I den här artikeln beskriver vi en modell för fördelning av ansvar som på engelska heter Responsibility Assignment Matrix (RAM). Efter att ha läst artikeln kommer du att få insikt i och förståelse för grunderna i detta kraftfulla projekthanteringsverktyg. Den här artikeln innehåller också en nedladdningsbar och redigerbar som du kan använda i den verksamhet.

Vad är Responsibility Assignment Matrix (RAM)?

Projektledare brukar gillar att använda en Responsibility Assignment Matrix (RAM) för att identifiera rollen för de olika medlemmarna i en projektgrupp. Denna matris är ett strukturellt diagram där det visuellt klargörs vad som ska göras av vem. I matrisen är det tydligt vad uppgifterna och ansvaret för varje gruppmedlem är. Det kallas också RACI-matrisen , VERI-matrisen eller Linear Responsibility Chart (LCR) .

Exempel på Responsibility Assignment Matrix (RAM)

Trots den enkla karaktären av all information i matrisen kan det vara mycket tidskrävande att tilldela varje medlem av projektgruppen rätt uppgifter och ansvar. Dessutom måste lämpliga roller definieras i förväg innan de ingår i Responsibility Assignment Matrix (RAM).

• R som i Responsible, alltså den som utför uppgiften.
• A som i Accountable, alltså den som tar beslutet att uppgiften ska utföras.
• C som i Consulted, alltså den som konsulteras om uppgiften.
• I som i Informed. Den som ska informeras om uppgiften.

För att göra detta bra och korrekt kan matrisen kompletteras med följande steg:

• Steg 1: Identifiera alla deltagare och intressenter i projektet.
• Steg 2: Identifiera alla leveranser i projektet.
• Steg 3: Diskutera med alla teammedlemmar hur de kan stödja varandra för att uppnå bästa resultat. Det är viktigt att definiera varje deltagares ansvar så att det inte blir missförstånd.
• Steg 4: Det första utkastet till matris för ansvarsfördelning skapas med aktiviteterna i den vänstra kolumnen och gruppmedlemmarna i projektet i den första högra kolumnen. Ange de roller som varje person kommer att ha i cellerna som har bildats. Ett exempel på detta kan ses i form av en RACI-matris) Ansvarig,beslutande, konsulterad och informerad) ovan.
• Steg 5: Låt deltagarna i projektet godkänna matrisens ansvarsuppdrag (skriftligen). Återigen för att förhindra missförstånd.
• Steg 6: Eventuella kommentarer om förändringar i ansvarsuppdragsmatrisen kan lämnas in av deltagarna skriftligen. Slutligen kommer ansvarsmatningsmatrisen att granskas och efter godkännande kan projektet starta.
• Steg 7: Delbedömning är viktig. När det verkar som om det är bättre att anpassa matrisens ansvarstilldelning måste du gå tillbaka till steg 3 och justeringarna måste diskuteras med alla teammedlemmar.

Ansvarsuppgift Matrix och komplexa projekt

Ansvarsuppdragsmatrisen är också lämplig för komplexa projekt. När aktiviteter förbises och matrisen innehåller ofullständig och / eller felaktig information kommer detta att leda onödiga aktiviteter och resursförbrukning. Det är därför lämpligt att se till att all information ingår i matrisen och att all information är och förblir korrekt. Följande förslag bidrar till en större chans att lyckas med en matris i ett komplex projekt:

1. Hierarki av diagram

Dela upp ansvarsfördelningen matrisen i separata grafer så att en åtskillnad kan göras enligt prioriteringar. Ansvarsfördelningsmatrisen med de högsta nivåerna identifierar de högprioriterade aktiviteterna i projektet. Från den här nivån kan sedan ansvarfördelningsmatrisen utvecklas vidare.

2. Engagemang

Genom att involvera alla projektgruppens medlemmar i utvecklingen av ansvarsfördelningsmatrisenkommer de att veta exakt vad som förväntas av dem och de kommer att delta och vara (mer) engagerade i att använda sina egna specialistkunskaper.

3. Skriftlig representation

Genom att göra ansvarsfördelningsmatrisen skriftligt kan alla eventuella misstag eller problem identifieras. Dessutom kommer deltagarna i projektet att få en bättre förståelse för vad deras gemensamma deltagande i projektet är.

Rollidentifiering

I en ansvarsfördelningsmatris delas inte individens roll och gruppens roll. Rollen beskriver deltagande med tillhörande uppgifter för individen i projektet. En sådan roll kan utföras av flera personer i en grupp. Omvänt kan en person ha flera roller i projektet. Det är därför flera anställda kan ha rollen som projektledare och en person kan ha rollen som chef och uppdragsutövare.