STEG 2: Utveckla Vision & Mission

Att skapa din organisations vision och uppdrag är de två första stegen i VMOSA-handlingsplaneringsprocessen. Att utveckla en vision och ett uppdrag är avgörande för framgången för samhällsinitiativ. Dessa uttalanden förklarar din grupps ambitioner på ett kortfattat sätt, hjälper din organisation att fokusera på det som verkligen är viktigt och ger en grund för att utveckla andra aspekter av din strategiska plan. Det här avsnittet ger en guide för att utveckla och implementera din organisations vision och uppdrag.

VAD ÄR EN VISION?

Din vision är din dröm. Det är vad din organisation anser är de idealiska förutsättningarna för ditt samhälle; det vill säga hur saker och ting skulle se ut om frågan som är viktig för dig var helt, perfekt åtgärdad. Det kan vara en värld utan krig, eller en gemenskap där alla människor behandlas som lika, oavsett kön eller rasbakgrund.

Oavsett vad din organisations dröm är, kan den väl formuleras av ett eller flera  visionsuttalanden , som är korta fraser eller meningar som förmedlar ditt samhälles förhoppningar om framtiden. Genom att utveckla en vision eller uttalanden klargör din organisation övertygelserna och styrande principerna för din organisation, först för er själva och sedan för det större samhället.

Det finns vissa egenskaper som de flesta visioner har gemensamma. I allmänhet bör visionsförklaringar vara:

• Förstås och delas av medlemmar i samhället
• Tillräckligt brett för att inkludera en mångfald av lokala perspektiv
• Inspirerande och upplyftande för alla inblandade i ditt arbete
• Lätt att kommunicera – till exempel är de i allmänhet tillräckligt korta för att passa på en T-shirt

Här är några exempel på visioner som uppfyller ovanstående kriterier:

• En gemenskap där alla individer och familjer uppnår sin mänskliga potential.
• CALCASA  föreställer sig en värld fri från sexuellt våld.
• En framtid där tobak är ett minne blott. ( Truth Initiative )
• En värld utan Alzheimers sjukdom. ( Alzheimersförbundet )
• USA är en human gemenskap där alla djur behandlas med respekt och vänlighet. ( ASPCA )
• En värld där alla har en anständig plats att bo. ( Habitat for Humanity )

VAD ÄR EN MISSION STATEMENT?

Nästa steg i handlingsplaneringsprocessen är att förankra din vision i praktiska termer. Det är här att utveckla en  mission statement kommer in. En organisations mission statement beskriver  vad  gruppen ska göra och  varför  den ska göra det. Ett exempel är ”Främja vård och omsorg i livets slutskede genom koalitioner och påverkansarbete.”

Mission statements liknar vision statements, genom att de också ser på helheten. Men de är mer konkreta, och de är definitivt mer ”handlingsorienterade” än visionsuttalanden. Din vision ska inspirera människor att drömma; din mission statement bör inspirera dem till handling.

Uppdragsförklaringen kan hänvisa till ett problem, såsom ett otillräckligt boende, eller ett mål, som att ge universell tillgång till hälso- och sjukvård. Och även om de inte går in på så mycket detaljer, antyder de – väldigt brett – hur din organisation kan lösa dessa problem eller nå dessa mål. Några allmänna vägledande principer för uppdragsbeskrivningar är att de är:

• Kortfattad . Även om de inte är så korta som visionsförklaringar, får uppdragsuttalanden i allmänhet fortfarande sin poäng i en mening.
• Resultatorienterad . Uppdragsbeskrivningar förklarar de grundläggande resultat som din organisation arbetar för att uppnå.
• Inkluderande . Även om uppdragsbeskrivningar gör uttalanden om din grupps huvudmål, är det mycket viktigt att de gör det väldigt brett. Bra uppdragsbeskrivningar är inte begränsande för de strategier eller sektorer i samhället som kan bli involverade i projektet.

Följande exempel bör hjälpa dig att förstå vad vi menar med effektiva uppdragsbeskrivningar.

• Främja samhällets hälsa och utveckling genom att koppla samman människor, idéer och resurser. (Community Tool Box)
• California Coalition Against Sexual Assault ( CALCASA ) tillhandahåller ledarskap, visioner och resurser för att våldta kriscentra, individer och andra enheter som har åtagit sig att få ett slut på sexuellt våld.
• Vårt uppdrag är att eliminera Alzheimers sjukdom genom att främja forskningen; att tillhandahålla och förbättra vård och stöd till alla drabbade; och att minska risken för demens genom att främja hjärnans hälsa. ( Alzheimersförbundet )
• ASPCA :s uppdrag , enligt Henry Bergh 1866, är ”att tillhandahålla effektiva medel för att förebygga grymhet mot djur i hela USA”.
• Habitat for Humanity försöker omsätta Guds kärlek i handling och för samman människor för att bygga hem, samhällen och hopp.

VARFÖR SKA DU SKAPA VISIONER OCH UPPDRAG?

Varför är det viktigt att din organisation utvecklar visioner och uppdrag som de ovan? Först och främst kan dessa uttalanden hjälpa din organisation att fokusera på det som verkligen är viktigt. Även om din organisation vet vad du försöker göra för att förbättra din gemenskap, är det lätt att tappa detta ur sikte när du hanterar dagliga organisatoriska problem. Dina visioner och uppdrag påminner medlemmarna om vad som är viktigt.

För det andra ger dina visioner och uppdragsbeskrivningar andra individer och organisationer en ögonblicksbild av vad din grupp är och vad den vill åstadkomma. När dina visioner och uppdragsbeskrivningar är lätta att se (om de till exempel finns på brevpapper på ditt brevpapper), lär folk sig om din organisation utan att behöva arbeta hårt för informationen. Sedan kan de med gemensamma intressen ta den tid som krävs för att lära sig mer. Denna effektivitet är till stor hjälp när du rekryterar andra människor och organisationer för att gå med i ditt arbete.

Slutligen fokuserar visioner och uppdragsbeskrivningar medlemmarna på deras gemensamma syfte. Uttalandet i sig fungerar inte bara som en ständig påminnelse om vad som är viktigt för din organisation, processen att utveckla dem gör det möjligt för människor att se organisationen som ”deras”. Att skapa dessa uttalanden bygger motivation eftersom medlemmarna kommer att tro på något mer fullständigt om de hade en del i att utveckla den.

Att ha en tydlig och övertygande vision har andra fördelar, såsom:

• Att dra människor till gemensamt arbete
• Ge hopp om en bättre framtid
• Inspirera medlemmar i samhället att förverkliga sina drömmar genom positiva, effektiva åtgärder
• Tillhandahålla en grund för att utveckla de andra aspekterna av din handlingsplaneringsprocess: ditt uppdrag, mål, strategier och handlingsplaner

Att ha ett tydligt och övertygande uppdrag har också fler fördelar, såsom:

• Omvandla de breda drömmarna i din vision till mer specifika, handlingsorienterade termer
• Förklara dina mål för intresserade parter på ett tydligt och kortfattat sätt
• Förbättra din organisations image som kompetent och professionell och på så sätt försäkra finansieringskällor om att deras investering var (eller skulle vara!) ett smart val

HUR SKAPAR DU VISION OCH MISSION STATEMENTS?

Din organisation har nu en bättre förståelse för visioner och uppdragsbeskrivningar och har verktygen för att utveckla dina unika uttalanden. Om din grupp redan har utvecklat visioner och målsättningar, kanske du vill titta på dem i ljuset av de kriterier vi diskuterade ovan. Om medlemmar i din organisation anser att dina nuvarande uttalanden kan förbättras, kan den här processen enkelt användas för att ändra dem. Låt oss börja.

LÄR DIG VAD SOM ÄR VIKTIGT FÖR MÄNNISKOR I DITT SAMHÄLLE

Eftersom att utveckla din vision och dina uppdrag är det första steget i att skapa din handlingsplan, är det särskilt viktigt att dessa första steg är väl förankrade i samhällets övertygelser och värderingar. Medvetenhet om viktiga frågor i ditt samhälle är avgörande för utvecklingen av en stark, effektiv och uthållig aktionsgrupp.

Därför är ett av de första stegen du bör ta när du utvecklar din organisations vision och mission att definiera de frågor som är viktigast för människor i ditt samhälle. Hur går du tillväga för att göra det?

Det finns många olika sätt du kan samla in denna information, inklusive:

Genomföra  ”offentliga forum” eller ”lyssningssessioner” med medlemmar i samhället för att samla idéer, tankar och åsikter om hur de skulle vilja se att samhället förändras.

I offentliga forum eller lyssningssessioner samlas människor från hela samhället för att prata om vad som är viktigt för dem. Dessa möten leds vanligtvis av facilitatorer, som styr en diskussion om vad människor uppfattar som samhällets styrkor och problem, och hur människor önskar att gemenskapen var. Någon brukar spela in dessa möten och en utskrift av vad som sägs ger underlag för efterföljande planering.

Hålla fokusgrupper  med personer som är intresserade av att ta itu med frågan, inklusive samhällsledare, personer som påverkas mest av frågorna, företag, kyrkoledare, lärare, etc.

Fokusgrupper liknar offentliga forum och lyssnarsessioner, men de är mindre och mer intima. Generellt sett består de av små grupper av människor med liknande bakgrund, så de kommer att känna sig bekväma med att prata öppet om det som berör dem. Gruppmedlemmarna är till exempel i allmänhet ungefär lika gamla, tillhör samma etniska grupp eller har en annan gemensam identitet och/eller erfarenhet. Fokusgrupper fungerar som offentliga forum och använder även facilitatorer och inspelare för att fokusera och dokumentera diskussioner.

Din organisation kan hålla fokusgrupper med flera olika grupper av människor för att få en mest helhetssyn på den aktuella frågan. Till exempel, om din organisation är involverad i barnhälsa, kan du ha en fokusgrupp med vårdgivare, en annan med föräldrar eller barn och ytterligare en med lärare. När du har ett grovt mål kan du återigen hålla en fokusgrupp för feedback.

Få intervjuer  med personer i ledar- och servicepositioner, inklusive personer som lokala politiker, skoladministratörer, sjukhus- och socialtjänstpersonal, om vilka problem eller behov de tror finns i ditt samhälle.

Ofta kommer dessa individer att ha både fakta och erfarenheter för att backa upp sina perspektiv. Om så är fallet kan dessa uppgifter användas senare om och när du ansöker om finansiering, eller när du begär gemenskapsstöd för att lösa problemen. Mer information om detta ämne finns i kapitel 3, avsnitt 12: Att genomföra intervjuer.

Det är viktigt att inse att dessa olika sätt att samla in information från din gemenskap inte utesluter varandra. I själva verket, om du har resurserna, rekommenderas det att du gör allt ovan: att ha lite tid för samhället i stort att svara, sedan spendera mer tid i fokusgrupper med de personer du tror kan bidra mycket till (eller vara mest påverkad av) några av de frågor som tas upp i det offentliga forumet. Och slutligen, en en-mot-en-stund med samhällsledare kan stärka din kunskap och ditt syfte; kom ihåg att det finns medlemmar i samhället som har brottats med samma problem som du nu tittar på under lång tid. Dra nytta av den erfarenheten så att du inte slösar tid på något som redan har gjorts.

BESTÄM VAD DU SKA FRÅGA

Oavsett om du pratar med en person eller en folkmassa är ditt syfte detsamma: att lära dig vad som är viktigt i ditt samhälle. Här är en lista med frågor som du kan använda för att fokusera dina diskussioner med communitymedlemmar. Dessa frågor kan användas för individuella intervjuer, fokusgrupper, offentliga forum eller på  något annat sätt du väljer  att samla in information.

• Vad är din dröm/vision för vårt samhälle?
• Vad skulle du vilja se förändras?
• Vilken typ av gemenskap (eller program, policy, skola, grannskap, etc.) vill vi skapa?
• Vad ser du som samhällets (eller skolans, grannskapets, etc.) stora frågor eller problem?
• Vad ser du som samhällets största styrkor och tillgångar?
• Vad tycker du borde vara syftet med denna organisation (eller ansträngning)?
• Varför ska dessa frågor tas upp?
• Hur skulle framgången se ut?

När din organisation samlar in input bör handledaren uppmuntra alla att dela med sig av sina mest idealistiska, hoppfulla och positiva idéer. Oroa dig inte just nu för vad som är praktiskt och vad som inte är det – det här kan begränsas senare. Uppmuntra alla att vara djärva och delta, och att komma ihåg att du försöker formulera en vision om ett bättre samhälle.

BESTÄM DIG FÖR DIN ORGANISATIONS ALLMÄNNA FOKUS

När medlemmar i din organisation har hört vad samhället har att säga, är det dags att bestämma den allmänna inriktningen för din organisation eller ditt initiativ. Först av allt, vilket ämne är viktigast för din organisation och ditt samhälle? Kommer du till exempel att ta itu med stadsutveckling eller folkhälsofrågor? Rasism eller ekonomisk möjlighet?

En andra fråga att besvara är på vilken nivå kommer din organisation att arbeta. Kommer din organisation bara att börja i en skola, eller i en stadsdel eller i din stad? Eller kommer ditt initiativs fokus att vara bredare, arbeta på statlig, nationell eller till och med internationell nivå?

Det här är frågor som det inte finns några enkla svar på. Din organisation kommer att behöva överväga lärdomar från samhället och genom genomtänkta diskussioner bestämma den bästa riktningen för din organisation. Vi föreslår att du  öppnar denna diskussion  för alla i din organisation för att få bästa resultat.

Men om din organisation får bidragspengar eller större finansiering från en viss byrå, kan bidragsgivaren specificera vad det allmänna målet för din grupp ska vara. Till exempel, om din grupp accepterar ett bidrag för att minska barns hunger, kommer åtminstone en del av dess uppdrag att ägnas åt detta syfte. Även under dessa omständigheter bör dock samhället bestämma den ultimata visionen och uppdraget som bäst kommer att främja det som är viktigt för lokalbefolkningen.

UTVECKLA DIN VISION OCH UPPDRAGSBESKRIVNINGAR

Nu när din organisation har en tydligare förståelse för vad gruppen kommer att göra och varför, är du i en utmärkt position för att utveckla de uttalanden som kommer att fånga dina idéer.

När du tittar på potentiella uttalanden, kom ihåg att hålla dem breda och varaktiga. Vision och uppdragsbeskrivningar med bred omfattning möjliggör en känsla av kontinuitet med ett samhälles historia, traditioner och breda syften. Dessutom kommer visioner och uppdragsbeskrivningar som är byggda för att hålla styr ansträngningarna både idag och imorgon.

Vision uttalanden

Först och främst, påminn medlemmar i din organisation om att det ofta krävs flera visioner för att fullt ut fånga drömmarna hos dem som är inblandade i en samhällsförbättringssatsning. Du behöver inte – eller ens vill ha – bara en ”perfekt” fras. Uppmuntra människor att föreslå alla sina idéer och skriva ner dem, eventuellt på affischpapper längst fram i rummet, så att folk kan inspireras ytterligare av andras idéer. När du gör detta, påminn gruppen om:

• Vad du har lärt dig av dina diskussioner med medlemmar i samhället
• Vad din organisation har bestämt kommer att vara ditt fokus
• Vad du lärde dig om visioner i början av det här avsnittet

Om du har svårt att komma igång, kanske du vill kolla in några av visionsförklaringarna i detta avsnitts exempel. Du kan fråga dig själv hur väl de uppfyller ovanstående förslag.

Efter att du har brainstormat en lista med förslag kan din grupp kritiskt diskutera de olika idéerna. Ofta kommer några av visionsuttalandena att falla ut på dig – någon kommer att föreslå det, och folk kommer bara omedelbart att tänka, ”det är det!”

Om det är mer komplicerat än så bör du ställa dig själv följande frågor:

• Kommer det att dra människor till gemensamt arbete?
• Ger det hopp om en bättre framtid?
• Kommer det att inspirera samhällsmedlemmar att förverkliga sina drömmar genom positiva, effektiva åtgärder?
• Ger det en grund för att utveckla de andra aspekterna av din handlingsplaneringsprocess?

En sista varning: försök att inte fastna i att ha ett visst antal visioner för din organisation. Oavsett om du i slutändan får två visioner eller tio, är det viktigaste att uttalandena tillsammans ger en helhetssyn på din organisations vision.

Uppdragsförklaringar

Processen att skriva din mission statement liknar att utveckla dina vision statements. Samma brainstormingsprocess kan hjälpa dig att utveckla möjligheter för din mission statement. Kom dock ihåg att till skillnad från visionsförklaringar kommer du att vilja utveckla en enda målsättning för ditt arbete. Efter att ha brainstormat möjliga påståenden vill du svara på frågorna för var och en:

• Beskriver den vad din organisation kommer att göra och varför den kommer att göra det?
• Är det kortfattat (en mening)?
• Är det resultatorienterat?
• Inkluderar det mål och personer som kan bli involverade i organisationen?

Tillsammans kan din organisation besluta om ett uttalande som bäst uppfyller dessa kriterier.

SKAFFA KONSENSUS OM DIN VISION OCH UPPDRAG

När medlemmar i din organisation väl har utvecklat din vision och dina målsättningar, kan ditt nästa steg vara att lära dig vad andra medlemmar tycker om dem innan du använder uttalandena regelbundet.

För att göra detta kan du prata med samma samhällsledare eller fokusgruppsmedlemmar som du pratade med från början. Först och främst kan detta hjälpa dig att säkerställa att de inte tycker att uttalandena är stötande på något sätt. Till exempel kan ett initiativ som vill inkludera unga män mer fullständigt i sitt förebyggande projekt om tonårsgraviditet ha ”Unga män i Asheville är bäst informerade” som ett av sina visioner. Men ur sitt sammanhang kan vissa människor i samhället tro att detta uttalande betyder att unga män ges bättre information eller utbildning än unga kvinnor, vilket förolämpar en annan grupp människor.

För det andra vill du se till att medlemmarna i samhället är överens om att uttalandena tillsammans fångar andan av vad de tror och önskar. Din organisation kanske upptäcker att den har utelämnat något mycket viktigt av misstag.

BESTÄM HUR DU SKA ANVÄNDA DINA VISIONER OCH UPPDRAG

Slutligen är det viktigt att komma ihåg att även om utvecklingen av uttalandena är ett stort steg för din organisation värt att fira, finns det mer arbete att göra. Därefter måste du bestämma hur du ska använda dessa uttalanden. Annars skulle allt ditt hårda arbete inte leda till någonting. Poängen är att få fram budskapet.

Det finns många sätt på vilka din organisation kan välja att sprida sina visioner och uppdrag. För att bara nämna några exempel kan du:

• Lägg till dem på ditt brevpapper eller brevpapper
• Använd dem på din webbplats
• Ge bort T-shirts, eller bokmärken, eller andra små presenter med dem
• Lägg till dem i ditt presskit
• Använd dem när du ger intervjuer
• Visa dem på omslaget till din årsredovisning

…och så vidare. Återigen, detta är ett steg som kommer att använda all din kreativitet.

SAMMANFATTNINGSVIS

Att utveckla effektiva visioner och uppdragsbeskrivningar är två av de viktigaste uppgifterna som din organisation kommer att ta sig an eftersom nästan allt annat du gör påverkas av dessa uttalanden. Vi hoppas att detta avsnitt har gjort det möjligt för dig att känna dig mer säker på din grupps förmåga att skapa framgångsrika och inspirerande visioner och uppdrag. Kom ihåg, tänk brett och djärvt! Lycka till!