Competency Framework (kompetensramverk)

Competency Framework: Teori och hur man designar det

Ett Competency Framework (kompetensramverk) är en strukturerad modell som definierar de färdigheter, kunskaper, beteenden och attityder som krävs för att framgångsrikt utföra specifika roller inom en organisation. Ramverket används som ett verktyg för att säkerställa att medarbetare har rätt kompetenser för att bidra till organisationens mål och visioner.

Ramverket hjälper organisationer att standardisera sina förväntningar, stödja medarbetarutveckling och förbättra prestationshantering. Det används inom rekrytering, utbildning, karriärplanering och prestationsbedömning.

---

Teoretiska grunder i Competency Framework

Kompetenser inom ramverket kan delas in i tre huvudkategorier:

1. Kärnkompetenser (Core Competencies):
   Kompetenser som är gemensamma för alla roller i organisationen och som stödjer dess värderingar och kultur.
   • Exempel: Kommunikationsförmåga, samarbete, kundfokus.
2. Rollspecifika kompetenser (Role-Specific Competencies):
   Kompetenser som krävs för att utföra en specifik roll framgångsrikt.
   • Exempel: Teknisk expertis för en ingenjör, försäljningsförmåga för en säljare.
3. Ledarskapskompetenser (Leadership Competencies):
   Kompetenser som krävs för att leda och inspirera team, projekt eller organisationen som helhet.
   • Exempel: Strategiskt tänkande, beslutsfattande, konflikthantering.

---

Hur man designar ett Competency Framework

Ett kompetensramverk utformas i flera steg. Det är viktigt att processen är datadriven, inkluderande och anpassad till organisationens mål.

1. Definiera syftet

• Börja med att fastställa varför organisationen behöver ett kompetensramverk. Är det för att förbättra rekryteringsprocessen, stödja medarbetarutveckling eller identifiera talanger för ledarskapsroller?
• Exempel: Ett företag vill skapa en tydligare koppling mellan medarbetarnas prestationer och verksamhetens strategiska mål.

---

2. Analysera organisationens behov

• Utför en kompetensanalys för att identifiera vilka färdigheter och beteenden som är nödvändiga för att nå organisationens mål.
• Inkludera nyckelintressenter som ledare, HR och medarbetare i analysen för att få en heltäckande bild.

---

3. Identifiera nyckelkompetenser

• Lista de kompetenser som är relevanta för organisationen. Dessa kan inkludera både tekniska färdigheter (t.ex. programmering) och mjuka färdigheter (t.ex. ledarskap).
• Dela upp dem i kärn-, rollspecifika och ledarskapskompetenser.

---

4. Definiera kompetenserna

• Beskriv varje kompetens tydligt genom att inkludera:
  • Definition: Vad innebär kompetensen?
  • Beteendeindikatorer: Hur ser framgång ut för den här kompetensen?
  • Nivåer: Specificera olika färdighetsnivåer, t.ex. nybörjare, mellan, avancerad.
• Exempel på definition:
  • Kompetens: Kommunikationsförmåga.
  • Definition: Förmågan att tydligt och effektivt uttrycka idéer i tal och skrift.
  • Beteendeindikatorer: Aktivt lyssnande, tydliga presentationer, lämplig tonalitet beroende på publik.

---

5. Koppla till HR-processer

• Integrera ramverket i organisationens befintliga HR-processer som:
  • Rekrytering: Matcha kandidater med de kompetenser som krävs för rollen.
  • Utveckling: Skapa utbildningsprogram som stöder kompetensutveckling.
  • Prestationshantering: Använd ramverket som en bas för bedömningar och feedback.

---

6. Testa och justera

• Pilottesta ramverket på specifika roller eller avdelningar för att säkerställa att det är praktiskt och relevant.
• Justera baserat på feedback och gör nödvändiga förbättringar.

---

7. Kommunicera och implementera

• Informera medarbetare och ledning om ramverket och dess fördelar.
• Ge utbildning för att säkerställa att det används effektivt.

---

Exempel på tillämpning av Competency Framework

1. Unilever – Kompetensdriven rekrytering och utveckling

Unilever använder ett globalt kompetensramverk för att säkerställa att deras medarbetare har färdigheterna som krävs för att driva innovation och hållbarhet.

• Tillämpning:
  • Kärnkompetenser som ”kundfokus” och ”samverkan” används som riktlinjer för rekrytering.
  • Rollspecifika kompetenser används för att utforma utbildningsprogram och karriärvägar.
• Resultat:
  • Medarbetarna utvecklas kontinuerligt, vilket säkerställer att företaget håller sig konkurrenskraftigt på en global marknad.

---

2. IBM – Strategisk kompetensutveckling

IBM har ett kompetensramverk som är utformat för att stödja företagets teknologiska innovation.

• Tillämpning:
  • Tekniska kompetenser (som programmering och dataanalys) kartläggs och används för att designa utbildningsprogram.
  • Ledarskapskompetenser, som ”beslutsfattande i osäkerhet”, används för att identifiera framtida ledare.
• Resultat:
  • IBM kan snabbt anpassa sig till teknologiska förändringar och utveckla sina medarbetares färdigheter för framtida behov.

---

3. NHS (National Health Service) – Kompetensbaserad vård

Den brittiska hälso- och sjukvårdsorganisationen NHS använder ett kompetensramverk för att säkerställa att vårdgivare har rätt kunskaper och beteenden för att leverera högkvalitativ vård.

• Tillämpning:
  • Ramverket innehåller både tekniska kompetenser (som medicinsk diagnostik) och mjuka färdigheter (som empati och kommunikation).
  • Det används för att designa utbildningsprogram och prestationsbedömningar.
• Resultat:
  • Patientnöjdheten och vårdkvaliteten förbättras, samtidigt som personalens engagemang ökar.

---

Fördelar med ett Competency Framework

1. Strukturerad bedömning:
   Organisationer kan bedöma medarbetare och kandidater mer objektivt baserat på definierade kriterier.
2. Stödjer karriärutveckling:
   Medarbetare får en tydlig förståelse för vad som krävs för att avancera i organisationen.
3. Förbättrar prestation:
   Genom att identifiera och utveckla viktiga kompetenser förbättras både individuell och organisatorisk prestation.
4. Anpassningsförmåga:
   Organisationer kan snabbt identifiera och fylla kompetensgap för att möta förändrade affärsbehov.

---

Nackdelar med Competency Framework

1. Tidskrävande att skapa:
   Att designa ett detaljerat och användbart ramverk kräver mycket resurser och tid.
2. Risk för överkomplexitet:
   För många kompetenser eller för detaljerade nivåer kan göra ramverket svårt att använda.
3. Bristande flexibilitet:
   Ett stelbent ramverk kan vara svårt att anpassa till förändrade marknadsförhållanden eller nya strategiska mål.

---

Sammanfattning

Ett Competency Framework är en kraftfull modell för att definiera och utveckla medarbetares färdigheter, kunskaper och beteenden i linje med organisationens mål. Det används framgångsrikt av globala företag som Unilever och IBM, samt inom offentliga sektorer som NHS. Genom att implementera ett väl designat ramverk kan organisationer förbättra sin rekrytering, utbildning och prestationshantering, vilket leder till högre effektivitet, engagemang och konkurrenskraft.