Denna artikel ger en praktisk förklaring till “Communication Strategy Framework”. Efter att ha läst denna artikel kommer du ha insikt i och förstå grunderna i detta kraftfulla kommunikationsverktyg.

Författarnav Michael och Sandra Rouse visar att all kommunikation sker i ett kulturellt sammanhang och att det bästa sättet att förbättra kommunikationen är genom en stegvis utveckling av en kommunikationsstrategi som ger viktiga kulturella och strategiska perspektiv på ämnet. Michael och Sandra Rouse utvecklade kommunikationsstrategin och publicerade den i sin 2001-bok, “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach.”

Ramverket guidar dig genom processen att planera och organisera dina budskap så att du kan undvika eventuella hinder i kommunikationen, öka förståelsen och få tillbaka den respons du önskar från din målgrupp.

Kommunikationsstrategin består av fyra delar som du bör överväga noggrant när du organiserar och formar ditt budskap:

  1. Kommunikatörsstrategi.
  2. Målgruppsstrategi.
  3. Kanalstrategi.
  4. Budskapsstrategi.

Enligt författarna kan du kan använda ramverket för att planera många olika typer av kommunikation, t.ex. telefonsamtal, rapporter, e-postmeddelanden och presentationer.

Använda ramverket

För att använda kommunikationsstrategin ska du noga tänka på var och en av elementen nedan.

1. Kommunikatörsstrategi

Först måste du tänka på dig själv som kommunikatör eller avsändare av meddelandet. Tänk på följande frågor:

  • Varför kommunicerar du med det här budskapet?
  • Vilka resultat vill du uppnå?
  • Vilket är ditt rykte hos din målgrupp och hur mycket trovärdighet har du? Hur ska du anpassa ditt meddelande för att ta hänsyn till detta?
  • Har du tillit i din målgrupp? Om inte, hur kan du bygga förtroende för ditt budskap?
  • Delar du samma kultur och bakgrund som din målgrupp?

Överväg målsättningen med din kommunikation noga eftersom detta kommer att avgöra det bästa sättet närma sig de följande tre elementen i ramverket.. Skriv ett enkelt, men rakt och tydligt budskap som definierar målet eller syftet med din kommunikation.

2. Målgruppsstrategi

Fundera sedan på din målgrupp. När du överväger önskemål, behov, utbildning och färdighetsnivåer hos din målgrupp kan du skapa ett budskap  som matchar deras intressen, förväntningar och förståelse.

Tänk på följande frågor:

  • Vilken är din målgrupp?
  • Finns det identifierbara undergrupper inom den med olika behov?
  • Vad vet du om den här personenerna eller gruppen?
  • Vad vet de om dig?
  • Vad vet de om detta ämne?
  • Hur kommer du att motivera dem?

I vissa situationer kommer du att vara väl förtrogen med din målgupp såsom när du skriver e-post till dina kollegor eller chefer. I vissa andra fall kanske du inte känner din målgrupp, till exempel när du gör en presentation i en stor grupp potentiella kunder.  Börja med att skriv ner vad du vet om dem, och fundera på hur du kan lära dig mer.

Tänk sedan på de olika grupperna inom din målgrupp och se om du kan arbeta med segmentering av gruppen.

Tänk på vad din målgrupp behöver få från dig och hur de kan dra nytta av din kommunikation.

3. Budskapsstrategi

Här måste du tänka på stil, ton och struktur i ditt meddelande. Tänk på följande frågor:

  • Är ditt syfte att övertala, underhålla, samråda eller informera? Vilken stil och ton passar bäst för ditt syfte?
  • Måste ditt meddelande vara formellt eller informellt, eller en subtil blandning av båda? Betrakta din målgrupp noggrant för att svara på den här frågan.

När du tänker på ditt budskapet måste du också överväga din målgrupps troliga reaktion. Bedömer du att din målgrupp kommer att hålla med om vad du säger?

Kommer din målgrupp inte samtycka med vad du har att säga? Och har de tid att lyssna på eller läsa en längre kommunikation? Om så är fallet kanske du ska överväga ett mindre direkt tillvägagångssätt med ditt budskap. Ta med dina stödjande argument först, följt av din huvudpoäng eller syfte.

När du skapar ditt budskap tänk på hur du kan få dina målgrupper veta varför de borde fortsätta att lyssna och se till att du avslutar med en tydlig motivering om varför.

4. Kanalstrategi

I det sista elementet i ramverket fokuserar du på att välja den mest effektiva kommunikationskanalen för att få ditt budskap att nå fram.

Tänk på följande frågor:

  • Vilken kanal är mest lämplig att använda för din målgrupp och budskap?
  • Behöver du dokumentera ditt budsakp? (Om så är fallet kan ett mail vara ett bättre val än ett telefonsamtal.)
  • Är kostnaden eller tiden en faktor?
  • Är kulturen en faktor i denna situation? Kom ihåg att människor i vissa kulturer föredrar personlig kommunikation ansikte mot ansikte, medan andra kommer att föredra e-post.

Tänk på att den kanal du väljer kan direkt påverka hur väl din målgrupp uppfattar och förstår ditt budskap. Om ditt budskap är komplext eller om det av någon anledning kan missförstås, välj en kanal som låter dig se om personer har tagit emot budskapet och vid behov vidta nödvändiga rätterlser.

Nyckelfaktorer

Michael och Sandra Rouse utvecklade kommunikationsstrategin och publicerade den i sin 2001-bok, “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach.” Ramverket guidar dig genom processen att planera och organisera din kommunikation, så att du kan klara tydliga och effektiva brev, e-postmeddelanden, presentationer och tal.

Ramverket består av fyra delar:

  1. Kommunikatörsstrategi
  2. Målgruppsstrategi
  3. Kanalstrategi
  4. Budgskapsstrategi

För att använda ramverket, överväga varje element försiktigt när du planerar ditt budskap.

Referenser:

Rouse, Michael & Sandra Rouse, “Business Communications: A Cultural and Strategic Approach.”Cengage Learning EMEA; 1 edition (September 20, 2001)