STEG 1: Vision, Mission, Objectives (Mål), Strategi och aktivitets- eller genomförandeplan

VAD ÄR VMOSA?

Ett sätt att göra den resan är genom strategisk planering, den process genom vilken en grupp definierar sin egen ”VMOSA;” det vill säga dess V ission, M ission, Mål , Strategier (objectives)  och Handlingsplaner(action plans). VMOSA är en praktisk planeringsprocess som kan användas av alla samhällsorganisationer eller initiativ. Detta omfattande planeringsverktyg kan hjälpa din organisation genom att tillhandahålla en plan för att gå från drömmar till handlingar till positiva resultat för ditt samhälle.

I det här avsnittet kommer vi att ge en allmän översikt över processen och kort beröra var och en av de enskilda delarna. I exemplen visar vi dig hur ett initiativ för att förhindra ungdomars graviditet använde VMOSA-processen effektivt. Sedan, i Verktyg, erbjuder vi dig en möjlig agenda för en planeringsretreat, om din organisation skulle besluta att använda denna process. Slutligen kommer de återstående avsnitten i det här kapitlet att leda dig genom de steg som behövs för att fullt ut utveckla varje del av processen.

VARFÖR SKA DIN ORGANISATION ANVÄNDA VMOSA?

Varför ska din organisation använda denna planeringsprocess? Det finns många goda skäl, inklusive alla följande:

• VMOSA-processen grundar dina drömmar. Det möjliggör goda idéer genom att lägga ut vad som måste hända för att uppnå din vision.
• Genom att skapa denna process i en gruppinsats (att se till att involvera både människor som påverkas av problemet och de som har förmågan att förändra det), gör det att din organisation kan bygga konsensus kring ditt fokus och de nödvändiga steg som din organisation bör ta.
• Processen ger dig en möjlighet att utveckla din vision och mission tillsammans med de i samhället som kommer att påverkas av det du gör. Det betyder att ditt arbete är mycket mer sannolikt att tillgodose samhällets verkliga behov och önskemål, snarare än vad du tror att de kan vara. Det innebär också att samhället äger visionen och uppdraget, sätter alla på samma sida och ökar chanserna avsevärt att alla ansträngningar kommer att bli framgångsrika.
• VMOSA låter din organisation fokusera på dina kortsiktiga mål samtidigt som du håller ögonen på din långsiktiga vision och mission.

NÄR SKA DU ANVÄNDA VMOSA?

Så när ska du använda denna strategiska planeringsprocess? Naturligtvis är det alltid vettigt för din organisation att ha den riktning och ordning den ger dig, men ibland är det särskilt bra att använda denna process. Dessa tider inkluderar:

• När du startar en ny organisation.
• När din organisation startar ett nytt initiativ eller stort projekt, eller ska börja arbeta i en ny riktning.
• När din grupp går in i en ny fas av ett pågående arbete.
• När du försöker stärka ett äldre initiativ som har tappat fokus eller fart.
• När du ansöker om ny finansiering eller till en ny finansiär. Det är viktigt under dessa omständigheter att förtydliga din vision och mission så att all finansiering du söker stöder vad din organisation faktiskt står för. Annars kan du sluta med strängar kopplade till pengarna som kräver att du tar en riktning som inte stämmer överens med din organisations verkliga syfte eller filosofi.

Låt oss kort titta på var och en av de individuella ingredienserna som är viktiga i denna process. Sedan, i de kommande avsnitten, kommer vi att titta på var och en av dessa på ett mer djupgående sätt och förklara hur man går tillväga för att utveckla varje steg i planeringsprocessen.

VISION (DRÖMMEN)

Din vision kommunicerar vad din organisation anser är de idealiska förutsättningarna för ditt samhälle – hur saker och ting skulle se ut om problemet som är viktigt för dig åtgärdades perfekt. Denna utopiska dröm beskrivs i allmänhet av en eller flera fraser eller visionsuttalanden, som är korta tillkännagivanden som förmedlar samhällets drömmar för framtiden. Genom att utveckla en visionsförklaring gör din organisation din organisations övertygelser och styrande principer tydliga för det större samhället (liksom för din egen personal, deltagare och volontärer).

Det finns vissa egenskaper som de flesta visioner har gemensamma. I allmänhet bör visionsförklaringar vara:

• Förstås och delas av medlemmar i samhället
• Tillräckligt brett för att omfatta en mängd olika lokala perspektiv
• Inspirerande och upplyftande för alla inblandade i ditt arbete
• Lätt att kommunicera – de ska till exempel vara tillräckligt korta för att passa på en T-shirt

Här är några visioner som uppfyller ovanstående kriterier:

• Friska barn
• Trygga gator, trygga stadsdelar
• Varje hus ett hem
• Utbildning för alla
• Fred på jorden

UPPDRAG (VAD OCH VARFÖR)

Att ta fram uppdragsbeskrivningar är nästa steg i handlingsplaneringsprocessen. En organisations uppdragsbeskrivning beskriver vad gruppen ska göra och varför den ska göra det. Mission statements liknar vision statements, men de är mer konkreta, och de är definitivt mer ”handlingsorienterade” än vision statements. Uppdraget kan hänvisa till ett problem, till exempel ett otillräckligt boende, eller ett mål, som att ge alla tillgång till hälsovård. Och även om de inte går in på så mycket detaljer, börjar de tipsa – väldigt brett – om hur din organisation kan gå tillväga för att åtgärda de problem den har noterat. Några allmänna vägledande principer för uppdragsbeskrivningar är att de är:

• Kortfattad . Även om det inte är en lika kort fras som en visionsförklaring, bör en missionsförklaring ändå få fram sin poäng i en mening.
• Resultatorienterad . Uppdragsbeskrivningar förklarar de övergripande resultaten som din organisation arbetar för att uppnå.
• Inkluderande . Även om uppdragsbeskrivningar gör uttalanden om din grupps övergripande mål, är det mycket viktigt att de gör det väldigt brett. Bra uppdragsbeskrivningar är inte begränsande för de strategier eller sektorer i samhället som kan bli involverade i projektet.

Följande uppdragsbeskrivningar är exempel som uppfyller ovanstående kriterier.

• ”Att främja barns hälsa och utveckling genom ett omfattande familje- och samhällsinitiativ.”
• ”Att skapa ett blomstrande afroamerikanskt samhälle genom utveckling av jobb, utbildning, bostäder och kulturell stolthet.
• ”Att utveckla ett säkert och hälsosamt grannskap genom samarbetsplanering, samhällsåtgärder och policyförespråkande.”

Även om visioner och uppdragsbeskrivningar själva bör vara korta, är det ofta meningsfullt för en organisation att inkludera sina djupt hållna övertygelser eller filosofi, som i själva verket kan definiera både dess arbete och själva organisationen. Ett sätt att göra detta utan att offra direktheten i visionen och uppdragsbeskrivningarna är att inkludera vägledande principer som ett tillägg till uttalandena. Dessa kan beskriva organisationens övertygelser samtidigt som de håller dess vision och uppdrag kort och rakt på sak.

MÅL (HUR MYCKET AV DET SOM KOMMER ATT UPPNÅS NÄR)

När en organisation väl har utvecklat sitt uppdrag är dess nästa steg att utveckla de specifika målen som är fokuserade på att uppnå det uppdraget. Mål avser specifika mätbara resultat för satsningens breda mål. En organisations mål anger i allmänhet hur mycket av det som kommer att uppnås när. Till exempel kan ett av flera mål för ett samhällsinitiativ för att främja vård och omsorg för äldre vuxna vara: ”Senast 2015 (när), att öka med 20 % (hur mycket) de äldre som rapporterar att de är i daglig kontakt med någon vem bryr sig om dem (av vad).”

Det finns tre grundläggande typer av mål . Dom är:

• Beteendemål . Dessa mål handlar om att förändra människors beteenden (vad de gör och säger) och produkterna (eller resultaten) av deras beteenden. Till exempel kan en grannskapsförbättrande grupp utveckla ett mål kring att få en ökad mängd reparationer i hemmet på gång (beteendet) eller förbättrat boende (resultatet).
• Resultatmål på gemenskapsnivå . Dessa är relaterade till beteendemässiga resultatmål, men är mer fokuserade mer på samhällsnivå istället för individuell nivå. Till exempel kan samma grupp föreslå att öka andelen anständiga bostäder till rimliga priser i samhället som ett resultatmål på samhällsnivå.
• Processmål . Dessa är de mål som avser genomförandet av aktiviteter som är nödvändiga för att uppnå andra mål. Gruppen kan till exempel anta en övergripande plan för att förbättra bostadsområdet.

Det är viktigt att förstå att dessa olika typer av mål inte utesluter varandra. De flesta grupper kommer att utveckla mål inom alla tre kategorierna. Exempel på mål inkluderar:

• Senast i december 2010, att öka med 30 % föräldraengagemang (dvs. prata, leka, läsa) med barn under 2 år. ( Beteendemål )
• Senast 2012, att ha gjort en 40% ökning av ungdomar som tar examen från gymnasiet. ( Resultatmål på gemenskapsnivå )
• Till år 2006, öka andelen familjer som äger sitt hem med 30 %. ( Resultatmål på gemenskapsnivå )
• Senast i december i år, implementera volontärutbildningsprogrammet för alla volontärer. ( Processmål )

STRATEGIER (HUR)

Nästa steg i processen för VMOSA är att utveckla dina strategier. Strategier förklarar hur initiativet kommer att nå sina mål. I allmänhet kommer organisationer att ha en mängd olika strategier som inkluderar människor från alla de olika delarna eller sektorerna av samhället. Dessa strategier sträcker sig från de mycket breda, som omfattar människor och resurser från många olika delar av samhället, till de mycket specifika, som syftar till noggrant definierade områden.

Exempel på breda strategier inkluderar:

• Ett barnhälsoprogram kan använda social marknadsföring för att främja vuxnas engagemang med barn
• Ett initiativ om ungdomars graviditet kan besluta att öka tillgången till preventivmedel i samhället
• Ett urbant revitaliseringsprojekt kan förbättra samhällets konstnärliga liv genom att uppmuntra artister att uppträda i området

Fem typer av specifika strategier kan hjälpa till att vägleda de flesta insatser . Dom är:

• Tillhandahålla information och förbättra färdigheter (t.ex. erbjuda färdighetsträning i konflikthantering)
• Förbättra tjänster och stöd (t.ex. starta ett mentorprogram för högriskungdomar)
• Ändra åtkomst, hinder och möjligheter (som att erbjuda stipendier till studenter som annars inte skulle kunna gå på college)
• Ändra konsekvenserna av ansträngningar (t.ex. ge incitament för samhällsmedlemmar att ställa upp som volontär)
• Ändra policyer (t.ex. ändra affärspolicyer så att föräldrar och vårdnadshavare och volontärer kan spendera mer tid med små barn)

HANDLINGSPLAN (VILKEN FÖRÄNDRING KOMMER ATT HÄNDA; VEM KOMMER ATT GÖRA VAD NÄR FÖR ATT FÅ DET ATT HÄNDA)

Slutligen beskriver en organisations handlingsplan i detalj exakt hur strategier kommer att implementeras för att uppnå de mål som utvecklats tidigare i denna process. Planen hänvisar till: a) specifika (gemenskap och system) förändringar som ska eftersträvas, och b) de specifika åtgärder som krävs för att åstadkomma förändringar i alla relevanta sektorer, eller delar av samhället.

De viktigaste aspekterna av insatsen eller (gemenskap och system) förändringar som ska eftersträvas beskrivs i handlingsplanen. Till exempel, i ett program vars uppdrag är att öka ungdomsintresset för politik kan en av strategierna vara att lära eleverna om valsystemet. Några av åtgärdsstegen kan då vara att utveckla åldersanpassat material för elever, att hålla skenval för kandidater i lokala skolor och att inkludera lite undervisningstid i läroplanen.

Åtgärdssteg utvecklas för varje komponent i interventionen eller (gemenskap och system) förändringar som ska eftersträvas. Dessa inkluderar:

• Åtgärdssteg: Vad kommer att hända
• Ansvarig(a) person(er): Vem gör vad
• Datum som ska slutföras: Tidpunkt för varje åtgärdssteg
• Resurser som krävs: Resurser och support (både vad som behövs och vad som finns)
• Barriärer eller motstånd, och en plan för att övervinna dem!
• Samarbetspartners: Vem mer borde veta om den här åtgärden

När du väl har utformat den strategiska planen eller ”VMOSA” för din organisation är du naturligtvis bara igång med detta arbete. Din handlingsplan kommer att behöva prövas och testas och revideras, sedan prövas och testas och revideras igen. Du måste få feedback från communitymedlemmar och lägga till och subtrahera delar av din plan baserat på den feedbacken.

SAMMANFATTNINGSVIS

Alla har en dröm. Men de mest framgångsrika individerna – och samhällsorganisationer – tar den drömmen och hittar ett sätt att få den att hända. VMOSA hjälper grupper att göra just det. Denna strategiska planeringsprocess hjälper samhällsgrupper att definiera sin dröm, sätta sina mål, definiera sätt att uppfylla dessa mål och slutligen utveckla praktiska sätt att åstadkomma nödvändiga förändringar.

I det här avsnittet har du fått en allmän förståelse för den strategiska planeringsprocessen. Om du tror att din organisation kan ha nytta av att använda denna process, inbjuder vi dig att gå vidare till nästa avsnitt i det här kapitlet, som förklarar på djupet hur du utformar och utvecklar din egen strategiska plan.