Tiden är en knapp resurs. En god hantering av den är därför mycket viktig för alla entreprenörer och anställda. En aktivitetslogg är ett dokument som beskriver hur, var och när tiden spenderas. En aktivitetslogg kan användas för att planera tid i företagande och affärer, men kan också vara fördelaktig för att hålla reda på aktiviteter i andra situationer. På arbetsplatsen kan det emellertid ge insikt i hur mycket tid som går ut på att utföra en specifik uppgift eller aktiviteter under dagen.

Vad är en aktivitetslogg?

Att hålla en aktivitetslogg är också ett av de mest effektiva sätten att definiera hur mycket tid som eventuellt är bortkastad. Särskilda situationer där tid inte utnyttjas kan identifieras och metoder kan utvecklas för att göra dessa mer effektiva . Att hålla reda på och analysera aktiviteter kan resultera och bidra till stora tidsvinster. Därefter kan tiden kategoriseras bättre, vilket resulterar i ett mer effektiv och produktiv arbetsplanering.

Din aktivitetslogg hjälper dig också att förstå om du gör ditt viktigaste arbete under rätt tidpunkt. Om du till exempel är mer energisk och kreativ på morgonen skulle du vara bättre att göra dina viktigaste arbete under denna tid. Du kan sedan fokusera på mindre energikrävande uppgifter som till exempel svara på e-post eller återkommande samtal på eftermiddagen.

Aktivitetslogg steg-för-steg-plan

  1. Registrera alla aktiviteter som de uppstår. Observera också eventuella avbrott, t.ex. raster och notera detaljer. För att säkerställa noggrannhet är det viktigt att inte vänta till slutet av dagen eller veckan.
  2. Tilldela en viss prioritet till varje aktivitet. Använd bokstäverna A, B eller C eller t.ex. en prioriteringsmodell.
  3. Därefter noterar du hur varje aktivitet kan förbättras på. Ju mer detaljer, desto bättre.
  4. Håll aktivitetsloggen igång under minst en vecka. En kortare tidsperiod rekommenderas endast om dagliga uppgifter i stort sett ser likadana ut. I allmänhet är en vecka minimum för att få korrekt inblick i aktiviteter under en vanlig arbetsvecka.

Analys av tidsanvändning

Att samla in data i en aktivitetslogg är inte användbart om ingen analys utförs och inga möjliga ändringar genomförs. Kärnan i dataanalys är att kategorisera tiden och anpassa den med personliga mål eller uppgifter. Det finns olika sätt att jämföra detta, men ett exempel är kategoriseringen av arbetsmål med avseende på kort, medellång och lång sikt. Därefter kan man titta på var någonstans man spenderar mest tid och definiera om målen kan uppnås med det sättet att fördela tiden.

När du kategoriserar aktiviteter bör du också ta hänsyn till fluktuationer i energi under dagen. När allt kommer omkring har alla tider under dagen där deras fokus är högre eller lägre. Utför de mest viktiga aktiviteterna under tider på dagen när energinivåer och fokus är höga. Viktigt här är identifieringen av aktiviteterna som inte görs effektivt och under vilka tider de utförs.

Till exempel är genomgång av olästa e-postmeddelanden under morgontimmarna ofta ett exempel på när en aktivitet genomförs vid fel tidpunkt. För de flesta människor är morgontimmarna mest produktiva.  Överväg alltid att läsa oväsentliga e-postmeddelanden i slutet av dagen.

Loggar och tidrapporter

Tidrapporter och aktivitetsloggar är två helt olika saker och ska inte blandas ihop.

När du analyserat din aktivitetslogg kan du utveckla din produktivitet och bli mer effektiv i ditt arbete. Olika åtgärder som kan vidtas efter analys är att:

  1. Eliminera eller delegera uppgifter som inte ingår i din roll eller som inte bidrar till att uppfylla dina mål.
  2. Planera dina mest utmanande uppgifter under tider på dagen när din energinivå är som störst. På så sätt blir ditt arbete av bättre kvalitet, och det borde ta dig mindre tid att göra.
  3. Minimera antalet gånger du växlar mellan typer av uppgift. Kan du till exempel kontrollera och svara på e-postmeddelanden bara några gånger om dagen eller samordna arbetsuppgifter i ett moment under veckan.
  4. Minska den tid du spenderar på personliga aktiviteter.

Tips för att hålla en aktivitetslogg

  • Var konsekvent
  • Var noggrann
  • Försök att hålla olika loggar, baserat på tid och aktiviteter. Bestäm vad som bäst fungerar för dig
  • Vänta inte för länge för att notera ner aktiviteter
  • Håll även koll på den tid då det inte finns några aktiviteter
  • För varje aktivitet, notera om den var planerat i förväg

Nyckelfaktorer

Aktivitetsloggar är användbara verktyg för att analysera hur du använder din tid. De hjälper dig att identifiera förändringar i din energi och effektivitet under hela dagen och de hjälper dig att eliminera tidsslöseri så att du kan vara mer produktiv.

När du har analyserat din aktivitetslogg bör du kunna öka din produktivitet genom att eliminera eller delegera viktiga aktiviteter, planera utmanande uppgifter för tiden då du är som mest effektiv samt minimera antalet gånger du byter mellan typer av uppgifter och minska tiden du spenderar på personliga aktiviteter.

Använd gärna vår Excel-mall för att logga och analysera dina aktiviteter
Hämta Excel-mall: