Denna artikel ger en praktisk förklaring av nyckeltal (KPI: er). Efter att ha läst, har du en grundläggande förståelse för detta kraftfulla verktyg för kvalitetsarbete.

  • Chan, A. P., & Chan, A. P. (2004). Key performance indicators for measuring construction success.
  • Chae, B. K. (2009). Developing key performance indicators for supply chain: an industry perspective. Supply Chain Management: An International Journal.
  • Parmenter, D. (2015). Key performance indicators: developing, implementing, and using winning KPIs. John Wiley & Sons.
  • Shahin, A., & Mahbod, M. A. (2007). Prioritization of key performance indicators. International Journal of Productivity and Performance Management.

Vad är kpi:er (Key Performance Indicators)?

Nyckeltal (KPI: er) är mätbara indikatorer som visar hur ett företag presterar och om det kommer att uppnå sina organisatoriska mål. Företag använder KPI:er på alla nivåer i organisationen för att utvärdera resultat och resultat. Kpi:er på ledningsnivå fokuserar ofta på ett företags övergripande prestanda, medan lågnivå-KPI:er används för att utvärdera stödjande processer på avdelningar som HR och marknadsföring.

KPI:er erbjuder ett starkare fokus på strategisk och operativ utveckling, utgör en grund för beslutsfattande och hjälper till att fokusera uppmärksamheten på viktiga frågor.

De exakta indikatorer som tillämpas och övervakas beror på branschen, avdelningen och företagets mål. När den viktigaste statistiken för organisationen har fastställts kan dessa registreras med ett rapporteringsverktyg (i realtid). Detta ger alla i organisationen insikt i den nuvarande prestationsnivån. Ett vanligt rapporteringsverktyg är bl.a Balanced Scorecard.

Effektivitet

Som vi har sett är KPI:er viktiga resultatindikatorer. Alltför ofta antar dock organisationer blint nyckeltal som anammats av industrin och undrar sedan varför dessa nyckeltal inte uppmuntrar till positiva förändringar och återspeglar sin egen organisation. Även om denna aspekt ofta förbises är KPI:er i första hand en form av kommunikation. Det är därför viktigt att följa de vedertagna sätten och bästa praxis för andra kommunikationsmetoder. Var kortfattad, tydlig och inkludera endast relevant information.

En annan viktig aspekt av en effektiv användning av KPI:er är att se till att anställda och team förstår de grundläggande principerna för de organisatoriska målen och hur de bör uppnås.

Egenskaper hos KPI:er

Generellt sett finns det två kategorier av KPI: er. En indikator kan bara mäta vad som har hänt tidigare. Varje KPI som försöker förutsäga något i framtiden är inte en indikator, utan en prognosticator.

Kvantitativa KPI:er

Den här typen av KPI:er är de vanligaste. KPI:er som baseras på kvantitativa uppgifter är mätbara värden utan personliga tolkningar eller uppfattningar. Dessa mäts företrädesvis och återspeglas mot ett standardvärde.

Kvalitativa KPI:er

Kvalitativa KPI:er baseras på eller påverkas av personliga känslor eller åsikter och uttrycks i allmänhet som ett numeriskt eller textmässigt värde.

Nedan finns flera egenskaper hos en bra key performance indikatorer i näringslivet:

  1. KPI:er presenteras huvudsakligen i form av siffror.
  2. KPI:er måste vara väl integrerade med affärsprocesser och mål.
  3. För att uppnå den önskade förändringen måste det vara möjligt att implementera KPI:er i praktiken.

Om KPI:er skapas för att förverkliga vissa mål kan SMART-kriterierna  också tillämpas:

  1. Är målet specifikt?
  2. Kan KPI:n användas för att mäta förloppet?
  3. Är målet möjligt?
  4. Hur relevant är detta mål för organisationen?
  5. Under vilken tidsperiod måste detta mål uppnås?

Typer av KPI:er

Kom alltid ihåg att nyckeltal skiljer sig åt mellan företag och avdelningar, men de flesta kan delas in i ett antal kategorier. Baserat på dessa kategorier kan man välja lämpliga KPI:er och kombinera dem i en instrumentpanel i realtid eller balanserat styrkort. Dessa verktyg är idealiska för att övervaka framsteg på grund av förmågan att kombinera både organisatoriska och strategiska åtgärder med företagsledning, service management eller kvalitetsstyrning.

Exempel på finansiella KPI:er

  1. Genomsnittlig intäkt. Bestäms genom att dividera den totala omsättningen med de totala försäljningsögonblicken.
  2. Vinst. Vinst är en viktig resultatindikator och beräknas genom att de totala utgifterna subtraheras från den totala omsättningen.
  3. Kostnader. Kostnader är summan av alla kostnadsposter tillsammans. Genom att mäta kostnadseffektivitet kan nya sätt upptäckas för att hålla kostnaderna låga.
  4. KSV (Kostnader för såldavaror). Dessa är alla produktions- och försäljningskostnader för en viss produkt. Genom att hålla reda på detta kan den faktiska vinstmarginalen beräknas mer exakt.
  5. Avkastning på investeringen. Detta är en parameter som utvärderar ett företags resultat genom att dividera nettovinsten med det totala tillgångsvärdet.

Exempel på marknadsförings- och kund-KPI:er

  1. Försäljning per region. Genom att analysera denna KPI är det möjligt att bättre uppskatta varför vissa regioner presterar sämre än andra.
  2. Antal kunder. I likhet med vinst KPI, detta är en enkel indikator på det totala antalet kunder.
  3. Marknadsandel. Denna KPI pekar på den marknadsandel som en produkt (eller ett företag som helhet) har uppnått under en tidsperiod.
  4. Kostnader för kundförvärv. Det här är de totala kundanskaffningskostnaderna dividerat med det nya antalet kunder under en viss period. Den här KPI:n hjälper till att utvärdera kostnadseffektiviteten för marknadsföringskampanjer.
  5. CSAT (Kundnöjdhetspoäng). Detta är en kvalitativ KPI och baseras på till exempel resultat av enkäter som genomfördes bland kunderna. En sådan KPI kan också uttryckas med hjälp av en smiley.
  6. Kundlojalitet. Detta är andelen kunder som återvänder för att göra nya inköp.
  7. Net Promoter Score (NPS). NPS avser sannolikheten för att kunder hänvisar varandra till ett visst företag.
  8. Kundens livstidsvärde. Denna KPI visar en kunds förväntade omsättning under hela deras förhållande till företaget.

Exempel på supply chain och operativa KPI:er

  1. Time to marknet. Den här KPI:n anger lanseringstiden för en produkt, från idé till lansering.
  2. Ledtid. Detta är varaktigheten av en viss process.
  3. Antalet gånger eller dagar som en produkt inte är tillgänglig för försäljning på grund av tomt lager.
  4. Perfekta beställningar. Procentandelen order som är felfria.
  5. Fyllningshastighet. Procentandelen order som skickades under den första leveransen.
  6. Transportkostnader per enhet. Denna KPI mäter transportkostnaderna per produkt.
  7. Lageromsättningshastighet. Detta är antalet gånger inventeringen av ett företag är uttömda varje år.

Exempel på HR-nyckeltal

  1. Personalomsättning. Det här är ersättningsprocenten för medarbetare i förhållande till den numeriska skillnaden mellan nya medarbetare och uppsägningar.
  2. Pensionskvoten. Den här KPI:n avser procentandelen av den totala arbetsstyrkan som har gått i pension.
  3. Befordran kontra extern rekrytering. Den här KPI:n visar förhållandet mellan hur många personer som får befordran inom ett företag jämfört med antalet externa rekryteringar.
  4. Lönekonkurrenskraftkvot (SCR). Detta är förhållandet mellan den genomsnittliga företagslönen och den genomsnittliga lön som erbjuds av konkurrenter eller andra inom sektorn.
  5. Omsättning per anställd. Detta är en indikator på produktiviteten hos ett företags personal. Den mäter försäljningsbeloppet per anställd. Det är en viktig indikator på hur effektivt mänskliga resurser tillämpas.
  6. Omsättning per anställd. Detta är en indikator på produktiviteten hos ett företags personal. Den mäter försäljningsbeloppet per anställd. Det är en viktig indikator på hur effektivt mänskliga resurser tillämpas.

Exempel på KPI:er för projektledning

  1. Kostnad för utfört arbete. Detta är en KPI som hjälper en projektledare att identifiera de faktiska kostnaderna för de aktiviteter som har utförts fram till en viss tidpunkt.
  2. Missade milstolpar. Detta hjälper chefen att hålla reda på procentandelen aktiviteter som inte har slutförts inom en angiven period.
  3. Uppskattning av de totala kostnaderna efter slutförande. Detta är summan av de totala kostnaderna hittills (kostnader för utfört arbete), plus de beräknade kostnader som krävs för att slutföra det återstående arbetet.
  4. Förvaltningskostnader. Den här KPI:n används för att beräkna periodiska kostnader, till exempel löner till anställda.

Exempel på KPI:er för sociala medier

  1. Sociala medier fotavtryck. Denna KPI identifierar i vilken utsträckning organisationen finns på olika sociala medier.
  2. Klick. Det här värdet representerar antalet klick på vissa webbplatslänkar.
  3. Gillar. Den här KPI:n visar antalet gilla-markeringar i ett meddelande eller en produkt. Gillar att skapa mer uppmärksamhet eftersom människor lockas till saker som är populära. Fler gillar innebär också att en webbplats eller inlägg ges en högre plats i sökmotorns resultat.
  4. Kommentarer. Antalet kommentarer som har publicerats. Intressant innehåll leder till konversation. Beröm, kritik eller allmän diskussion; Det är alla användbara för att förbättra sin marknadsföringsstrategi.
  5. Profilbesök. Antalet gånger sociala medier sidor besöks.
  6. Aktiva följare. Antalet följare som ett företag har på sina sociala medier. En efterföljare anses vara aktiv om han/hon har registrerat sig inom de senaste 30 dagarna och har interagerat med företagets innehåll.

Hur många KPI:er ska jag använda?

Även om det inte är något fel i att registrera ett stort antal statistiska uppgifter är det orealistiskt att förvänta sig att de alla kommer att analyseras grundligt. Dessutom kan alltför många nyckeltal resultera i ett överflöd av extra arbete och kan orsaka förvirring.

Sätt därför ihop en instrumentpanel med det balanserade styrkort och ett antal KPI:er som teamen och medarbetarna realistiskt kan övervaka och kontinuerligt svara på. De flesta KPI:er behöver inte vara särskilt detaljerade, utan måste i stället återspegla de viktigaste affärsenheternas resultat. Hur många nyckeltal som ska tillämpas beror på organisationens nivå och dess allmänna mål.

Hur väljer jag rätt KPI?

Det finns ingen manual som beskriver hur du ska välja de bästa KPI:erna. Nedan följer några tips när du väljer och tillämpar KPI:er.

Välj KPI:er som är direkt relaterade till organisationens mål

KPI:er är mätbara värden som används för att mäta företagets resultat mot företagets kommersiella mål.

Mål 1: öka försäljningen med 10% före räkenskapsårets. KPI: försäljningssiffror, webbplatstrafik, konverteringsgrad

Mål 2: öka webbplatstrafiken med 20 %. KPI:er: webbplatstrafik, trafikkällor

Som framgår är var och en av KPI:erna direkt relaterad till ett av affärsmålen.

Fokus på ett par värdefulla KPI:er

Varje företag och sektor är olika, så det är svårt att fastställa ett exakt antal nyckeltal. För vissa avdelningar rekommenderas dock att inte använda mer än fyra till tio KPI:er, beroende på storlek och komplexitet.

Försök att skilja mellan KPI:er

Även om det finns skillnader mellan kvalitativa och kvantitativa KPI:er finns det också skillnader i exakt vad en KPI representerar. Man kan till exempel visa hur ett företag har hanterat vissa saker tidigare, medan ett annat visar hur företaget presterar för närvarande. Den ena är inte nödvändigtvis bättre än den andra, men det är viktigt att förstå skillnaderna mellan de två.

KPI:er som mäter hur ett företag har presterat tidigare mäter resultatet av något som redan har hänt. Detta kan gälla nya kunder eller de totala intäkterna under föregående år. Dessa typer av KPI:er är endast lämpliga för att mäta resultat.

Å andra sidan mäter KPI:er som visar hur ett företag presterar för närvarande input, framsteg och sannolikheten för att uppnå ett mål i framtiden. Dessa typer av KPI:er fungerar därför som prediktorer för vad som kommer att hända om organisationen håller sig på samma kurs. Exempel på sådana KPI:er är KPI:er för webbplatstrafik och konverteringsgrad.

Traditionellt sett fokuserar företag ofta på kpi:er (Key Performance Indicators) som är relaterade till tidigare resultat. Anledningen till detta är att denna statistik är lätt att spåra, eftersom motsvarande händelser redan har ägt rum. Det är mycket lätt att till exempel utarbeta en rapport om antalet försäljningsögonblick under det senaste kvartalet.KPI:er som speglar hur organisationen för närvarande presterar är dock mer värdefulla i den meningen att de kan ligga till grund för framtida affärsbeslut.