Möjliga respondenter kan inkludera:

• Målen för förändring, eller de vars handlingar du skulle vilja ändra
• De personer som drabbas mest av problemet du tar upp
• Proffs i ditt område
• Lokala administratörer (direktörer, samordnare, rektorer, etc.)
• Möjliga eller nuvarande finansiärer för ditt program
• Förtroendevalda
• Journalister
• Forskare och fältexperter
• Medlemmar av er koalition

Bestäm vidare om du vill få din information på ett stängt sätt (enkäter en utvald grupp människor) eller på ett öppet sätt (alla som är villig att ta upp en penna eller öppna munnen i några minuter). Var försiktig så att du inte ber administratörer att berätta för dig behoven hos de mest drabbade; fråga snarare dem som är mest drabbade själva.

Hur många personer skulle du vilja fråga?

Om du bara undersöker de aktiva medlemmarna i en liten koalition (säg mindre än 50 medlemmar), kan du försöka undersöka alla. Om du skulle vilja lära dig mer om känslorna hos tonåringar i din koalition när det gäller drogmissbruk, kan du dock tycka att det är omöjligt att undersöka varje tonåring och istället slumpmässigt välja en mindre, mer fungerande grupp att ifrågasätta.

Hur vill du fråga folk?

Detta kan göras på en mängd olika sätt, inklusive:

• Lyssna på åsikter från personer du känner, forskare på planeringsbyråer, personer som arbetar inom samma eller liknande område och alla andra du kan tänka dig
• Förslagslådor
• Notera tillfälliga möten eller kommentarer i en logg
• Feedbackformulär på publikationer som broschyrer eller på ett byrånyhetsbrev
• Kommentarsloggar via telefonen
• Utsedda “kritiktider vid möten”
• En formell undersökning: antingen genom personliga intervjuer, en telefonundersökning eller en skriftlig undersökning

BRA TIPS:

• Håll det hemligt . Försök alltid att ge instruktioner som minimerar risken för partiskhet. Diskutera till exempel inte vad du hoppas att lära dig, vad du tror är sant eller vad tidigare undersökningar har berättat för dig när du skriver instruktionerna. Om möjligt, tillåt enkäter att vara anonyma.
• Håll ögon och öron öppna . Var lyhörd för alla möjliga sätt att erhålla data, som att lära sig vad som har sagts vid offentliga protester, vilka klagomål som har lämnats in eller vidtagna åtgärder, etc.
• Gör det bästa av det . Om svaret du får från väljare inte är vad du hoppats på – till exempel om de svarar att det din koalition gör inte är riktigt viktigt – omvärdera vad du gör och brainstorma idéer om vad du kan göra mer att påverka opinionen.

FÅ FORMELL FEEDBACK: GENOMFÖRA EN UNDERSÖKNING

Du har bestämt dig för att ta steget och gå all out med en formell undersökning. Men var börjar man? Hur formaterar du ditt arbete och ramar in dina frågor? Det finns mängder på mängder av information som föreslår hur du kan göra detta, men vänligen överväg följande information som utgångspunkt när du sätter ihop din undersökning.

BESTÄM HUR DU VILL GENOMFÖRA DIN UNDERSÖKNING

För det första, ska det vara skriftligt eller muntligt?

Det finns flera fördelar och nackdelar med var och en som du bör ta hänsyn till:

• En muntlig undersökning (personligen, i telefon) är ofta mindre formell och kan vara lättare att initiera och genomföra. Däremot kan intervjuarens kroppsspråk eller tonfall påverka respondentens svar, och anonymitet är naturligtvis inte ett alternativ för talade intervjuer. Dessutom är svaren från en muntlig intervju mer benägna att vara vaga och slingrande, ta upp värdefull tid och vara svåra att kartlägga.
• En skriftlig enkät kan vara formell och exakt och därmed i längden mer effektiv. Det kan dock vara svårare att övertyga människor att svara på en skriftlig enkät som skickas via e-post än att svara muntligt, trots den verkliga tidsåtgången. Tänk bara: om någon ringde och bad dig svara på några frågor skulle du förmodligen tacka ja, såvida du inte var riktigt tidspressad. Men om du fick samma lista med frågor med posten, kanske du funderar på att svara på dem och sedan glömmer, eller förlägger brevet, eller bara slänger det.) För att komma runt denna barriär, överväg att ge en enkät till en ” fången publik”, till exempel en grupp vid ett möte eller i en klass.

BESTÄM HUR DU SKA FORMATERA DINA FRÅGOR

De kan skrivas med öppna eller slutna frågor:

• Stängda frågor låter respondenten svara från en meny med olika val. Den här menyn kan vara så enkel som att svara på en ja/nej-fråga. Det kan också ha formen av flera ord (till exempel “Vilket av följande verkar vara det största hälsoproblemet i vårt samhälle?”), eller en betygsskala (“På en skala från ett till fem, där fem är mest viktigt, hur skulle du bedöma vikten av att stoppa handlare från att sälja alkohol till minderåriga?”). En betygsskala är ofta ett enkelt men mycket effektivt sätt att lära sig känslorna hos personer som deltar i undersökningen. Fempunktsskalor (mellan ett och fem) och sjupunktsskalor är ofta normen när man gör en undersökning på detta sätt.
• Öppna frågor låter respondenten svara på frågor med sina egna ord, utan uppmaningar från undersökningen. Ett exempel på en öppen fråga skulle vara: “Vad tror du är det viktigaste hälsoproblem som vårt samhälle står inför, och varför tror du det?” Fördelen med att använda öppna frågor är att du kan få djupare och mer genomtänkta svar än från slutna frågor. Men öppna frågor kan också leda till vaga svar som är svåra att tolka och använda.
• För att få det bästa av två världar kan du överväga att använda en undersökning med stängda frågor som lämnar utrymme för ytterligare kommentarer.

I DEN MÅN DET ÄR MÖJLIGT, TA BORT ALLA MÖJLIGHETER TILL PARTISKHET FRÅN DIN UNDERSÖKNING

Detta inkluderar:

• Om möjligt, kräv inte (eller ens be om) namnen på de tillfrågade
• Undvik att diskutera förväntningar du kan ha på den här undersökningen
• Diskutera inte tidigare undersökningsresultat

GLÖM INTE DITT SÄTT

Om din mamma skulle svara på den här enkäten, vad skulle hon vilja se? Se till att tacka respondenterna i förväg, låt dem veta hur du kommer att använda all information som du samlar in och tacka dem igen efteråt.

GÖR DET ENKELT

Ju färre respondenter är direkt involverade i ditt projekt, desto mindre sannolikt är det att de är villiga att ta mycket tid på att fylla i en undersökning eller diskutera en fråga. Håll din undersökning så kort som möjligt samtidigt som du får den information du vill veta. En bra tumregel är helt enkelt, ställ inte frågor du inte kommer att använda.

GÖR DET LÄTTARE

Om du postar din enkät, gör det enkelt att returnera den. Inkludera alltid ett självadresserat frimärkt kuvert.

HÅLL DIG LUGN

Bli inte frustrerad om bara ett litet antal e-postade enkäter skickas tillbaka till dig; i själva verket bör du förmodligen förvänta dig detta. En “normal” avkastning kanske bara är ungefär hälften av de undersökningar som du skickar ut faktiskt är ifyllda.