Den här artikeln ger en praktisk förklaring av HR Analys . Efter att ha läst kommer du att förstå grunderna i detta kraftfulla verktyg för HR-frågor.

Vad är HR Analys?

HR Analytics är tillämpning av data, statistik, analys och modellering av personaldata, vars syfte är att förbättra produktiviteten. HR Analys kallas också talanganalys eller personanalys. Det hjälper HR-chefen att fatta beslut baserat på data om anställda och det hjälper till att rekrytera, behålla och utbilda anställda. Om det används effektivt kan HR Analytics ha en stor inverkan på de affärsmässiga prestationerna.

Inom detta område med HRM (Human Resource Management) genomförs många analyser och studier som är relevanta för anställdas prestationer. Det handlar om att samla in mycket data. Det handlar vanligtvis om en specifik faktor som är relevant för HRM. Exempel kan vara produktivitet per anställd, intäkter per anställd, utbildningskostnader och så vidare.

HR Analytics handlar inte bara om att samla in data om anställdas prestanda, utan försöker också ge insikt i olika processer inom organisationen. Det gör det genom att samla in information om processen. Denna information kan sedan användas för att förbättra processen med Business Process Re-engineering (BPM) .

Värde för organisationen?

Human Resource Management har tillgång till mycket värdefull information om anställda. Om de används effektivt kan dessa data användas för att möjliggöra förändring i organisationen och förbättra prestationer. Uppgifterna används för att hålla anställdas erfarenhet och tillfredsställelse igång, övervaka prestationer och dra slutsatser om resultat.

Uppgifterna kan också användas för att formulera rekommendationer om investeringar i utbildning som hjälper anställda att utveckla rätt kompetens. Anställda kan omskolas av många olika skäl. De kan få ett nytt jobb, eller så kan organisationens affärsmodell förändras. De nya kompetenserna kommer då att vara avgörande för den nya affärsmodellen.

Vad mäter HR Analys?

För att effektivt kunna ge insikter till organisationen måste man bestämma vilka data som måste registreras för att modellera möjliga resultat och förutsäga scenarier. Detta är en tvärvetenskaplig process som kräver närvaro av både HR-chef och någon från ledningen som fattar strategibeslut. Baserat på organisationens övergripande strategi skapas sedan en strategi för personaladminstration.

HR Analys kan sedan användas för att föreslå vissa data som bör analyseras baserat på viktiga prestationsindikatorer (KPI – Key Performance Indicators) . Viss statistik som används mycket i HR Analys är:

Inkomst per anställd

Inkomsten per anställd beräknas genom att dividera företagets totala intäkter med det totala antalet anställda. Resultatet visar hur mycket pengar som genereras per anställd i genomsnitt. Det är en mätning som kan användas för att bestämma effektiviteten i organisationen som helhet.

Utbildningseffektivitet

Utbildningseffektiviteten kan mätas genom att göra en analys av flera uppsättningar data, såsom testresultat och prestationsförbättringar.

Utbildningskostnader per anställd

Utbildningskostnaderna per anställd beräknas genom att dividera de totala utbildningskostnaderna med det totala antalet anställda ett företag har.

Omsättningshastighet

Omsättningsgraden är den hastighet som anställda frivilligt beslutar att lämna sina jobb. Förhållandet kan beräknas genom att dela det totala antalet anställda som lämnar organisationen med det totala antalet anställda som arbetar i organisationen.

Samma princip kan tillämpas på ofrivillig omsättningshastighet. Detta är när en anställd sägs upp.

Frånvaro på grund av sjukdom

Frånvaro är en ofta uppmätt statistik och med goda skäl. Frånvaro på grund av sjukdom berättar något om produktiviteten och mäts genom att dela antalet sjukdagar med det totala antalet arbetsdagar. Om det finns lite frånvaro kan detta vara en indikation på nöjda anställda. Om det är högt kan det indikera stress, missnöje eller andra negativa faktorer.

Typer av data i HR Analys

Uppgifterna som HR behöver för HR-statistiken som nämns ovan samlas in från interna och externa källor.

Interna data

Interna data gäller specifikt för data som har erhållits från personalavdelningen. HRM-systemet innehåller olika datamängder som används för HR Analys. Några exempel på interna data är:

  • Anställningstid
  • Arbetstagarersättning
  • Anställdas utbildningshistoria
  • Rapporter om anställdas prestationer
  • Detaljer om potentiella nyckelpositioner
  • Disciplinära åtgärder mot anställda

Externa data

Extern information erhålls från länkar med andra positioner i organisationen. Data från HRM utanför är viktiga eftersom de erbjuder ett allmänt perspektiv. Några exempel på extern information som en organisation kan använda för HR Analytia är:

Finansiella data

För att exempelvis beräkna kostnaderna per anställd kräver HRM breda finansiella data. Denna information begärs från ekonomiavdelning eller revisorer.

Anställdas uppgifter

Anställda genererar mycket data över tid som ständigt registreras. Exempel på data som kan finnas tillgängliga är från när de ursprungligen kontaktades för jobbet eller när den anställde ansökte. En anställds sociala mediekanaler kan också kontrolleras ibland, liksom de input de ger i feedbackundersökningar.

Historisk data

Historisk data används för att känna igen mönster i anställdas beteende i olika tider. Tänk till exempel på globala, ekonomiska eller politiska händelser. Sådana storskaliga trender kan inte upprättas endast med intern information. Ett exempel på en händelse som förändrade hur anställda tänkte på sina jobb var lågkonjunkturen 2008. Denna typ av data hjälper företag att förutse hur människor kommer att reagera i framtida situationer.

HR Analys i fyra steg

Utvecklade och effektiva personalavdelningar har ett stort antal verktyg, förfaranden, regler och ramverk till sitt förfogande för att analysera resultaten. I mindre organisationer är dock skalan ofta mycket mindre. För att komma igång kan du följa de fyra stegen nedan.

1. Skapa en handlingsplan

Det viktigaste kravet för att använda HR Analys för att göra framsteg är att definiera mål. Vad är målet med dataanalysen? Vilka områden behöver undersökas? Vilka system och källor är nödvändiga och hur kan man nå dem? Genom att besvara dessa frågor och inkludera så många relevanta frågor som möjligt kan en komplett och fokuserad handlingsplan utformas .

2. Samla in data

Det andra steget är faktiskt att samla in data. Samla all information som ställdes i steg 1. För att få tillgång till data som frånvaro måste de berörda avdelningarna kontaktas. Glöm inte att inkludera alla informationskällor från föregående kapitel. Och glöm inte att tänka på följande:

  • Anställdas integritet
  • Anställdas medgivande
  • IT-säkerhet

3. Kombinera färdigheter och teknik

Få människor kan zooma in på mycket komplexa data och sedan utföra grundliga analyser. Stödjande tekniker kan hjälpa till här och bearbeta till hanterbara rapporter och visualiseringar. Låt sedan HR-experten tolka uppgifterna.

4. Analysera och utveckla

När HR-avdelningen har tillgång till källorna till information och teknik kommer kraftfulla och värdefulla insikter att bli tydliga för hela företaget. Dessa insikter kan hjälpa organisationen att öka produktiviteten och sträva efter framtida framgångar.

Fördelar med HR Analytics

Anställda utgör en stor andel av alla organisationer. Företag är medvetna om att deras organisations framgång i hög grad beror på dess anställda. HR-analyser hjälper cheferna för dessa företag att fatta korrekt, immateriella beslut genom att tillhandahålla:

  • En bättre urvalsprocess
  • Automatisering
  • Processförbättringar
  • Förbättrad personaltillfredsställelse
  • Bättre personalplanering
  • Bättre utbildad personal