Hur sker ”förändring” i din organisation? Sker det genom större initiativ eller ingår det naturligt i den pågående processen du jobbar med?

Vissa typer av förändringar kräver och behöver oundvikligen att det genomförs i ett stort projekt, vilket i sin tur innebär månader av hårt jobb, stora budgetar och förändringar/omvälvningar.

Men ett alternativt eller komplementärt tillvägagångssätt för att förbättra system, processer etc. är genom mer subtila, ständigt pågående förändringar och kontinuerliga förbättringar. Detta tillvägagångssätt är ofta undervärderat.

När en ny stor förändring har genomförts, kanske genom införande av ett nytt system eller en struktur, är allt då perfekt? Kommer de nya processerna vara utstakade och fastlagda tills nästa stora förändring om några år? Med stor sannolikhet kommer det inte att vara så. Faktum är att om denna inställning anammades skulle du förmodligen se en gradvis minskning av de fördelar som infann sig efter första perioden efter en större förändring. Delvis beroende på att små fel smugit sin in och justeringar måste alltid göras för att komma till rätta med detta.

Det finns alltid utrymme att göra små förbättringar, utmana inarbetade rutiner och finjustera processer och rutiner dagligen. Faktum är att du och dina kollegor förmodligen genomför den här veckan och nästa och nästa utan att kalla det ”förändring” eller för den delen ”ständig förbättring”. Du får garanterat en rad förbättringar på plats med det intuitiva tillvägagångssättet för ständig förbättring. Och över tid, summerar dessa förbättringar upp och resulterar i positiv inverkan på dina medarbetare och organisation.

Ett tillvägagångssätt och välkänd metod/modell för ständig förbättring kallas ”Kaizen”. Metoden kommer från Japan och ordet kan översättas till förändring (kai) för det goda (zen).

Kaizen bygger på den filosofiska tron ​​att allt kan förbättras. Vissa organisationer tittar exempelvis på en process och säkerställer den fungerar bra. Andra organisationer som följer Kaizen-principen ser istället en process som ständigt kan förbättras. Det betyder att ingenting någonsin betraktas som ett slags ”status quo” – det finns ständiga ansträngningar som bidrar till att förbättra saker och ting och som resulterar i små, ofta omärkbara förändringar över tid. Dessa mindre förändringar bidrar till betydande förändringar på längre sikt utan att verksamheten behöver gå igenom någon radikal innovation eller omställning. Det positiva med detta är att den är i de flesta fall ett mycket enklare sätt för personal att införa de förändringar som måste genomföras när ett företag växer och måste anpassa sig till sin föränderliga omvärld.

Förstå metoden

Eftersom Kaizen är mer en filosofi än ett specifikt verktyg/modell, finns dess tillvägagångssätt i många olika processförbättringsmetoder som sträcker sig från Total Quality Management (TQM), till användningen av t.ex. enkla saker som att organisationen har lådor i vilka man kan stoppa ner lappar med förslag på förbättringar (idag självklart intranät med den här funktionen). Under kaizen är alla anställda ansvariga för att identifiera brister och ineffektivitet och alla, på alla nivåer i organisationen, föreslår förändringar där förbättringar kan äga rum.

Kaizen syftar till förbättringar i produktivitet, effektivitet, säkerhet och minskning av resursslöseri och de som följer tillvägagångssättet erhåller oftast mycket positiva effekter i gengäld:

  • Mindre resursslöseri – inventarier används mer effektivt liksom medarbetarnas kunskap och kompetens
  • Människor är mer nöjda – de har en direkt inverkan på hur saker utförs
  • Förbättrat engagemang – medarbetare tar större ansvar för sin del i sitt jobb och är mer benägna att engagera sig för att göra ett bra jobb.
  • Förstärkt lojalitet – nöjda och engagerade personer är mer benägna att stanna kvar i organisationen
  • Förbättrad konkurrenskraft – ökad effektivitet tenderar att bidra till lägre kostnader och högre kvalitetsprodukter
  • Förbättrad kundnöjdhet – kommer av högre kvalitetsprodukter med färre fel
  • Förbättrad problemlösning – genom att titta på processer ur ett lösningsperspektiv gör det möjligt för anställda att lösa problem löpande
  • Förbättrade team – arbeta tillsammans för att lösa problem bidrar till att bygga och stärka befintliga projektteam och avdelningar

En annan japansk term som är associerad med kaizen är muda, vilket betyder ”slöseri”. Kaizen syftar till att minska slöseri genom att eliminera överproduktion, förbättra kvaliteten, vara effektivare, ha mindre ledig tid och minska ner på onödiga aktiviteter. Alla dessa aktiviteter blir till minskning av onödigt resursslöseri och vänder potentiella förluster till vinst.

Kaizen-filosofin utvecklades för att förbättra tillverkningsprocesserna, och det är en av de faktorer som ledde till framgången med japansk tillverkning genom högkvalitativa och låga kostnader. Du kan dock dra nytta av kaizen-tillvägagångssättet i många andra arbetsmiljöer, både på en personlig nivå eller för hela ditt team eller organisation.

Mycket av fokuset i kaizen är att minska ”slöseri” och detta slöseri tar sig uttryck i flera former:

  • Rörelse – material förflyttas i onödan innan ytterligare värde kan läggas till dem
  • Tid – förbrukad väntetid (inget värde utvecklas genom att vänta)
  • Defekter – som kräver returer för åtgärd eller måste kastas bort
  • Överbearbetning – moment som adderas till produkten än vad som är nödvändigt för att ge ”kunden” maximalt värde för pengarna
  • Varianter – Produktion av skräddarsydda lösningar där en standard lika gärna hade fungerat bra.

[Eventuell en tabell med exempel]

Tillämpa Kaizen

Nedan följer ett möjligt sätt att tillämpa Kaizen och det tankesätt det innebär.

  1. En bra metod är att upprätta en logg med idéer på saker som verkar ineffektiva eller att du vill förbättra. Det är ofta lättare att upptäcka dessa i stunden där du ser dem än att försöka reflektera över dessa vid ett annat tillfälle.
  2. Spendera tid en gång i månaden där du identifierar områden där det finns ”slöseri” på vilket sätt som du eller ditt team arbetar. Använd din logg med idéer som input, men tänk också på det större sammanhanget och det övergripande sättet som ni arbetar på. Gå igenom alla typer av resursslöseri som identifieras likt en checklista. Hur kan ”resursslöser” elimineras? Hur kan saker förbättras?
  3. Planera när du ska genomföra förändringar. Du måste hitta en balans mellan att ständigt göra förbättringarna omedelbart (så att resursslöseriområdet inte blir ett större problem) och undvika överdrivet stora förändringar.

Det är särskilt viktigt att ta hänsyn till de konsekvenser eller förvirring som det kan orsaka för andra, vilket i sin tur kan göra att de undviker att acceptera ändringen. Och ett bra sätt att bedöma effekterna av förändringar du överväger att genomföra är att använda ”Impact Analysis Tool”.

  1. Om förändringarna påverkar andra människor så var noga med att konsultera dem om de nya tillvägagångssätten och lyssna på deras kommentarer!

Kaizen är något du kan dra nytta av snabbt som en individ, men att tillämpa idéerna och tillvägagångssättet med din personal eller projektgrupp kommer att innebära en gemensam insats. Nedan följer ett antal möjliga tillvägagångssätt där Kaizen kan vara till hjälp hos din personal eller projektgrupp.

  • Tillsammans med din personal utforskar ni mer om Kaizen-filosofin – det här hjälper dig att omfamna idéerna och utveckla ett deltagande, teambaserat tillvägagångssätt.
  • Utveckla en förslagsprocess – hur kommer idéerna att samlas in och utvärderas?
  • Upprätta ditt övergripande kaizen-tillvägagångssätt och uppföljning i stället för att folk ska genomföra förändringar efter behov, ha ett tydligt system som ni följer.
  • Belöna idéer – ju fler idéer, desto mer kaizen kommer att tillämpas i det dagliga arbetet hos personalen.

Nyckelfaktorer

Kaizen är en filosofi som stöder ständiga, stegvisa processförändringar som innefattar hög effektivitet. På en nivå kan Kaizen hjälpa dig personligen att förbättra hur du arbetar genom att eliminera ”resursslöseri”. På organisationsnivå kan Kaizen vara ett kraftfullt lagarbete där tillvägagångssättet utnyttjar förslag och engagemang från personer på alla nivåer. Ett brett deltagande kan leda till att förbättra moral och tillfredsställelse lika mycket som det förbättrar produktion, kostnadsreduceringar och andra konkreta åtgärder. Om du väljer att implementera Kaizen inom din organisation kommer du bli förvånad över hur stor påverkan små förändringar kan göra och hur kulturen med ständig förbättring kan bli mycket positiv.