Förstå verktyget

Att jämföra ditt eget företag med en kollega eller rival i branschen är viktigt när du konkurrerar. Utan kunskap om hur du presterar i förhållande omvärlden kan du aldrig veta hur framgångsrik du är på marknaden eller om du utför en uppgift bättre än dina konkurrenter. Att t.ex. veta att ditt företag har 85% kundnöjdhet kanske ser bra ut i dina ögon och är t.o.m. bättre än genomsnittet i din bransch

Till exempel kan 85% kundtillfredsställelse se bra ut för dig och till och med vara bättre jämfört med branschens genomsnitt, men vad händer om några andra företag (som inte nödvändigtvis är rivaler) lätt uppnår 97%? I denna situation ser din 85% tillfredsställelse inte så lysande ut. För att bättre förstå din situation och förbättra företagets prestationer kan chefer och avdelningsansvariga använda sig av benchmarking.

Ända sedan 1800-talet har företag och organisationer använt sig av någon slags jämförelse, i vart fall när det kom till produktens kvalitet och egenskaper. Den här typen av jämförelser användes relativt sällan och blev inte riktigt uppmärksammat förrän i slutet av 1980-talet och 1990-talet. På den tiden var det framför allt Xerox som utvecklade och introducerade förfinade processer inom benschmarking. Nedan kan du se en liten historisk sammanställning över hur benchmarking har utvecklats under åren till att bli ett modernt strategibegrepp:

Följande tabell visar hur benchmarking utvecklats till ett modernt strategibegrepp:

Enligt Camp är benchmarking helt enkelt “ett sätt att hitta och genomföra den bästa affärspraxisen” i andra företag och organisationer och sedan tillämpa dessa i metoder i sina egna processer för att förbättra det egna företagets prestationer. Förbättring av organisationens prestation är definitivt det viktigaste målet med benchmarking.

Benchmarking anses ofta vara ett av det viktigaste verktygen inom strategisk ledning då det ju avslöjar hur bra din organisation presterar i jämförelse med dina rivaler.

Andra användningar av verktyget:

För att få en konkurrensfördel. Företaget kan få en konkurrensfördel om den tillämpar bästa praxis från andra branscher till sin egen industri. Till exempel kan en liten familjeägd bondgård som säljer sina egna jordbruksprodukter på nätet tillämpa samma sociala medier som internetbloggar för att locka uppmärksamhet och få nya kunder. Detta skulle vara ett nytt sätt att få kunder och kan resultera i minst tillfällig konkurrensfördel.

• Att identifiera och avslöja framgångsrika affärsprocesser – inte sällan är det oklart hur framgångsrika företag uppnår överlägsen prestationsnivå. Genom att observera och studera sådana organisationer kan du identifiera och processer, tekniker, färdigheter eller kompetenser som bidrar till organisationens framgång och sedan kan du tillämpa dessa inom din egen organisation
• Underlätta kunskapsöverföring – Kunskapen som förvärvas om andra organisationer kan enkelt överföras till din egen organisation.
• För att uppnå konkurrensfördelar – De flesta organisationer kan uppnå konkurrensfördelar om man använder praxis från andra branscher till sin egen bransch eller industri.

Popularitet

Benchmarkingverktyget är ett av de mest erkända och allmänt använda verktygen bland alla affärsstrategier.

Olika typer av benchmarking

Det finns olika typer av benchmarking som ansvariga och chefer kan använda. Författarna Tuominen och Bogan & English har identifierat dessa tre huvudtyper:

Strategisk benchmarking

Ansvariga och chefer använder denna typ av benchmarking för att identifiera det bästa sättet att konkurrera på marknaden. Under processen identifierar företagen de vinnande strategierna (vanligtvis utanför sin egen industri) som framgångsrika företag använder och tillämpar på egen strategisk process. Det är också vanligt att jämföra de strategiska målen för att hitta nya strategiska val.

Prestanda benchmarking

Det handlar om att jämföra ditt företags produkter och tjänster. Enligt Bogan & English fokuserar verktyget huvudsakligen på produkt- och servicekvalitet, egenskaper, pris, hastighet, tillförlitlighet, design och kundnöjdhet, men det kan mäta allt som har mätbara mätvärden, inklusive processer. Prestationsmarkering bestämmer hur starka våra produkter och tjänster är i förhållande till våra konkurrenters.

Process benchmarking

Det krävs att man tittar på andra företag som bedriver liknande aktiviteter och identifiera de bästa metoderna som kan tillämpas på dina egna processer för att förbättra dem. Process benchmarking är en separat typ av benchmarking, men brukar härledas från prestationsbenchmarking. Detta beror vanligtvis på att företagen först identifierar de svaga produkternas eller tjänsternas konkurrenskraft och fokuserar sedan på nyckelprocesserna för att eliminera dessa svagheter.

Exempelvis identifierar en organisation som använder prestationsjämförelse att deras produkt ”X” är överlägsen i egenskaper, tillverkningskvalitet och design, men är dyrare än konkurrentens produkt ”Y”. Därefter fastställer företaget vilka processer som är förenat med störst kostnader för produkten och söker hur man förbättrar dem genom att titta på liknande men mindre kostnadseffektiva processer i andra företag.

Tillvägagångssätt

Förutom del olika typerna av benchmarking finns det fyra sätt att göra benchmarking. Det viktigaste är att välja det mest optimala sättet för att så lång som det är möjligt minska kostnaderna för aktiviteten och förbättra chansen att hitta de ”bästa standarderna” du kan lita på.

Intern benchmarking

I stora organisationer, som arbetar på olika geografiska platser eller hanterar många produkter och tjänster, utförs vanligtvis samma funktioner och processer av olika grupper, affärsenheter eller divisioner. Detta leder ofta till att processer utförs mycket bra i en division men dåligt i en annan. Intern benchmarking används för att jämföra arbetet med separata team, enheter eller divisioner för att identifiera de som arbetar bättre och dela kunskapen i hela företaget till andra team för att uppnå högre prestation. Detta sätt är vanligt att företag använder som nyligen expanderat geografiskt, men har ännu inte skapat riktiga rutiner för kunskapsöverföring mellan divisioner. Om sådana system är på plats, är det inte nödvändigt att använda intern benchmarking för att leta efter bästa praxis.

Extern eller konkurrensbenchmarking

Vissa författare använder dessa termer utbytbart men det finns några skillnader mellan dem. För det första avser konkurrensbenchmarking en process när ett företag jämför sig med konkurrenterna inom sin bransch. Extern benchmarking ser till både inom och utanför branschen för att hitta bästa praxis och därmed även konkurrensbenchmarking. För det andra kommer konkurrensbenchmarking (reds anmärkning) endast att användas med benchmarking för att jämföra dina produkter och tjänster. Strategisk eller processbenchmarking kommer inte att vara lönsamma alternativ, eftersom det blir mycket svårt att hitta en konkurrent, som vill dela känslig information med dig och du kommer aldrig att konkurrera med din konkurrent om du ska använda deras strategi eller processer. Dessutom är extern benchmarking ett mer fördelaktigt sätt att använda på grund av att det ger större möjligheter att hitta bästa praxis.

Funktionell benchmarking

Chefer och ansvariga för supporterande (funktionella) avdelningar tycker ofta det är användbart att analysera hur väl deras supporterande område fungerar jämfört med supporterande (funktionella) områden i andra företag. Det är ganska enkelt att identifiera de bästa marknadsförings-, finans-, personal- eller verksamhetsavdelningarna i andra företag, som utmärker sig vad de gör och sedan tillämpa dessa metoder på ditt eget supportområde. På så sätt kan företagen titta på ett brett spektrum av organisationer, till och med icke-närstående, och istället för att förbättra separata processer kan de förbättra hela supportområden.

Generisk benchmarking

Enligt Kulmala innebär generisk benchmarking till något som ”fokuserar på utmärkta arbetsprocesser snarare än på en viss organisations /affärsutövande/affärspraxis”. Exempel 1: Om t.ex. din organisation vill förbättra sitt arbetssätt och processer inom marknadsföring och jämför med organisationen A. Samtidigt som denna jämförelse studeras noteras även hur väl företaget A:s personalresurser hanteras med hjälp av ”big-data”-analys. Detta bidrar till att ge idéer och insikt om möjligheten att använda datainsamling för att förbättra organisationens övergripande processer och prestation. Exempel 2: Det andra exemplet med generisk benchmarking är när din organisation jämför egna processer mot allmänt bäst accepterade standarder inom något område. De flesta organisationer vill framstå som lärande organisationer och genom att tillämpa jämförelse med bäst accepterade standarder, blir också din organisation en lärande organisation och använder sig av generisk benchmarking. benchmarking:

Fördelar

• Lätt att förstå och använda
• Om det görs ordentligt kan det oftast ske till en låg kostnad som kan ge ökad lönsamhet och vinstmöjligheter
• Förser företaget/organisationen med innovativa idéer
  Bringar innovativa idéer till företaget
• Ger dig insikt om hur andra företag organiserar sina verksamheter och processer
• Ökar kostnadsmedvetenheten och prestationsnivåer jämfört med dina rivaler/konkurrenter
• Underlättar samarbetet och ökar föreståelsen mellan team, avdelningar, enheter och divisioner.

Nackdelar

• Du behöver identifiera och söka upp en benchmarking partner
• Det är ibland omöjligt att tilldela en mätvärde för att mäta en process.
• Du kan behöva anställa en konsult
• Om din organisation inte har erfarenhet av benchmarking kan de initiala kostnaderna vara stora
• I sällan är chefer och ansvariga motståndare till de förändringar som krävs för att förbättra prestationer och processer
• I många fall är de bästa metoderna som identifieras inte tillämpliga på hela din organisation.
• Några av de bästa metoderna gäller inte hela din organisation.

Använda verktyget

Benchmarking används i stor utsträckning inom organisationer, men det finns egentligen ingen universell metod eller process etablerad för hur man kan utföra benchmarking. Varje organisation utformar sitt eget sätt och nedan visar vi med en illustration hur olika tillvägagångssätt kan väljas:

Guide för benchmarking

1. Välj endast ut de produkter, tjänster eller processer som fungerar dåligt eller mindre bra.fungerar dåligt. Att jämföra de processer du är bra på leder bara till resursslöseri och leder inte fram till förbättrade resultat
2. Definiera specifika mätvärden eller processer som ska mätas. Var försiktig så att du inte väljer för breda processer som inte kan mätas eftersom du då inte kan jämföra dessa ordentligt
3. Förbered ditt företag för förändring. Din organisation måste övervinna motståndet mot förändring för att ställa om till att verka för bästa praxis som går att identifiera
4. Välj det team eller arbetsgrupp som är mest kvalificerat. Även om benchmarking är lätt att använda bör inte vem som helst ansvara för genomförandet framför allt när det gäller införandet av ”bäst praxis” inom organisationen.
5. Använd nätverk och system för benchmarking. Det finns flera olika sätt, organisationer och även system på marknaden som går att utnyttja för att underlätta processen och på så sätt också minska kostnaderna för benchmarkingen.
6. Leta också efter de bästa standarderna och idéerna även inom orelaterade områden. Många viktiga upptäckter kommer att göras genom att observera de företag som inte direkt verkar inom din industri eller bransch

Benchmarking-hjulet

Den s.k. ”hjulmodellen” introducerades i en artikel i tidsskriften ”Benchmarking for Quality” och är en fem-stegsmodell som presenterades efter en studie av 20 andra modeller genomförts. Modellen illustrerar fem enkla steg som hjälper till att: planera, identifiera, samla in, analysera och förbättra. Var och ett av steg beskrivs nedan:

1. Planera: Samla ett team eller arbetsgrupp. Ge anvisningar vad det är som ska jämföras/benchmarking och förse teamet med relevanta värden för att mäta
2. Identifiera: Identifiera benchmarking-organisationer eller informationskällor, där du kan samla informations ifrån
3. Samla in: Välj metod för insamling av informationen och samla in uppgifterna för de definierade mätvärden du bestämt
4. Analysera: Jämför mätvärdena och identifiera skillnaden eller gapet i prestanda mellan ditt företag och organisationen som observerats. Presentera resultaten och föreslå rekommendationer om hur organisationen kan förbättra prestationen etc.

Förbättra: Genomför förändringar i dina produkter, tjänster, processer eller strategi som leder fram till bättre resultat och ökad lönsamhet