Vi behöver helt enkelt ge oss iväg på en Gemba Walk. Gemba = Ett japanskt ord som betyder ungefär platsen där värdet skapas eller den faktiska platsen. Gemba är platsen där värde skapas för kunden.

Varför Gemba?

Gemba är en teknik som så många av LEAN tekniker härstammar från Toyota Production System. Tanken bakom det är att du bara kommer att göra framsteg och förbättringar när du ser hur det fungerar i verkligheten. Inte bara tänka att du vet hur människor arbetar, men att se hur det faktiskt fungerar. I många organisationer beskrivs arbetsinsatser, uppgiftsinstruktioner och utbildning ges till de anställda. I praktiken är dock det instruerade sättet att arbeta inte alltid det som sker i den dagliga praktiken. Detta är en av de främsta anledningarna till att chefer/ledare inte bör anta att de vet hur människor arbetar, istället bör de gå och se sig för sig själva. Är de anställda beredda att t.ex kringgår instruktioner? Det kan vara fallet, men det är viktigare att förstå varför människor inte följer instruktionerna. Är instruktionerna fel, är de inte tydliga, hittade anställda ett bättre sätt eller har de helt enkelt glömt hur det ska vara. En Gemba promenad är definitivt inte tänkt att ge människor en anmärkning när de inte följer reglerna, det är istället möjligheten att förbättra processer och utveckla ditt människor. Med detta beaktat kan det många gånger vara värt att faktiskt gå ut i verksamheten och studera hur de verkligen går till. Ta en Gema-promenad!

Gemba checklista för ledare

Alla ledare bör ha kontinuerlig kontakt med de människor som skapar mervärdet i en organisation. I praktiken är det tydligt att det finns olika nivåer av ledarskap och med det sagt finns det även olika slag rutiner och checklistor för Gemba. Man kan göra en tydlig skillnad mellan en Gemba checklista för ledande befattningshavare och t.ex. linjechefer. En enkel anledning till detta är att i större organisationer är det helt enkelt inte möjligt att VD är i daglig kontakt med alla människor och det är inte heller önskvärt eftersom han behöver arbeta med andra övergripande frågor. För alla ledare bör det vara uppenbart att ett genuint intresse och engagemang alltid stå klart att intresset är uppriktigt och autentiskt, alltid!

Gemba checklista – Högsta ledningen

Önskad frekvens: 1 Gemba promenad per dag
Avsett för: Nivå C – ledare som har mer än 3 andra chefer som rapporterar till dem.

  1. Observera

Observera situationen och se vad som verkligen händer. Hur människor agerar och arbetar. Hur processar de sina uppgifter och ser till att kvaliteten garanteras.

  1. Anslut

Utgå inte från att genom bara observera att du vet vad som är bra och vad som är dåligt. Kom i kontakt med den observerade personen (s) och berätta att du är intresserad och vill veta mer. Var tydlig med att du vill lära dig.

  1. Ställ öppna frågor

Människor i allmänhet är angelägna och stolta över sitt arbete och resultat. Typiskt ställe att ställa frågor är Gemba Walk Board.

  1. MUDA

Det finns 8 typer av “spill/avfall” eller MUDA som definieras i Lean management. Använd dessa 8 typer för att identifiera spill på verkstadsgolvet. Det anses ligga till grund för processförbättringar

  1. Erkännande

Ge människor erkännandet att de gör skillnad och gör, när det är möjligt, en uppriktig komplimang.

  1. Be om förslag till förbättring

Var öppen och tydlig, men fatta inte besluten på plats, om inte linjechefen är en del av Gemba-promenad. Se till att du inte åsidosätta linjecheferna som ju också måste vara en del av processen.

  1. Göra anteckningar

Se till att du skriver ner de punkter som uppmärksammas av de anställda. Värsta som kan hända är att du bekräftar deras goda tankar och sedan får de ingen återkoppling.

Gemba checklista – Linjechefer

Önskad frekvens: Under dagen, så mycket som möjligt
Avsedd för: Linjechefer som har fler än tre andra chefer som rapporterar till dem.

  1. Observera

Observera situationen och se vad som verkligen händer. Hur människor agerar och arbetar. Hur processar de sina uppgifter och ser till att kvaliteten garanteras.

  1. Ställ öppna frågor

Människor i allmänhet är angelägna och stolta över sitt arbete och resultat. Typiskt ställe att ställa frågor är Gemba Walk Board.

  1. MUDA

Det finns 8 typer av “spill” eller MUDA som definieras i Lean management. Använd dessa 8 typer för att identifiera spill på verkstadsgolvet. Det anses ligga till grund för processförbättringar

  1. Be om förslag till förbättring

Den bästa lösningen är lösningen som kom upp tillsammans med de anställda.

  1. Agera

När en avvikelse identifieras eller en möjlighet att förbättra identifieras och kan åtrgärdas omedelbart, gör det. Agera och ta nästa steg.

  1. Bekräfta

Se till att du bekräftar de uppgifter som ges av de anställda.

  1. Följa upp

När större avvikelser eller förbättringar som inte kan lösas omedelbart uppstår, se till att det finns en ordentlig uppföljning.

  1. Feedback

Se till att du alltid ger medarbetarna feedback på deras synpunkter. Också när det visar sig att idén inte eftersträvas, förklara dem varför.

Gemba Walk Board

Gemba walk board är den plats där avdelningen ger en inblick i vad som presteras, utrymme för öppna frågor och vilka mål som ska uppnås. På så vis skapar detta fokus på uppsatta mål, skapar en tydlig riktning som bör och ska ligga i linje med med den övergripande visionen och målen för organisationen. Gemba walk board har en standarlik utformning, men är dock inte exakt samma för varje organisation. För en produktionsmiljö bör det emellertid alltid börja med Säkerhet. I allmänhet ärutformningen av en Gemba Walk Board:

Säkerhet

Säkerhet in och säkerhet ut från verksamheten bör vara mottot för varje (produktion) organisation. Som sådan är det viktigt att ha tydlig insikt om säkerhetsarbete, säkerhetsåtgärder och förbättringar.

Kvalitet

Kvalitet kommer att definiera framgången för din framtida organisation. Utan önskad kvalitet och eventuella konsekvenser som detta medför kommer dina kunder så småningom att gå till en konkurrent. När en inkonsekvens konstaterades bör det fastställas vad som gjordes för att komma till rätta med inkonsekvensen. Detta kan också ligga till grund för Gemba-promenad för att justera befintliga operativa förfaranden.

Prestanda/produktivitet

En organisation kan ha inga eller väldigt få klagomål på kvalitet, men utan kvantitet och prestanda detta är inte tillräckligt för att hålla verksamheten igång. Som sådan är det viktigt att se i en blick hur prestanda är och vilka problem som uppstått.

Moral

Moral är en frågeställning som allt fler organisationer får intresse för och faktiskt blir angelägna om att få som ett naturligt förhållningssätt. En organisation kan ha utmärkta processer på plats, men mot slutet av dagen är skillnaden mellan en OK utförd prestation och en utmärkt utförd prestation många gånger väldigt olika. Här kan det t.ex. vara användbart med SMART-mål.

När man införa och startar en Gemba i en organisation som inte är vana vid detta, är det inte ovanligt med ett visst motstånd. Några korta punkter och exempel är:

  • Anställda som observeras och som inte är vana vid det, tycker inte om det. De kommer inte att lita på situationen och kanske till och med tror att det bara är ett sätt att kontrollera.
  • Förklara vad du gör och varför. Framför allt, se till att du inte dömer eller berätta för de anställda vad de ska göra eller att de gör något fel. Följ checklistan och framför allt vara uppriktig och ärlig.
  • En av de största fallgroparna för ledare är att komma fram till slutsatser och vidta åtgärder omedelbart. De flesta ledare blev en ledare på grund av deras handlingsinriktade karaktär i kombination med en god uppsättning kunskap och kompetens.
  • Chefer hävdar ofta att de inte har tid att vara på t.ex. verkstadsgolvet.

Slutsats

Fujio Cho, ordförande för Toyota Motor Corporation, har citerats som säger ledningen måste “Gå och se, fråga varför, visa respekt.”

  1. Ledningen måste till gemba för att observera arbetsprocesser.
  2. Ledningen måste fråga sig varför saker och ting görs som de görs.
  3. Ledningen måste respektera arbetstagarna och lyssna på deras tankar och åsikter.

Genom att göra detta regelbundet kan chefer och företagsledare utveckla arbetsplatskulturer där arbetstagare ser att de ansvariga bryr sig om vad som händer i anläggningen dagligen. När arbetstagarna ser att ledningen är engagerade i deras jobb och vad som faktiskt händer, kommer de att vara mer benägna att göra ett bättre arbete med högre kvalitet. Genom att samarbeta med ledningen kan arbetstagarna också lära sig att tänka mer kritiskt på uppgifter och hitta sätt att förbättra dem.

För chefer, det finns ingen magisk formel till framgångsrika gemba-promenader. De här promenaderna kräver övning. Man måste observera, ställa frågor, och hålla ett öppet sinne. Men genom att göra det till en regelbunden praxis på arbetsplatsen, kan den utvecklas positiv i alla inblandade presterar mycket bättre.