Gantt-schema

Vad är ett Gantt-schema?

En organisation klarar sig inte utan planeringsverktyg. Ett av de mest kända verktygen är planeringsnämnden som visuellt representerar bemanning i flera aktiviteter. Ett Gantt-schema, engelska Gantt chart, är en typ av flödesschema som används i projektledning för att beskriva olika faser. Det är en grafisk illustration av ett arbetes, exempelvis ett projekts eller programs fortgång och visa beroenden mellan olika projektdelar eller -faser.

Ett Gantt-schema använder ett horisontellt stolpdiagram som löper på en tidsaxel. Stolparnas längd varierar och visar arbetstid som planerats för varje delprojekt samt hur stor del av arbetet som är avslutat (skuggat område på en stolpe) eller kvarstår. Stolparnas inbördes placering på tidsaxeln illustrerar beroenden och starttid för varje arbetsmoment.

En planeringstavla representerar bara två dimensioner, till exempel produktionsresurser och tid. Dessa är ofta arbetsfördelningsstrukturer (WBS). En flerdimensionell planering krävs för mer sammanhängande faktorer. Den här typen av diagram används i större projekt. Planeringsnämndens layout och det här planeringsverktyget är likartade, men medan informationen på planeringsnämnden kan ändras gång på gång är informationen på diagrammet permanent. Detta gör planeringsverktyget mindre flexibelt.

Historik Gantt-schema

I början av 1900-talet utvecklade Henry Gantt  ett diagram som ett visuellt hjälpmedel för att kartlägga planering och framsteg av komplexa projekt. På den tiden var det ett innovativt koncept som också användes för byggandet av Hoover-dammen. Detta projektplaneringsverktyg blev mer känt efter andra världskriget och användes också inom näringslivet. Idag är denna metod ett oumbärligt projektplaneringsverktyg.

Utseende

Ett Gantt-schema ger en god förståelse för de olika aktiviteter som körs vid sidan av eller i följd av varandra i ett projekt. Därför representeras de enskilda bearbetningstiderna eller aktiviteterna i ett projekt lodrätt och den totala projekttiden representeras i den vågräta stapeln. Ju mer komplicerat projektet är, desto mer komplicerat ser det här planeringsverktyget ut. Projektplaneringstavlan blir mer komplicerad, särskilt när beroendet mellan de olika aktiviteterna ökar. De så kallade ”milstolparna” anger viktiga referenspunkter när vissa aktiviteter måste ha slutförts. Genom att använda symboler, färger och ett enkelt index blir även den mest komplicerade projektplaneringen lättläst.

Modern tillämpning

Gantt-diagrammet har hållit sig à jour med tiden och är inte längre utskrivet på stora papperslappar för hand. Numera finns det komplexa datorprogram som bygger på den klassiska diagram. Från enkla Excel-filer till avancerad projekthanteringsprogram där det är möjligt att beräkna till den minut då ett projekt ska slutföras.

Fördel

Ett bra och tydligt läsbart diagram ger både en tydlig överblick över hur ett projekt fortskrider och ger tydlighet för de anställda. De kan övervaka hur ett projekt fortskrider och de olika aktiviteterna och deluppgifterna självständigt så att de vet exakt var hinder uppstår. Därför används denna projektplaneringstavla också som ledningsverktyg. Det faktum att andra användare också kan undersöka planeringen anses också vara en stor fördel med den elektroniska Gantt Chart.