Denna artikel ger en praktisk förklaring till kommunikationsplanen. Efter att ha läst denna artikel kommer du ha insikt i och förstå grunderna i detta kraftfulla kommunikationsverktyg.

Vad är en kommunikationsplan?

En kommunikationsplan är ett strukturerat tillvägagångssätt som används för att ge olika intressenter information. Den detaljerade kommunikationsstrategin identifierar vem som måste få vilken specifik information, när denna information måste tillhandahållas och vilka kanaler som ska användas för detta ändamål. Alltså:

  • Vem?
  • När?
  • Vilka kanaler?

En kommunikationsplan kan jämföras med en färdplan för att förmedla ett budskap till mottagaren både internt, inom organisationen och till den yttre omgivningen.

Till exempel, när en ny produkt eller ett projekt ska introduceras måste detta överföras till de personer som bör och vill bli informerade. Med det kommunikationsplanen kan en organisation skicka ett tydligt och specifikt meddelande med mätbara resultat. Interna projekt kan också dra nytta av en tydlig kommunikationsplan. Detta identifierar vem som ansvarar för att generera och hantera (konfidentiell) information. En kommunikationsplan handlar inte bara om att förmedla information ensidigt utan också om att ställa frågor och motfrågor. Kommunikationen är trots allt dubbelriktad.

Steg-för-steg kommunikationsplan

Att utveckla en kommunikationsplan kan vara mycket tidskrävande, men fördelarna överväger säkert nackdelarna. Att investera tid och ansträngning på en väl genomarbetad kommunikationsplan brukar ge stora besparingar i slutändan. Det finns olika anledningar till att skapa en kommunikationsplan. Exempel är:

  • Informera målgruppen om ett problem inom organisationen
  • Rekrytering av ny personal
  • Kommunicera evenemang eller händelser
  • Kommunicera utmärkelser
  • Kommunicera framgångar
  • Kommunicera rättelser och uppdateringar
  • Krishantering inom och utom organisationen

Använd stegen nedan för att skapa en effektiv kommunikationsplan.

1. Bakgrund

Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen. Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt. Detta gör det enklare att se helheten och förstå vad och varför!

2. Identifiera målet

Identifiera om det finns ett mål som ska kommuniceras. Det är möjligt att den bästa kommunikationsstrategin är beroende av själva budskapet. Om ett mål måste kommuniceras, se till att budskapet eller målet är SMART. Definiera de mer allmänna och de specifika kommunikationsmålen.

3. Nulägesbeskrivning/nulägesanalys

Vilka omständigheter inom organisationen kan vara av betydelse? Vilka andra nuvarande omständigheter i vår omvärld kan vara av betydelse?

  • Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen
  • Vad är det som ska kommuniceras i förhållande till projekt/aktivitetens mål?
  • Finns det något problem som kommunikationsplanen bör lösa?

Var också tydlig med vilka avgränsningar som behöver göras, m.a.o vilka problem eller frågeställningar ska inte kommunikationsplanen lösa?

4. Syfte

Beskriv syftet med kommunikationen och varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå. Syftet ska uttryckas som den generella målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål.

5 . Strategi

Tänk igenom strategin för kommunikationsplanen och koppla den valda strategin till kommunikationsbehov och förutsättningar. Alla aktiviteter eller projekt har risker och framgångsfaktorer. En del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation.

Vad kan motverka kommunikationsmålen. Vilka hinder finns? Konkurrenter?

  • Vilka risker med projektet behöver kommuniceras/hanteras innan problem uppstår?
  • Finns det några personer som är särskilt viktiga att ha med sig för att projektet ska kommuniceras på bästa sätt?

Ett sätt att arbeta fram strategin är utarbeta en SWOT-analys (Strengths Weaknesses, Opportunities och Threats). Tänk igenom styrkor, svagheter, möjligheter och hot för kommunikationen.

Glöm inte att analysera ditt resultat och göra en åtgärdsplan, gör detta på de punkter som du anser är prioriterade och av tillräcklig vikt, beskriv detaljerat hur och när du ska utföra en aktivitet i åtgärdsplanen.

6. Mål

Beskriv de konkreta resultat som kommunikationen ska uppnå. Målen kan vara kvantitativa och kvalitativa.

  • Informationsmål – Vad ska målgruppen veta
  • Kunskapsmål – vad målgruppen ska kunna. Kan finnas på en skala mellan ”känna till”
    och ”Kunna räkna upp, veta, förstå”.
  • Attitydmål – vad målgruppen ska tycka. Kan finnas på skalan mellan ”Tolerera” och ”Älska”
  • Motivationsmål – vilken motivation ska målgruppen ha. Kan finnas på en skala mellan ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”
  • Beteendemål – vad målgruppen ska göra. Kan finnas på skalan från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”.

Mål bör vara kopplade till kommunikationsstrategi/projektmålen/aktivitetsmål/verksamhetsmål.

I detta steg måste man bestämma vilken mediekanal – eller kanaler – som är mest effektiva för att överföra meddelandet. Tänk på den avsedda publiken. Vilka medier använder de? Publiken kan lättare nås genom att använda det medium de brukar använda oftast. Fråga dig själv följande frågor:

  • Vilka medier föredrar din målgrupp?
  • Hur kan man nå målgrupper som inte eller knappast använder sig av det valda media?
  • Finns det risk för att informationen, eller en del av den, inte förmedlas korrekt via det valda mediet?
  • Finns det tillgängliga medel för den valda kommunikationsformen?
  • Bör möjligheten till ömsesidig kommunikation finnas? Eller är meddelandet en enkelriktad gata?

7. Målgrupper/aktörer

  • Definiera målgrupper, aktörer, intressenter och nyckelpersoner.
  • Vilka är aktörer/målgrupper?
  • Var befinner de sig?
  • Vilken situation befinner de sig i?
  • Hur ser kommunikationen ut till dem idag?
  • Vad kan de, vad kan de inte?
  • Vilka är deras förutsättningar?
  • Finns det primära och sekundära aktörer?
  • Ska några grupper/individer prioriteras?
  • Ska vi kommunicera olika saker till olika grupper/individer?
  • Behöver vissa målgrupper mer information än andra?

8. Budskap

Vad ska kommuniceras? Svara på frågorna: vad, varför och hur? Behöver informationen anpassas till flera olika målgrupper? Fundera kring vad målgruppen vet idag så ditt budskap och din kommunikation är på ”rätt nivå”

9. Kanal/Medieval

Fundera på den målgrupp som du har sagt är viktig för din kommunikation. Vart söker de information? Hur vill de ha sin information paketerad? Vart når du dem bäst?

10. Tid- och aktivitetsplan

Tidssätt planerade aktivitets- och projektleveranser, datum de beräknas vara klara samt en kortare beskrivning av dem. Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis

11. Budget

Gör en budget för din kommunikation och sätt kostnader på aktiviteter och projekt samt de eventuella investeringar som är nödvändiga. Exempelvis:

  • Material, tryck, digital produktion
  • Konsultarvoden
  • Rättigheter
  • Annonsering, digitalt, tryck
  • Övriga kostnader