När företag och organisationer växer snabbt och expanderar måste ibland beslut fattas snabbt och effektivt. Vissa beslut kan fattas rutinmässigt och utan speciellt mycket reflektion och eftertanke. Svåra beslut och mer komplexa frågeställningar kräver däremot med reflektion och hänsyn. Exempel på beslut av den här karaktären kan vara när det innebär:

• Osäkerhet – Många fakta kan vara okända
• Komplexitet – Det kan finnas många, sammanhängande faktorer att tänka på
• Högriskkonsekvenser – Effekten av beslutet kan vara betydande
• Alternativ – Det kan finnas olika alternativ, var och en med sin egen uppsättning osäkerheter och konsekvenser.
• Interpersonella frågor – Du måste förutsäga hur olika människor kommer att reagera.

När du fattar ett beslut som innebär komplexa frågor som dessa måste du också engagera dig i problemlösning, såväl som i beslutsfattande. Det lönar sig att använda en effektiv och robust process under dessa omständigheter, för att förbättra kvaliteten på dina beslut och att uppnå konsekvent goda resultat.

Denna artikel beskriver en sådan process för att kombinera problemlösning och beslutsfattande strategier när man fattar komplexa beslut i utmanande situationer.

En systematisk strategi för att fatta beslut

I verkliga affärssituationer kan beslut ofta misslyckas eftersom de bästa alternativen inte är tydliga från början eller nyckelfaktorer inte betraktas som en del av processen. För att förhindra att detta sker måste du sätta samman problemlösnings- och beslutsstrategier för att klargöra din uppfattning om helheten.

En logisk och ordnad process kan hjälpa dig att göra detta genom att se till att du tar upp alla kritiska element som behövs för att nå ett framgångsrikt resultat.

Att arbeta systematiskt genom denna process kommer att minska sannolikheten för att förbise viktiga faktorer. Vårt sju stegs tillvägagångssätt tar hänsyn till detta:

1. Skapa en konstruktiv miljö.
2. Undersök situationen i detalj.
3. Generera bra alternativ.
4. Utforska dina alternativ.
5. Välj den bästa lösningen.
6. Utvärdera din plan.
7. Kommunicera ditt beslut och vidta åtgärder.

Låt oss titta på vart och ett av dessa steg i detalj.

Steg 1: Skapa en konstruktiv miljö

Beslut kan bli komplexa när de involverar eller påverkar andra människor, så det hjälper till att skapa en konstruktiv miljö där du kan utforska situationen och väga upp dina alternativ.

Ofta, när du är ansvarig för att fatta ett beslut, måste du lita på att andra genomför det, så det lönar sig att få deras stöd. Om det är mest lämpligt att fatta beslutet i en grupp, gör en intressentanalys att identifiera vem som ska ingå i processen. För att bygga engagemang från andra, se till att dessa intressenter är väl representerade i din beslutsfattande grupp (som helst kommer att bestå av fem till sju personer).

Om du inte är säker på hur mycket inflytande andra människor ska ha i det slutliga beslutet, använd Vroom-Yetton-Jago beslutsmodell att besluta om du ska konsultera dem eller ge dem en röst.

För att undvika grupptänkande, uppmuntra människor att bidra till diskussionerna, debatterna och analysen utan att vara rädd för att de andra deltagarna avvisar deras idéer. Se till att alla inser att målet är att fatta ett så bra beslut som möjligt under omständigheterna – detta är inte tiden för människor att marknadsföra sitt eget föredragna alternativ.

Charette-metoden är en systematisk process för att samla och utveckla idéer från många intressenter. Överväg  flera alternativt att använda som stöd och introducera fler och fler människor gradvis till diskussionen gradvis och samtidigt se till att alla blir hörda.

Steg 2: Undersök situationen i detalj

Innan du kan börja fatta ett beslut måste du se till att du förstår din situation fullt ut. Det kan vara så att ditt mål kan nås isolerat, men det är mer troligt att det finns ett antal sammanhängande faktorer att tänka på. Ändringar som gjorts på en avdelning till exempel, kan ha betydande effekter någon annanstans, vilket gör förändringen kontraproduktiv.

Börja med att överväga beslutet i samband med det problem det är avsett att ta itu med. Här kan man till exempel använda verktyg som 5 – varför-metoden för att avgöra om det angivna problemet är den verkliga frågan, eller bara ett symptom på något djupare.

När du har upptäckt dess orsak kan du definiera problemet med för att extrahera den största mängden information från vad du vet och olika resonemangsverktyg dra sunda slutsatser från fakta. Du kan också använda Problem-Definition Process för att få en bättre förståelse för vad som händer.

Överväg att använda CATWOE att utforska problemet ur flera perspektiv och se till att du inte saknar någon viktig information.

Steg 3: Generera bra alternativ

Ju bredare alternativ du utforskar, desto bättre blir ditt slutliga beslut troligtvis.

Att skapa ett antal olika alternativ kan tyckas göra ditt beslut mer komplicerat till en början, men med att komma med alternativ tvingar du att gräva djupare och titta på problemet från olika vinklar.

Det är då det kan vara till hjälp att använda en mängd olika kreativa tänkande tekniker. Dessa kan hjälpa dig att gå utanför dina normala tankemönster och komma med några verkligt innovativa lösningar. Vår modul med har en omfattande uppsättning verktyg och tekniker som kan hjälpa dig att generera fantastiska idéer.

Brainstorming är förmodligen den mest populära metoden för att generera idéer, medan Reverse Brainstorming fungerar på liknande sätt, men börjar med att fråga hur du kan uppnå det motsatta resultatet från det önskade och sedan vända lösningen på huvudet.

Andra användbara metoder för att få en grupp människor som producerar idéer inkluderar Crawford Slip Writing Technique och Round-Robin Brainstorming. Båda är effektiva sätt att se till att allas idéer hörs och ges lika stor vikt, oavsett position eller makt i teamet.

Glöm inte att tänka på hur människor utanför gruppen kan påverka eller påverkas av ditt beslut. Du kan göra detta genom att använda verktyg som Reframing Matrix, som använder 4Ps (produkt, planering, potential och människor) som ett sätt att samla olika perspektiv.

Du kan också be utomstående att delta i diskussionen eller använda de perceptuella positionerna–tekniken för att uppmuntra befintliga deltagare att anta olika funktionella perspektiv (till exempel att låta en marknadsförare tala från en ekonomichefs synvinkel).

Om du har mycket få eller otillfredsställande alternativ kan du prova att använda Concept Fans, att ta ett steg tillbaka från problemet och närma sig det från ett större perspektiv, eller för att titta på problemet baserat på vad som “går rätt” snarare än vad “som går fel.” Detta kan hjälpa när de personer som är involverade i beslutet är för nära problemet.

Steg 4: Utforska dina alternativ

När du är nöjd med att du har ett bra urval av realistiska alternativ är det dags att utvärdera genomförbarheten, riskerna och konsekvenserna av var och en.

Nästan varje beslut innebär en viss risk. Använd riskanalys för att överväga detta objektivt genom att anta ett strukturerat tillvägagångssätt för att bedöma hot och utvärdera sannolikheten för negativa händelser – och vad de kan kosta att hantera.

Prioritera sedan de risker du identifierar med modeller som visar effekter av riskpåverkan eller använd sannolikhetsdiagram, så att du kan fokusera på de risker som troligtvis inträffar.

Ett annat sätt att utvärdera dina alternativ är att överväga de potentiella konsekvenserna av var och en av de risker som identifieras.  Konsekvensanalys eller använd dig ett vanligt ett vanligt brainstormingmöte för att identifier oväntade konsekvenser som kan uppstå genom ditt beslut.

Andra överväganden är om dina resurser är tillräckliga, eller om lösningen matchar dina sfyten och om beslutet sannolikt kommer att fungera på lång sikt. Inom detta steg finns flera olika modeller och verktyg att använda. Nyttja de som bäst kommer till pass och du känner dig mest bekväm med. Några exempel:

• Riskanalys
• Impact analysis
• Future Wheel
• Starbursting
• Force Field Analysis
• Cot-Benefint-Analysis
• m.fl.

Steg 5: Välj den bästa lösningen

När du har utvärderat alternativen är nästa steg att fatta ditt beslut. Om ett visst alternativ är klart bättre än de övriga, kommer ditt val att vara framstå ganska tydligt. Men om du fortfarande har flera  alternativ att välja mellean finns det många fler verktyg som hjälper dig att komma vidare

Om du har olika kriterier att beakta t.ex att använda Decision Matrix Analysis. Beslutsträd ör också användbara när du väljer mellan olika finansiella alternativ. Dessa hjälper dig att fastställa tydliga alternativ och sannolikheten för att ditt projekt ska lyckas eller misslyckas i beslutsprocessen.

Gruppbeslut

Om ditt beslut fattas i en grupp finns det många utmärkta verktyg och tekniker som hjälper dig att ta ett gemensamt beslut.

Om beslutskriterierna är subjektiva och det är kritiskt att du får konsensus i gruppen kan s.k. Multi-Voting och Modified Borda Cound hjälpa ditt team att nå samsyn i beslutet.

När anonymitet är viktigt eller när beslutsfattare ogillar varandra, eller det finns en tendens för vissa individer att dominera processen kan du med fördel använda Delphi-tekniken i syfte att nå ett rättvist och opartiskt beslut. Detta sker genom användandet av en processledare som arbetar i cykler och där deltagarna inte träffas och ibland vet de inte ens vilka som är inblandade.

Steg 6: Utvärdera din plan

Med all den ansträngning och hårt arbete som du redan har investerat i att utvärdera och välja alternativ kan det vara frestande att gå vidare i detta skede. Men nu, mer än någonsin, är det dags att “känna in kontrollen” av ditt beslut. När allt kommer omkring är eftertänksamhet bra för att identifiera varför saker har gått fel.

Innan du börjar genomföra ditt beslut, ta en lång funderare och var noggran och reflektera över vad som kan ha orskat problemen från början.

Ditt slutliga beslut är bara lika bra som fakta och använde du använde för att fatta beslutet.

Diskutera dina preliminära slutsatser med betydelsefulla intressenter för att göra det möjligt för dem att upptäcka brister, göra rekommendationer och stödja dina slutsatser. Lyssna också på din egen intuition och testa antaganden och beslut genom att visualisera och använda din egen erfarenhet. Om du har några tvivel, undersök dem noggrant för att ta reda på vad som stör dig.

Steg 7: Kommunicera ditt beslut och vidta åtgärder

När du har fattat ditt beslut måste du kommunicera det till alla som påverkas av det på ett engagerande och inspirerande sätt.

Låt dem vara involverade i implementeringen av lösningen genom att diskutera hur och varför du kom fram till ditt beslut. Ju mer information du ger om risker och beräknade fördelar, desto mer sannolikt kommer folk att stödja ditt beslut.

Om människor i din omgivning påpekar en brist i din process som ett resultat, var ödmjuk och välkomna deras input och granska dina planer på lämpligt sätt – det är mycket bättre att göra det nu än att behöva betala dyrt om din planering inte fungerar.