Denna artikel förklarar i praktiken 7 C: s effektiv kommunikation . Efter att ha läst kommer du ha insikt i och förstå grunderna i detta kraftfulla kommunikationsverktyg .

7 C för effektiv kommunikation

Vi kommunicerar hela dagen hemma, på jobbet, med vår nästa granne och på fritiden. Vi kommunicerar verbalt, icke-verbalt och skriftligt. Tyvärr kommer budskapet inte alltid riktigt fram som det är tänkt. Bruset! Detta kan leda till missförstånd och (små) missförstånd eller fel intryck.

Modellen med 7 C för effektiv kommunikation, även känd som de sju principerna för kommunikation, är ett användbart sätt att säkerställa god företagskommunikation . De 7 C för effektiv kommunikation förser dig med en användbar checklista som resulterar i att både skriftlig och verbal kommunikation sker på ett tydligt, tydligt, målgruppsorienterat och välstrukturerat sätt.

Completeness – Fullständig

Meddelandet måste vara komplett och anpassat till mottagarens uppfattning om världen. Meddelandet måste baseras på fakta och ett komplext budskap behöver ytterligare information och/eller förklaring. En bra indelning av olika ämnen kommer bringa klarhet i budskapet som resulterar i att det finns en överblick i vad som sägs.

  • Kom ihåg de fem stödorden (vad, när, var, varför, vem) och hur
  • Ge all nödvändig information
  • Besvara alla frågor som ställts
  • Inkludera ytterligare information om så önskas

Concreteness – Konkret

Konkret affärskommunikation handlar också om ett tydligt budskap. Detta stöds ofta av sakligt material som forskningsdata och siffror. Ord som används såväl som meningsstruktur kan tolkas enhetligt. Ingenting lämnas åt fantasin.

  • Använd tydliga och bildbyggande ord.
  • Använd specifika fakta och siffror.
  • Använd aktiv röst hellre än passiv röst.

Courtesy – Artighet

Förutom att överväga målgruppernas känslor och synpunkter är det också viktigt att närma sig publiken på ett vänligt och tillmötesgående sätt. Användning av terminologi som visar respekt för mottagaren bidrar till effektiv kommunikation.

Det är inte tillräckligt att använda artiga uttryck som “tack”, “vänligt”, “vi uppskattar”, “tack” utan hela budskapet måste ha en artig ton.

  • Var uppriktig.
  • Använd uttryck som visar respekt.
  • Var uppmärksam och uppskattad av mottagarens synvinkel.
  • Undvik humor.
  • Undvik diskriminerande språk,

Correctness – Korrekt

En korrekt språkanvändning ska alltid tillämpas. I skriftlig affärskommunikation måste grammatiska fel undvikas och stilen ska vara noga övervägd i både skriftlig och verbal kommunikation. Korrekt språkbruk ökar trovärdigheten och mottagaren kommer att uppleva budskapet seriöst.

Clarity – Tydlig

Tydligt eller enkelt språk präglas av korta meningar och konkreta ord. Luddigt och otydligt språk är absolut förbjudet, liksom även alltför  formellt språk och klichéartade uttryck.  Kortfattad information betonar poängen i budskapet.

  • Använd vanligt och enkelt språk.
  • Konstruera effektiva meningar och korta stycken.
  • Använd konkreta ord istället för abstrakta ord.
  • Undvik onödig information.

Consideration – Hänsyn

Kommunicera med målgruppen. För att kommunicera bra är det viktigt att relatera till målgruppen och vara involverad. Med hänsyn till mottagaren kan budskapet riktas till dem. Faktorer som spelar en roll i detta är till exempel: professionell kunskap, utbildningsnivå, ålder och intressen.

  • Fokusera på “du” istället för “vi” t.ex.
  • Vi är glada att informera _ _ _ _
  • Du kommer vara glad att veta _ _ _ _
  • Var säker på fördelarna för mottagaren
  • Tänk på mottagarens behov och problemställning

Concisness – Korthet

Ett meddelande är klart när berättelsen är konsekvent och när det inte innehåller några inkonsekvenser. När fakta nämns är det viktigt att det finns konsekvent och stödjande information. Systematiskt genomförande av ett visst uttalande eller budskap bidrar också till tydlig affärskommunikation . När budskapen börjar varieras kommer de att förvirra mottagaren.

  • Ta bort ordiga uttryck.
  • Inkludera endast relevant material.
  • Undvik onödig upprepning.

Variationer genom åren

7 C: för effektiv kommunikation har ytterligare två mer variationer som ofta förbises, nämligen kreativitet och trovärdighet .

Kreativitet

En text kommer bara att vara livlig när orden och meningsuppbyggnad används kreativt och när korta meningar alterneras med längre meningar. Kreativitet är särskilt viktig i texter där sökord används.

Trovärdighet

Genom att skapa en tillitsstämning i en konversation eller text lägger du till trovärdighet till budskapet. Detta kan uppnås genom en tydlig “ton”, vilket indikerar att den information du diskuterar innehåller rätt information.

Nyckelfaktorer

  • Ju bättre vi kommunicerar desto mer trovärdighet kommer vi att ha med våra kunder, vår chef och våra medarbetare.
  • Använd 7 C för effektiv kommunikation som en checklista för all din kommunikation. Genom att göra detta kommer du att hålla dig
    • Fullständig
    • Konkret
    • Artig
    • Korrekt
    • Tydlig
    • Hänsynsfull
    • Kort

Referenser

  1. Murphy, H.A. et al., (2000). Effective Business Communication. McGraw-Hill.