STEG 5: Ta fram aktivitetsplan

Att ta fram en handlingsplan kan hjälpa förändringsmakare att förverkliga sina visioner och öka effektiviteten och ansvarsskyldigheten inom en organisation. En handlingsplan beskriver hur din organisation kommer att nå sina mål genom detaljerade åtgärdssteg som beskriver hur och när dessa steg kommer att vidtas. Det här avsnittet ger en guide för att utveckla och använda din grupps handlingsplan.

VAD ÄR EN HANDLINGSPLAN?

På vissa sätt är en handlingsplan en “heroisk” handling: den hjälper oss att förvandla våra drömmar till verklighet. En handlingsplan är ett sätt att se till att din organisations vision konkretiseras. Den beskriver hur din grupp kommer att använda sina strategier för att nå sina mål. En handlingsplan består av ett antal åtgärdssteg eller förändringar som ska genomföras i ditt samhälle.

Varje åtgärdssteg eller ändring som ska sökas bör innehålla följande information:

• Vilka åtgärder eller förändringar kommer att inträffa
• Vem ska genomföra dessa förändringar
• När de kommer att äga rum och hur länge
• Vilka resurser (dvs pengar, personal) behövs för att genomföra dessa förändringar
• Kommunikation (vem ska veta vad?)

VILKA ÄR KRITERIERNA FÖR EN BRA HANDLINGSPLAN?

Handlingsplanen för ditt initiativ bör uppfylla flera kriterier.

Är handlingsplanen:

• Komplett ? Listar den alla åtgärdssteg eller förändringar som ska eftersträvas i alla relevanta delar av samhället (t.ex. skolor, företag, myndigheter, trossamfund)?
• Rensa ? Är det uppenbart vem som ska göra vad när?
• Aktuell ? Speglar handlingsplanen det pågående arbetet? Förutser den nya möjligheter och hinder?

VARFÖR SKA DU TA FRAM EN HANDLINGSPLAN?

Det finns ett inspirerande ordspråk som säger: “Människor planerar inte att misslyckas. Istället misslyckas de med att planera.” Eftersom du verkligen inte vill misslyckas, är det vettigt att vidta alla nödvändiga steg för att säkerställa framgång, inklusive att utveckla en handlingsplan.

Det finns många goda skäl att ta fram detaljerna i din organisations arbete i en handlingsplan, inklusive:

• För att ge din organisation trovärdighet. En handlingsplan visar medlemmar i samhället (inklusive bidragsgivare) att din organisation är välordnad och dedikerad till att få saker gjorda.
• För att vara säker på att du inte förbiser någon av detaljerna
• För att förstå vad som är och inte är möjligt för din organisation att göra
• För effektivitet: för att spara tid, energi och resurser på lång sikt
• För ansvarighet: För att öka chanserna att människor kommer att göra det som behöver göras

NÄR SKA DU SKAPA EN HANDLINGSPLAN?

Helst bör en handlingsplan tas fram inom de första sex månaderna till ett år efter starten av en organisation. Det utvecklas efter att du har bestämt din grupps vision, uppdrag, mål och strategier. Om du utvecklar en handlingsplan när du är redo att börja få saker gjorda, kommer den att ge dig en plan för hur du kan driva din organisation eller ditt initiativ.

Kom dock ihåg att en handlingsplan alltid är ett pågående arbete. Det är inget du kan skriva, låsa in dina fillådor och glömma bort. Håll det synligt. Visa det framträdande. När din organisation förändras och växer, kommer du att vilja kontinuerligt (vanligtvis månadsvis) revidera din handlingsplan för att passa de förändrade behoven hos din grupp och ditt samhälle.

HUR MAN SKRIVER EN HANDLINGSPLAN

BESTÄM VILKA MÄNNISKOR OCH SEKTORER I SAMHÄLLET SOM SKA FÖRÄNDRAS OCH INVOLVERAS I ATT HITTA LÖSNINGAR

Om du har använt VMOSA-modellen (Vision, Mission, Objectives, Strategies, Action Plans) kanske du redan har gjort detta när du bestämt dig för din grupps mål. Återigen, försök att vara inkluderande. De flesta av de hälso- och utvecklingsfrågor som gemenskapspartnerskap hanterar är gemenskapsomfattande och behöver därför en gemenskapsomfattande lösning. Möjliga sektorer inkluderar media, näringslivet, religiösa organisationer, skolor, ungdomsorganisationer, socialtjänstorganisationer, hälsoorganisationer och andra.

Några medlemmar av samhället som du kan tänka dig att be om att gå med i handlingsplaneringsgruppen inkluderar:

• Inflytelserika personer från alla delar av samhället som påverkas av ditt initiativ (t.ex. från kyrkor och synagogor, skolsystemet, brottsbekämpning, etc.)
• Människor som är direkt involverade i problemet (t.ex. lokala gymnasieelever och deras föräldrar kan vara inblandade i att planera en koalition som försöker minska tonåringars missbruk)
• Medlemmar i gräsrotsorganisationer
• Medlemmar av olika etniska och kulturella grupper i ditt samhälle
• Människor du känner som är intresserade av problemet eller frågan
• Nykomlingar eller unga i samhället som ännu inte är engagerade

Låt oss överväga några av personerna som var involverade i planeringsgruppen för den fiktiva koalitionen Reducing the Risks (RTR) som hoppas kunna minska antalet tonårsgraviditeter. Några av medlemmarna i denna planeringsgrupp inkluderade lärare vid den lokala gymnasieskolan, lokala tonåringar och deras föräldrar, medlemmar av prästerskapet, kuratorer och skolsköterskor, personal vid länets hälsoavdelning och medlemmar av ungdomsorganisationer, servicebyråer och andra organisationer som fokuserar på ungdomsfrågor.

Sammankalla en planeringsgrupp i ditt samhälle för att utforma din handlingsplan . Det här kan vara samma grupp människor som arbetade med dig för att bestämma din grupps strategier och mål. Om du organiserar en ny grupp människor, försök att göra din planeringskommitté så mångsidig och inkluderande som möjligt. Din grupp ska se ut som de personer som berörs mest av problemet eller problemet.

När alla är närvarande, gå igenom din organisations:

• Syn
• Uppdrag
• Mål
• Strategier
• Mål och förändringsagenter (t.ex. ungdomar, föräldrar och vårdnadshavare, präster)
• Föreslagna ändringar för varje sektor i samhället (t.ex. skolor, trossamfund, serviceorganisationer, hälsoorganisationer, myndigheter)

Utveckla en handlingsplan som består av åtgärdssteg som tar itu med alla föreslagna ändringar. Planen ska vara komplett, tydlig och aktuell. Dessutom bör handlingsplanen innehålla information och idéer som du redan har samlat på dig medan du brainstormar om dina mål och dina strategier. Vilka är de steg du måste ta för att uppnå dina mål samtidigt som du uppfyller din vision och mission? Nu är det dags för alla VMOSA-komponenter att samlas. Även om planen kan ta itu med allmänna mål som du vill se uppnådda, kommer åtgärdsstegen att hjälpa dig att avgöra vilka specifika åtgärder du kommer att vidta för att göra din vision till verklighet. Här är några riktlinjer att följa för att skriva åtgärdssteg.

Medlemmar av samhällsinitiativet kommer att vilja bestämma:

• Vilken åtgärd eller förändring kommer att inträffa
• Vem ska genomföra det
• När det kommer att ske och hur länge
• Vilka resurser (dvs pengar, personal) behövs för att genomföra förändringen
• Kommunikation (vem ska veta vad)

Exempel: RTR Coalitions Action Step (ett exempel)

En samhällsförändring som denna koalition eftersträvade för att förhindra tonårsgraviditet var att öka publiciteten om preventivmedel och oönskad graviditet på den lokala gymnasieskolan.

• Vilken åtgärd eller förändring kommer att inträffa: Hängande affischer, displayer och annan information om preventivmedel och fakta om oönskad graviditet i korridorerna på den lokala gymnasieskolan. Affischerna och övrig information blir en permanent del av gymnasiet. Affischer och information kommer att ändras regelbundet när nytt material blir tillgängligt.
• Vem kommer att utföra det: En underkommitté bestående av föräldrar och vårdnadshavare, lärare, elever och koalitionsmedlemmar kommer att ansvara för att underhålla visningarna. Koalitionen som helhet kommer att arbeta för att hitta finansiering för att köpa materialet. Maria och Alex från skolans aktionsgrupp kommer att ansvara för att undersöka och beställa materialet.
• När kommer det att äga rum, och hur länge: Koalitionen kommer att försöka ha affischer hängande och synliga inom sex veckor efter beslut om åtgärd (2013-19-19).
• Vilka resurser behövs för att genomföra steget: Koalitionen kommer att vända sig till skoldistriktet för att begära finansiering för projektet. Annars kommer gruppen att söka finansiering från andra källor som stiftelser och lokala företag för att finansiera programmet.
• Kommunikation om åtgärdssteget. Skolchefen och ledningen för Föräldra-Lärarorganisationen (PTO) bör få information om denna planerade förändring.

Saker att notera om den här delen av RTR-handlingsplanen:

• Det verkar komplett . Även om detta steg verkar fullt utvecklat skulle vi behöva se över hela handlingsplanen för att se om alla samhälls- och systemförändringar som bör eftersträvas är inkluderade.
• Det är klart . Vi vet vem som ska göra vad när.
• Det verkar aktuellt . Vi skulle behöva veta mer om annat pågående arbete (och nya möjligheter och barriärer) för att bedöma om denna del av handlingsplanen är aktuell.

Granska din ifyllda handlingsplan noggrant för att kontrollera att den är fullständig. Se till att varje föreslagen förändring hjälper till att fullfölja din grupps uppdrag. Var också säker på att handlingsplanen som helhet kommer att hjälpa dig att slutföra ditt uppdrag; det vill säga, se till att du inte utelämnar något.

Följ igenom. En svår del (att ta reda på vad man ska göra) är klar. Ta nu din plan och kör med den! Kom ihåg 80-20-regeln: framgångsrika ansträngningar är att 80 % följer upp planerade åtgärder och 20 % planerar för framgång.

Håll alla informerade om vad som händer. Kommunicera till alla inblandade hur hans eller hennes input införlivades. Ingen tycker om att känna att hennes kvickhet och visdom har ignorerats.

Håll koll på vad (och hur bra) du har gjort. Håll alltid koll på vad gruppen faktiskt har gjort. Om samhällsförändringen (ett nytt program eller en ny policy) tog betydande tid eller resurser, är det också en bra idé att utvärdera vad du har gjort, antingen formellt eller informellt.

Ha flera frågor i åtanke för både dig själv och andra:

• Gör vi som vi sa att vi skulle göra?
• Gör vi det bra?
• Är det vi gör för att främja uppdraget?

Du kan ta upp dessa frågor informellt (fråga dig själv, chatta med vänner och andra människor), såväl som formellt, genom undersökningar och andra utvärderingsmetoder.

Fira ett väl utfört jobb! Fira dina prestationer; du och de du arbetar med förtjänar det. Firandet hjälper till att hålla alla glada och intresserade av det arbete de utför.

NÄR DU HAR SKRIVIT DIN HANDLINGSPLAN: FÅ MEDLEMMAR ATT GÖRA VAD DE SA ATT DE SKULLE GÖRA

Varje samhällsorganisation har utan tvekan råkat ut för detta: du planerar och tilldelar uppgifter för att få allt du har planerat att göra. Alla går med på (kanske erbjuder de till och med) att utföra vissa uppgifter, och ni går alla därifrån med en fantastisk känsla av prestation. Problemet? Vid nästa möte har ingenting gjorts. Förutom att slita ut håret, vad kan du göra?

Lyckligtvis finns det flera saker du kan prova. Det är särskilt knepigt när det gäller volontärer, eftersom du inte vill luta dig för hårt mot någon som donerar sin tid och energi till att börja med. Ändå kan du göra det lättare för medlemmarna att få saker gjorda (och svårare att undvika arbete) utan att agera som den elake grannen på gatan. Några av dessa milda påminnelser inkluderar:

• Regelbundna telefonsamtal från personal eller engagerade volontärer som frågar andra hur de gör med sina uppgifter. Detta bör vara ett stödjande samtal, inte ett “gör du vad du ska”-samtal. Den som ringer kan erbjuda känslomässigt stöd “hur mår du?” samt se om gruppmedlemmen behöver någon annan hjälp. Ett vänligt samtal som detta kan ses som hjälpsamt, ge medlemmen en känsla av att han är en mycket viktig del av gruppen och fungerar som en bra påminnelse om att göra vad han sa att han skulle göra.
• Dela ut handlingsplanen skriftligt till alla medlemmar, med namn knutna till specifika uppgifter. (Dessutom kan detta vara ett bra tillfälle att be om feedback innan planen blir “officiell.”)
• Se till att tidslinjerna (med förfallodatum) är fullständiga, tydliga och aktuella.
• Vid regelbundna gruppmöten, såsom kommittémöten eller styrelsemöten, be medlemmarna att rapportera om att de har utfört de uppgifter de har föresatt sig att göra. Överväg att göra detta till en vanlig del av mötet.
• Fira utförandet av uppgifter. Det är viktigt att få något gjort faktiskt betyder något, och att det uppmärksammas av gruppen som helhet.

Följ upp handlingsplanen regelbundet. Du ber medlemmarna att ta ansvar och att få saker gjorda på en regelbunden basis. Om de har kommit överens bör du hjälpa dem att uppfylla sitt åtagande så gott det går.