I denna artikel beskrivs begreppet aktivitetsplanering på ett praktiskt sätt. Efter att ha läst kommer du att förstå grunderna i detta kraftfulla strategi- och implementeringsverktyg .

Vad är aktivitetsplanering?

Aktivitetsplanering är processen att översätta strategier och mål i åtgärders som gör att idéer blir konkreta. Det kännetecknas av en separat plan för varje komponent och olika steg vilket alla så småningom resulterar i det ultimata målet. Det är ett tillvägagångssätt som inte bara är avsett för personliga mål, men fungerar också som ett användbart verktyg inom organisationer för att hålla medarbetarna motiverade att arbeta mot sina mål.

Tidplan

Aktivitetsplanering är ett effektivt verktyg för tidsplanering och ger insikt i uppgifter som bidrar eller inte bidrar till de önskade strategiska resultaten. Genom att utveckla en strategi med ett team och fastställa tydliga mål blir allas uppgifter omedelbart tydliga. När man utarbetar en effektiv plan måste man alltid skapa en detaljerad tidplan och en uppsättning tydliga steg som ska tas. Först då kan det avsedda målet uppnås. Det bidrar till att stärka idéer och svarar på frågan “Vad ska jag göra för att nå mitt mål?”.

Målinriktad

Om ett team inte vet vilken riktning det ska gå blir det väldigt svårt att sätta ett konkret mål. Genom att agera med ett mål i åtanke vet teamet exakt vilka steg det ska ta för att komma dit. Aktivitetsplanering är en process som kan hjälpa till med att realisera detta. Idéerna blir konkreta och eftersom allt är tydligt beskrivet, vet teammedlemmar exakt vad som förväntas av dem. Genom att utarbeta en handlingsplan och en tidsplan kan man ta det första steget mot aktivitetsplanering.

Tydlig beskrivning

Ett viktigt element i aktivitetsplanering är att skapa tydliga mål (i stället för vaga). När en organisation till exempel bara anger önskan att öka sin omsättning är detta mål för vagt. Genom att nämna en viss procentandel (t.ex. 3% ökad omsättning), en tidsgräns (under det kommande året) och en jämförelse (jämfört med föregående år), kommer alla parter att veta exakt vad det avsedda målet är. Därifrån kan man skapa mellanliggande steg för att uppnå detta specifika mål.

Aktivitetssplanering

Det finns flera aktivitetsplaneringsmodeller. Nedan är den vanligaste modellen, som förutsätter att handlingsplanering är en cyklisk process som kontinuerligt startar om. Samtidigt kan mål ändå ändras under tiden. Stegen är som följer:

1. Vilken är den nuvarande situationen

Detta är en analys av den nuvarande situationen. Exempel: “Omsättningen hittills i år var 1 500 000 på årsbasis”.

2. Vart vill jag nå?

Detta indikerar det ultimata målet, d.v.s. något man strävar mot. För att göra målet attraktivt rekommenderas det att skriva ned en lista över fördelar som följer av målet. Exempel: “5% extra omsättning och arbetar därmed mot 1 575 000 för det kommande året”. Organisationen kan sedan använda dessa pengar till att investera i mer verksamhet.

3. Hur kommer jag dit

Detta är en väsentlig och omfattande del av aktivitetssplanering. Det innebär att man skapar mellanliggande steg med motsvarande åtgärder, vilket leder till det ultimata målet. Tänk på alla möjliga åtgärder som en lagmedlem kan ta för att komma närmare målet, oavsett storlek. Varje stort steg kan delas upp i mindre komponenter igen. Detta gör alla motiverade och minskar också riskerna för att förändringarna sker för tidigt av endast några fåtal teammedlemmar. Nämn också de största hindren och potentiella risker. Se till att varje chef och medarbetare har en aktivitetslingsplan som bidrar till det ultimata målet. Alla individuella planer borde leda till detta mål. Vem ansvarar för vilka åtgärder och inom vilken tidsram ska de agera?

4. Kontrollera framsteg

Bestäm en slutpunkt för varje steg och för att motivera alla, presentera en liten belöning när stegen har uppnåtts. Genom att placera de mellanliggande stegen i en logisk kronologisk ordning med start- och slutdatum, blir de tydliga för varje teammedlem. Det är viktigt att regelbundet (dagligen eller veckovis) utvärdera med teamet och följa framstegen.

5. Var är jag nu

Det här är utvärderingstiden som undersöker huruvida det ultimata målet har uppnåtts. Cykeln slutar och startar om med ett nytt mål.

Tips

Aktivitetsplanering förhindrar uppskjutande av uppgifter och säkerställer att alla kan uppnå sitt personliga/avdelningsmål. Det är stimulerande att arbeta med detta tillvägagångssätt. Det stöder alla teammedlemmar och alla är medvetna om det ultimata målet. Som ett resultat blir det lättare att närma sig kollegor och öppet diskutera bristande överensstämmelse i gjorda överenskommelser. Nedan finns flera tips som kan göra aktivitetsplaneringen ännu effektivare:

  • Använd listor och visualisera mellanliggande steg. Varje gång en åtgärd är klar kan den tas bort från listan. Listan blir kortare vilket stimulerar anställda att inte sluta för tidigt.
  • Håll en logg över dagliga aktiviteter och framsteg. Detta gör planeringen så konkret som möjligt. Börja hålla loggen efter två veckor och utvärdera situationen.
  • Låt alla teammedlemmar uttrycka sina åsikter om framstegen och påpeka varandras misstag. Var öppen för nya idéer och möjligheter som kan uppstå under processen och eventuellt revidera planen.
  • Informera omgivningen så att kollegor och andra team uppmuntras också.
  • Skapa flexibilitet och skapa en plan i förväg vad du ska göra om inte allt går enligt plan eller om mellanliggande steg inte är praktiskt genomförbara. Försök att kartlägga alla andra vägar som leder till målet.
  • Människor tenderar att kraftigt underskatta hur länge ett projekt eller en uppgift kommer att ta. Diskutera denna aspekt i förväg med teamet och betrakta problem som utmaningar eller möjligheter som alltid kan lösas.

Nyckelfaktorer

Vad tror du? Är handlingsplanering fortfarande tillämplig i dagens moderna näringsliv? Känner du igen den praktiska förklaringen eller har du fler tillägg? Vilka är dina framgångsfaktorer för bra implementeringsstrategi? Tänk på:

  • Struktur
  • Listor
  • Tidssatta aktiviteter
  • Belöning
  • Kommunikation
  • Uppföljning
  • Återkoppling