Är din organisation rätt utformad och strukturerad för att uppnå bäst resultat/effektivitet och hur vet du det i sådana fall? Är organisationen utformad på ett sådant sätt att personal/medarbetare känner engagemang och lust? Och framför allt, hur skiljer sig en dåligt utformad organisation från en bra?

Det här kan vara några av de frågor du behöver fundera på när du ser över din organisation och strukturen för den.

De flesta likställer organisationsdesign med organisationens struktur och refererar ofta till termer såsom ”slimmad” och ”platt” organisation för att beskriva organisationens design såväl som dess struktur. Faktum är att organisationsdesign omfattar mycket mer än bara strukturen: Organisationsdesign är lika med processen att anpassa en organisationsstruktur till sitt uppdrag eller övergripande affärsmål. Det innebär att titta på det komplexa förhållandet mellan uppgifter, arbetsflöde, ansvar och chefer/ledare och se till att alla stödjer verksamhetsmålen.

Bra organisationsdesign utvecklar och bidrar till kommunikation, produktivitet och innovation. Det skapar en miljö där människor kan arbeta effektivt.

Många produktivitets- och effektivitetsproblem kan härledas tillbaka till dålig organisationsdesign. Ett företag kan ha ett bra uppdrag, bra människor, bra ledarskap, etc., men fungerar fortfarande inte optimalt på grund av undermålig organisationsdesign.

Till exempel kan ett företags försäljningsavdelning och produktionsavdelning fungera som separata enheter. De behöver trots allt kommunicera om kundbehov och har inte organiserats för att göra detta och som ett resultat presterar företaget sämre. Ett annat enkelt exempel är när ett företag har som plan att växa genom att förvärva nya kunder. Om säljkåren fortfarande belönas för bibehållandet av befintliga kunder så resulterar även detta i sämre prestation med följd av att företaget inte utvecklas i den riktning som är avsedd.

Hur arbetet utförs, affärsprocesser, informationsdelning och hur personalen stimuleras är alla faktorer som påverkar hur väl organisationen presterar.

Med tanke på betydelsen av organisationsdesign så kan man undra varför är det så ofta det skylls på ineffektivitet och dåliga rutiner när organisationen inte presterar? Anledningen är att organisationer ofta utvecklas i egen takt när den växer snarare än att bli designade. Med liten eller ingen planering alls kommer den organisation som uppstår och designen av den med stor sannolikhet vara felaktig samt inte bidra till att rätt slags belöningssystem finns eller att information inte delas mellan affärskritiska ansvarsområden.

När planering saknas eller uteblir så resulterar klassisk organisationsdesign oftast i en skrivbordsprodukt som bygger på en hierarkisk struktur. Denna struktur är vanlig eftersom företagsledare och chefer ofta är ovilliga att avstå från kontroll och makt. Sådana strukturer kan emellertid sakna flexibilitet, missa möjligheten till att dra nytta av resurser och underskatta potentialen och kompetensen hos nyckelpersoner. När det gäller bra organisationsdesign handlar det om att få rätt balans – att få rätt kontroller, rätt flexibilitet, rätt incitament, och få ut det mesta av människor och andra viktiga resurser.

I det här avsnittet tittar vi först på olika typer av organisationsdesign och dess användningsområden. Vi tittar sedan mer i detalj på de viktigaste aspekterna av organisationsdesign och serverar några tips om hur du ser till att din organisation är anpassad till övergripande affärsmål.

Typer av organisationsstruktur

De flesta organisationer är utformade eller utvecklas över tid att innehålla inslag av hierarkisk och organisk struktur. (Organiska strukturer är mer informella, mindre komplexa och mer “ad hoc”-liknande beteende än hierarkiska strukturer. Dessa organisationer är oftast beroende av personer inom organisationen som genom egna initiativ justerar hur de fungerar när omständigheterna förändras.)

Innan vi tittar på några av de vanliga typerna av organisationsstruktur är det värt att titta på vad som karaktäriserar en hierarkisk struktur och hur den står i kontrast till en organisk struktur. Det är värt att säga att en typ av struktur inte är egentligen bättre än en annan. Det är snarare viktigt att se till att organisationsdesignen är anpassad till organisationens syfte och för människorna inom den.

Kännetecken Hierarkisk Struktur Organisk Struktur
Komplexitet Hög komplexitet med mycket horisontella indelningar i funktioner, avdelningar och divisioner. Lägre grad av komplexitet, ingen riktig hierarki och mindre formell ansvarsfördelning.
Formell Stark formell struktur med många och väldefinierade kontrollfunktioner och ansvar. Lägre grad av komplexitet, ingen riktig hierarki och mindre formell ansvarsfördelning.
Deltagande Lågt deltagande längre ner i organisationen avseende på beslutsfattande och möjlighet till påverkan. Högre deltagande – anställda på lägre nivå har större inverkan på beslutsfattande och större möjlighet till påverkan.
Kommunikation Top-down – informationen börjar överst och skickas neråt till anställd i organisationen. Top-down-down-top-kommunikation som flödar framåt och tillbaka med färre hinder på vägen.

Funktionell struktur

I en funktionell struktur är funktioner (redovisning, marknadsföring, HR osv) ganska separerade där var och en leds av en ledande befattningshavare som rapporterar till verkställande direktören. Fördelen kan vara att man uppnår effektivitet och skalfördelar där funktionella färdigheter är avgörande. Den största nackdelen är att funktionella mål kan komma att överskugga organisationens övergripande mål.

Avdelnings/divisionsstruktur

I en avdelnings- eller divisionsstruktur är företaget organiserat i kontor eller på platser där kunderna befinner sig. Varje avdelning eller division är autonom och har en divisionschef som rapporterar till bolagets VD. Varje affärsenhet är strukturerad i typisk funktionell linjeorganisation. Fördelen med dessa organisatoriska indelningar är lokalt fokus eftersom varje division är fri att koncentrera sig på sin egen prestation. Nackdelen är att funktioner och energi dubbelarbetas inom företaget. Till exempel kan varje division ha en separat marknadsföringsfunktion och riskerar därför att vara ineffektiv i sina marknadsföringsinsatser.

Mer organiska strukturer inkluderar oftast enkla, platta strukturer, matrisorganisationer och nätverksstrukturer såsom:

Enkel struktur

Enkel struktur återfinns ofta i småföretag där den enkla organisationsstrukturen är platt. Det kan ha bara två eller tre nivåer och anställda tenderar att arbeta som ett stort team där alla i princip rapporterar till en person. Fördelarna är effektivitet och flexibilitet och där ansvar är vanligtvis tydlig. Den största nackdelen är att denna struktur kan hålla tillbaka tillväxten när företaget kommer till en storlek där grundaren eller VD inte kan fortsätta att fatta alla beslut.

Matrisstrukturen

I en matrisstruktur har de anställda vanligen två eller flera linjer att rapportera till. En matrisorganisation kan till exempel kombinera både funktionella och delade ansvarsområden. En marknadsansvarig kan till exempel rapportera till den funktionella marknadschefen och chefen för det geografiska området han eller hon arbetar inom. Fördelen är att organisationen fokuserar på divisionens prestanda samtidigt som man delar funktionella specialkunskaper och resurser. Den största utmaningen och som ofta leder till problem är dess komplexitet – där effektiviteten minskar med två hierarkier och med den extra utmaning det innebär med prestige och spänning mellan de två ansvariga cheferna.

Nätverksstruktur

Nätverksstruktur är ofta förknippad med en slimmad struktur där denna typ av organisation har centrala funktioner som driver den strategiska verksamheten. Dessa organisationer lägger ut eller ”outsourcar” funktioner som inte är ”core business” på underleverantörer och lite beroende på organisation kan dessa innefatta tillverkning, distribution, informationsteknik, marknadsföring och andra funktioner. Denna struktur är oftast mycket flexibel och kan nästan direkt anpassas till förändringar på marknaden. Nackdelen är att organisationen inte har full kontroll och är beroende av tredje person och komplexiteten med att hantera outsourcing och hantering av underleverantörer.

Fatta beslut om organisationsdesign

Med tanke på de många alternativen för struktur och design hur kan du tänka när du ska designa din egen organisation? Olika organisationsstrukturer har olika fördelar i olika situationer. Det som är viktigt är den övergripande organisationsdesignen anpassad till affärsstrategin och den marknadsmiljö där verksamheten opererar och befinner sig. Organisationen måste ha rätt kontrollfunktioner, rätt flexibilitet, rätt incitament, rätt personer och rätt resurser.

Nedan följer ett axplock av saker som du kan tänka på när du tänker på din organisationsstruktur.

  • Strategi – Organisationsdesignen måste stödja din strategi. Om din organisation har för avsikt att vara innovativ verksamhet kommer en hierarkisk struktur inte att fungera särskilt väl. Om din strategi är att verka med låga kostnader, höga volymer kan istället en formell struktur med väl utvecklade kontrollstationer vara den bästa designen.
  • Storlek – Designen måste ta hänsyn till organisationens storlek. En liten organisation kan bli förlamad genom för mycket specialisering. I större organisationer kan det däremot vara stordriftsfördelar som kan uppnås genom att behålla funktionella specialavdelningar och team. En stor organisation har mer komplicerade beslutsfattande behov och vissa beslutsansvar kommer sannolikt att vara delegerade eller decentraliserade.
  • Marknadsmiljö – Om marknadsmiljön du arbetar inom (kunder, leverantörer, tillsynsmyndigheter, etc.) är oförutsägbar eller föränderlig måste organisationen vara tillräckligt flexibel för att reagera på detta.
  • Kontroller – Vilken nivå av kontroll är rätt i din verksamhet? Vissa aktiviteter behöver särskilda kontroller (till exempel bankverksamhet, underhåll av flygtransporter etc.) medan andra är mer effektiva när det finns hög grad av flexibilitet.
  • Incitament – incitament och belöningar måste anpassas till företagets strategi och syfte. När belöningssystemen är felkonstruerade kan de få motsatt effekt eller bara bli självuppfyllande istället för att bidra till de övergripande strategierna som t.ex. tillväxt genom ökad kundtillströmning.

Naturligtvis är det många fler saker som har betydelse och spelar roll när man designar en organisationsstruktur. De saker som nämns i detta avsnitt är bara några få, men viktiga faktorer som ofta har blivit fel när en organisation tappar fokus eller inte är tillräckligt effektiv.

I varje fast av tillväxt eller varje förändring behöver organisationsdesignen omprövas och justeras vid behov. Listan på faktorer kan också hjälpa dig att identifiera problem som hämmar teamutveckling lagproblem och/eller på andra sätt motverkar ditt företag.

Det finns en stor mängd organisationsteorier på marknaden och många gånger är det bra att använda sig av flera modeller och verktyg för att belysa organisationsdesignen. Du kan även läsa om t.ex. RACI-modellen som är inriktad på ansvarsområden eller Greiner-kurvan som handlar mer om organisationens tillväxtkurva.