Organisationskarta/organigram

VAD ÄR EN ORGANISATIONSKARTA? BESKRIVNING

Varje organisation har både en formell och informell organisatorisk struktur. Exempel på organisatorisk strukturer är:

• Hierarkisk struktur (som är vanligaa för mindre entreprenörsmässiga organisationen)
• Linjepersonalsstruktur, Linjeorganisation
• Funktionell eller avdelningsstruktur (som baseras på funktion, produkter/tjänster, kundtyp, geografisk region)
• Matrisstruktur (dubbla rapporteringslinjer)

Dessa formella strukturer av organisationer kan presenteras i form av en organisationskarta. Ibland också refereras till som den organisatoriska kartan, organigrammet, organogrammet eller orgtabellen. Den visar grafiskt den hierarkiska maktbefogenheten, rollerna och ansvaret, funktionerna och relationen inom en organisation. För en nyanställd kan organisationskartan hjälpa till att förstå vad som bör ske inom företaget. (Den informella strukturen representerar vad som faktiskt uppstår inom organisationen.)

Många personer har pekat ut svagheter och begränsningar av orgtabeller. Andra har myntat en samling av förvirrande modeord för att klassa organisationer, inklusive sammankopplade organisationer, transnationella organisationer, front-bak organisationer, gränslösa organisationer, lärande organisationer, virtuella organisationer och sociala nätverk.

Hursomhelst så fortsätter ändå den organisatoriska designen att vara ett av de viktigare och utmanande kraven för högsta ledningen, därför att den inverkar på och sammanbinder affären och koncernstrategin, marknadsföring, beslutsfattandet, kommunikationen, ekonomin och investering, och ledarskapet inom alla organisationer. Organisationskartor kommer att fortsätta att spela en större roll i denna process, även om de kan komma att se mycket annorlunda ut än de traditionella träliknande formerna från förr. Därför att personer kan snabbt, absorbera informationen när den visas i en grafisk form.

URSPRUNGET TILL ORGANISATORISKKARTA. HISTORIA

Det är inte osannolikt att de forntida egyptierna redan då dokumenterade deras metoder för hur de la upp arbetet för deras massiva offentliga projektarbeten beräknar på ett eller annat sätt. Emellertid den första verkliga organisationskartan skapades antagligen år 1854 av Daniel McCallum, ledaren för New York och Erie järnvägföretaget. McCallum var ansvarig för att skapa en linje om nästan 500 mil som sträcker  sig från staden Jersey  till Pennsylvania och New York till stränderna vid Great Lakes.

McCallum noterade att ”vid allt annat lika, så bör en lång väg bör opereras för en mindre kostnad per mil än en kort”.   Men saker var inte lika. De nödvändiga funktionerna hos ett järnvägsföretag – koordinering leveranser av frakt och personal och att reparera bilar och spår och att övervaka positioner för tågen – försvårades kolossalt mycket mer över 500 mil än över 50 mil. Utan en effektiv organisation så blev extra tillverkad mil av järnvägsspår dyrare att operera. McCallum utvecklade organisationskartor, som enligt författaren Henry Varnum Poor påminde om ett träd. Dess upphov representerade presidenten och bolagsstyrelsen. Dess förgreningar var de fem funktionella uppdelningarna och passagerarna och fraktavdelningar. Det lämnar indikerat de olika lokala biljett och fraktagenter, besättningar och förmännen, och så vidare.

Historiskt är organisationskartan en symbol för evolutionen av västs industri från att i grunden vara personlig till sin natur för företagen som i skapandet av organisatoriska kapaciteter blev en nödvändighet för överlevnad.

ANVÄNDNINGEN AV ORGANISATIONSKARTA. ANVÄNDNINGSOMRÅDEN

• Definiera rollerna och personalansvar för alla inom organisationen.
• Upprätta en hierarkisk struktur av befogenhet, mandat, makt och inte minst beslutsfattandet.
• Upprätta kommunikationkanalerna och informationsflöden som inkorporerar en kedja av styrning med specifika regler och regleringar som relaterar till rapporteringsprocedurer och ansvarsmetoder.
• Upprätta kontrollmekanismer, som t.ex. graden av centralisering och spannet av kontroll. Jämför: Centralisering och Decentralisering.
• Upprättande av strategier för koordination av arbetsutföranden.
• Upprättande av beslutsprocesser.
• Upprättande av specifika operativa funktioner och av uppgifter.

SKAPA EN ORGANISATORISK KARTA. PROCESS

Robert Simons (Levers of organisation Design, 2005) föreslår att det finns fyra huvudsakliga skikt eller nivåer bakomliggande alla typer av organisationsdesign:

1. Strategi (strukturen följer strategi), kontra strukturen (organisationsdesignen inverkar på framtida strategier),
2. Ansvar (för dagens mål) kontra anpassningsförmåga (till framtida förändringar)
3. Stegar (vertikala hierarkier) kontra ringar (de horisontella nätverken)
4. Egennytta (individ) kontra uppdragframgång (avdelning, affärsenhet, företaget).

Jämför också: Greiner Tillväxtfasermodell och Simons, Levers of Control.

STYRKOR MED ORGANISATIONSKARTA. FÖRDELAR

• Transparent och förutsägbart. Hjälper till att förstå vad som bör hända inom företaget.
• Erbjuder en snabb ögonblicksbild av den formella hierarkin i en organisation.
• Vem ansvarar för olika saker. Vem rapporterar till vem.

BEGRÄNSNINGAR MED ORGANISATORISKA KARTOR. NACKDELAR

• Statiskt och oflexibelt. Organisationsförändring och går igenom Tillväxtfasermodell.
• Hjälper inte till så mycket med att faktiskt förstå vad som händer inom den informella organisationen. I verkligheten uppför sig organisationen mycket kaotiskt och följer ofta komplex gissnings- och förstärkningsmekanismer (Kärngruppsteorin Kleiner).
• Traditionella orgtabeller kan inte hantera förändringsgränser hos företag tack vare Utkontraktering , informationsteknik, strategiska allianser och Nätverksekonomin.