Den här artikeln förklarar en modell som på svenska kan kallas aktivitetsprioriteringsmatrisen (Action Priority Matrix) så att du enkelt ska kunna tillämpa den i din verksamhet. Efter att ha läst kommer du att förstå grunderna i detta kraftfulla effektivitets- och tidhanteringsverktyg. Den här artikeln innehåller också en nedladdningsbar och redigerbar Action Priority Matrix-mall .

De flesta människorna i organisationer är upptagna och har välfyllda kalendrar med möten och olika sorters aktiviteter. Aktivitetsprioriteringsmatrisen hjälper människor att hitta sitt sätt att balansera sitt arbete och hjälper till samt är ett stöd i att prioritera alternativ.

Vad är en aktivitetsprioriteringsmatris?

En aktivitetsprioriteringsmatris eller APM gör det lättare att fatta beslut och anger tydligt vilka aktiviteter som måste avslutas i tid och vilka aktiviteter som kan utelämnas eller utföras vid ett senare tillfälle. En aktivitetsprioriteringsmatris är en enkel diagramteknik som hjälper dig att välja vilka aktiviteter du ska prioritera för att utnyttja din tid mest effektivt. I en APM plottas aktiviteten (x-axeln) vinkelrätt på inverkan / detaljeringen (y-axeln).

Detta skapar fyra möjligheter:

1. Snabba vinster

Dessa aktiviteter kännetecknas av en hög påverkan i kombination med en låg ansträngning. Det är de mest attraktiva aktiviteterna / projekten som ger god avkastning för relativt liten ansträngning. Dessa aktiviteter kan genomföras rutinmässigt utan att det påverkar kvaliteten och de stödjer processen för kontinuitet. Det är tillrådligt att fokusera på dessa snabba vinster så mycket du kan.

2. Större projekt

Dessa aktiviteter har både en hög inverkan och en hög ansträngning. De ger god avkastning för ett företag men det tar lång tid att slutföra. Se till att större projekt inte tränger ut snabba vinster. Det är viktigt att uppmärksamma dessa stora projekt så att genomförandet av aktiviteterna kan hanteras väl. Att arbeta snabbt och effektivt kan vara till hjälp i detta sammanhang.

3. “Fill ins”

De så kallade “fill-ins” har en låg inverkan och en liten ansträngning. Det är aktiviteter med låg prioritet som kan hanteras vid ett senare tillfälle. Oftast sätts “fill ins” aktiviteter åt sidan till förmån för aktiviteter med högre prioritet. Så småningom måste dessa genomföras. Det är därför tillrådligt att skapa en lista med “fill ins” och du bör bara utföra dessa uppgifter när du har fått tid att göra det.

4. Hårt slit

Det hårda slitet eller ”otacksamma uppgifterna” har låg inverkan men kräver en hög ansträngning. När ett datorprogram inte fungerar korrekt och en anställd tillbringar hela dagen med att försöka få detta arbete måste detta ses som ett slöseri med tid och energi. Det är därför lämpligt att undvika hårt slit och istället lägga ut arbetet på experter. Om du inte gör det resulterar onödiga och energikrävande uppgifter låg avkastning och det blir för lite tid för viktigar affärer.

Aktivitetsprioriteringsmatris: Effektiv användning

För att använda en APM effektivt rekommenderas det att använda poäng för påverkan på en skala från 0 till 10 där ‘0’ representerar ingen påverkan och ingen ansträngning och ’10’ representerar maximal påverkan och maximal ansträngning. Det är naturligtvis möjligt att använda en annan skala. Med hjälp av dessaa poäng kan aktiviteterna i Action Prioritet Matrix planeras mer noggrant vilket resulterar i ett enklare urval med avseende på prioritering.

Effekt Långvarig användning av Action Priority Matrix

Genom att använda en APM sekvenseras aktiviteter i rätt ordning baserat på prioritering och därför kommer tiden att användas mer effektivt. Detta kommer att ha en positiv effekt på lång sikt.

Anställda blir därför mer och mer medvetna om tidskrävande projekt och kommer att få en bättre förståelse för aktiviteter som ger god avkastning. Det är därför APM är ett effektivt management-verktyg: det förbättrar beslutsprocessen och minimerar stress.

Aktivitetsprioriteringsmatris – Hur man använder verktyget

För att använda Action Priority Matrix, ladda ner vårt kalkylblad och följ sedan dessa steg:

  1. Steg 1
    Lista de viktigaste aktiviteterna som du vill eller behöver genomföra
  2. Steg 2
    Betygsätt dessa på påverkan (från, säg, 0 för ingen påverkan till 10 för maximal påverkan), och på inblandad ansträngning (från, säg, 0 för ingen verklig ansträngning till 10 för en stor ansträngning)
  3. Steg 3
    Plotta aktiviteterna på Action Priority Matrix, baserat på dina poäng
  4. Steg 4
    Prioritera på lämpligt sätt och delegera eller eliminera aktiviteter med låg effekt.

Nyckelfaktorer

Action Priority Matrix är ett enkelt verktyg som hjälper dig att välja vilka aktiviteter du ska prioritera , och vilka aktiviteter att delegera eller eliminera. Detta hjälper dig att utnyttja de möjligheter du har bäst.

Matrisen har fyra kvadranter:

  • Snabba vinster
  • Stora projekt
  • “Fill ins”
  • Hårt slit

För att använda matrisen, skapa en lista över dina pågående aktiviteter och mål. Betyg varje uppgift på effekt och ansträngning med hjälp av en skala 0 till 10. Plotta sedan dina aktiviteter på matrisen och prioritera, delegera eller släpp aktiviteter på lämpligt sätt.

Varianter av verktyget

Den metod som vi beskriver ovan förklarar hur du kan använda Action Priority Matrix som ett informellt eller personligt sätt att prioritera uppgifter. Du kan dock använda denna strategi i en större skala genom att till exempel använda “ekonomisk avkastning” som skalan på den vertikala axeln och “manmånader/timmar” på den horisontella axeln.

Alternativt kan du ersätta “genomförbarhet” med “ansträngning” på den horisontella axeln för att prioritera projekt baserat på din förmåga att genomföra dem. (Denna variant är ibland känd som “Impact / Feasibility Matrix.”)